ChatGPT și Excel. Exemple concrete pentru contabili. Episodul 1

Subiectele care plasează în centru potențialul chatGPT în contabilitate sunt de interes la momentul actual pentru antreprenori și contabili. Acum nu mai putem privi ,,de departe” instrumentele inteligenței artificiale, acestea fiind deja integrate la nivelul funcțiilor și sarcinilor multor profesii. Avem două opțiuni: 1. Alegem să ne supunem schimbării și să identificăm cele mai eficiente soluții pentru utilizarea acestora la nivelul funcțiilor și sarcinilor specifice domeniului în care activăm sau 2. Respingem schimbarea și acceptăm faptul că la un moment dat vom fi devansați sau depășiti din punct de vedere digital. Indiferent care dintre cele două opțiuni vor face parte din alegerea noastră, schimbarea are deja loc și se întâmplă chiar sub ochii noștri.

Schimbările vin și își pun amprenta asupra acelor domenii care se pliază pe aceste tipuri de modificări. Nu te întreabă dacă ești pregătit, nu țin cont de disponibilitatea ta de a răspunde afirmativ la aceste modificări. Dacă te surprind indisponibil pentru implementarea lor la nivelul muncii derulate una dintre consecințe este legată de faptul că vei rămâne real în urmă. Întrebarea este deci cum să faci pentru a ține pasul acestor transformări în așa fel încât să nu periclitezi relevanța profesiei economice și să integrezi corect și ținând cont de principiile etice și deontologice ale profesiei aceste tipuri de instrumente.

Unul dintre instrumentele care face parte din rutina de zi cu zi a unui contabil este Excelul. Lucrul cu foile de calcul este important atunci când avem de gestionat volume mari de date și dorim să aflăm rapid și fără erori anumite informații. Sunt perioade în care toate lucrurile funcționează însă apar și momente în care te poți bloca la niște formule iar utilizarea Excelului devine extrem de dificilă. În loc să cauți 3 zile o soluție, poți apela la chatGPT pentru soluționarea mai rapidă a problemei. Adesea, nu complexitatea task-urilor este problematică, ci detaliile care pot reprezenta piedici ce te blochează de la derularea uzuală a sarcinilor. Lucrul cu foile de calcul, formule și date de dimensiuni mari poate genera o serie de provocări. Cel mai adesea în aceste puncte critice chatGPT poate fi de real folos. Să te ajute punctual să identifici modul în care poți să soluționezi o eroare într-un timp cel puțin înjumătățit decât cel pe care ar fi trebuie să îl investești tu pentru căutare.

La ce folosește Excelul un contabil în activitatea derulată?

În activitatea zilnică, un contabil poate utiliza Excelul pentru multiple sarcini. Printre acestea se numără:

1.Evidența documentelor de cumpărare, vânzare, încasare, plată. Scopul principal pentru care ai utiliza Excel pentru evidența documentelor deși deja gestionezi aceste documente prin intermediul aplicației clasice de contabilitate este reprezentat de dubla verificare a informațiilor sau diverse analize realizate asupra datelor. Astfel, facturile pot fi exportat în Excel pentru a realiza diverse analize de date, verificări și prelucrări funcție de necesitățile companiei;

2.Busola scadențelor-cu ajutorul Excelului, contabilii sau cei responsabili de facturare pot urmări mai ușor termene limită de plată pentru anumite documente precum și depășirea scadențelor pentru încasări.

3.Conturarea de bugete-compararea de rezultate efective cu cele preconizate. Acest aspect nu poate fi realizat în cadrul unei aplicații de contabilitate, iar lucrul cu bugete este important pentru a vizualiza situația concretă a veniturilor și a cheltuielilor, pe date reale, comparabile.

4.Analiză financiară-Excelul te poate ajută să analizezi informațiile companiei tale din punct de vedere financiar, prin calcularea indicatorilor financiar-contabili, cu ajutorul unor formule predefinite.

5.Verificări-Eliminarea de informații dublate, eronate sau identificarea de valori lipsă sau diferențe.

5 direcții legate de funcționalitatea Excelului în viața contabilului. Există contabili care lucrează destul de intens cu acest instrument. La fel cum există contabili care nu lucrează foarte des cu el. Totuși, cei care lucrează cu acest instrument întâmpină adesea o serie de dificultăți. De foarte multe ori, lucrul cu foile de calcul este provocator și așa cum spuneam există posibilitatea să te blochezi poate zile la rând la o chestiune. Tocmai acesta este punctul în care chatGPT te poate ajută să salvezi timp și să soluționezi diverse erori care te pot bloca.

Una dintre cele mai frecvente probleme la utilizarea Excelului este reprezentată de lucrul cu formule. Sunt atât de complexe și diverse încât este normal să nu știi să le folosești pe toate. Există situații frecvente în care cunoști foarte clar rezultatul pe care dorești să îl obții însă nu știi ce formulă să utilizezi pentru a obține acel rezultat. Aici poate interveni chatGPT. Cunoaștem cu toții faptul că identificarea unei formule care să ne conducă la un rezultat poate să solicite destul de mult timp. Mai știm de asemenea faptul că în contabilitate nu este timp de pierdut. De aceea, orice ajutor pe partea de inconveniente tehnice din partea lui chatGPT este oportun.

În cele ce urmează, vom evidenția câteva direcții concrete în care chatGPT te poate susține în utilizarea Excelului. Atunci când lucrezi cu chatGPT este necesar să soliciți specificitate. Dacă îi vei solicita să îți furnizeze informații generale, nu vei obține soluții concrete la speța propusă. Iată mai jos câteva situații concrete:

Situația 1: total pe tipuri de activități, cu condiții

Prompt: Am tabelul cu nr. 1 în Excel. Coloana A conține compania X, coloana B conține tipul de venit realizat (venituri din vânzări, venituri din prestări servicii, venituri din activități financiare), iar coloana C conține valoarea venitului respectiv. Vreau să calculez totalul veniturilor realizatea din prestarea de servicii pentru clientul C.

Rezultat generat: Dacă în coloana A ai compania/clientul, în coloana B tipul venitului, iar în coloana C valoarea venitului, poți folosi funcția SUMIFS.

De exemplu:

=SUMIFS(C:C;A:A;"Clientul C";B:B;"Venituri din prestări servicii")

Cum funcționează:

C:C → coloana din care se adună valorile;

A:A;"Clientul C" → selectează doar înregistrările pentru Clientul C;

B:B;"Venituri din prestări servicii" → selectează doar veniturile din prestări servicii.

Rezultatul va fi totalul veniturilor din prestări servicii realizate pentru Clientul C, indiferent câte rânduri există.

Dacă, de exemplu, tabelul tău este

formula va returna 12.000 lei.

Deci, chatGPT răspunde punctual la întrebarea ta prin oferirea formulei care te ajută să ajungi la răspunsul dorit și printr-un exemplu care îți oferă claritate.

Situația 2: diferențe între data transmiterii declarației fiscale și plata datoriei bugetare

Prompt: În tabelul X, am două coloane. Una dintre ele cuprinde data transmiterii către ANAF a declarației fiscale cu privire la obligațiile companiei raportat la impozitul pe veniturile microîntreprinderii iar cea de-a doua coloană cuprinde data în care administratorul a achitat datoria către bugetul de stat. Calculează perioada de timp dintre cele două.

Răspuns generat: Dacă ai în Excel:

• Coloana A = data transmiterii declarației către ANAF
• Coloana B = data achitării obligației către bugetul de stat

poți calcula perioada dintre cele două date astfel:

1. Numărul de zile calendaristice

În Coloana C, introdu:

=B2-A2

De exemplu:

2. Dacă vrei să excluzi weekendurile

Poți utiliza:

=NETWORKDAYS(A2;B2)-1

Aceasta calculează numărul de zile lucrătoare dintre transmiterea declarației și achitare, fără a considera ziua transmiterii ca perioadă de întârziere.

3. Dacă vrei perioada exprimată în ani, luni și zile

Poți utiliza:

=DATEDIF(A2;B2;"y")&" ani, "&DATEDIF(A2;B2;"ym")&" luni, "&DATEDIF(A2;B2;"md")&" zile"

Pentru analiza ta, dacă urmărești comportamentul de plată al companiilor, recomand să păstrezi în tabel o variabilă numerică simplă, „Număr zile între declarare și achitare”, calculată cu =B2-A2. Aceasta va fi mult mai ușor de utilizat ulterior în statistici descriptive, corelații sau modele econometrice.

ChatGPT nu doar că îți oferă direct formula de soluționare a speței, dar îți dă și un exemplu concret pentru a înțelege și mai bune cum funcționează datele tale. Aceste informații detaliate vin și din modul în care am formulat promptul. Cu cât descriem mai exact situația și oferim detalii despre ceea ce dorim să obținem de la datele introduse în tabel, cu atât mai precis va fi răspunsul primit.

Speța 3: Unirea datelor într-o singură celulă

Am tabelul Y. Coloana A cuprinde codul de confirmare din cadrul recipisei declarațiilor depuse pentru anul 2026 ale clientului Q. Coloana B cuprinde denumirea declarațiilor depuse. Vreau să le unesc într-o singură celulă separate prin virgulă.

Răspunsul generat:

Dacă ai:

• Coloana A – codul de confirmare
• Coloana B – denumirea declarației

și vrei să le unești într-o singură celulă, separate prin virgulă, poți folosi:

=A2&", "&B2

Exemplu

Dacă vrei să aplici formula tuturor rândurilor, introduci formula în C2 și o copiezi în jos.

Dacă, însă, prin „să le unesc într-o singură celulă” te referi la unirea tuturor codurilor și denumirilor din întregul tabel într-o singură celulă, atunci formula este diferită, de exemplu:

=TEXTJOIN(", ";TRUE;A2:A100&" "&B2:B100)

Aceasta va produce un singur șir de forma:

123456789 D100, 987654321 D112, 456789123 D300.

Din cele 3 spețe ilustrate mai sus, putem să spunem faptul că chatGPT ne oferă tot suportul informațional de care avem nevoie pentru utilizarea corectă a Excelului în practica financiar-contabilă.

Un aspect important de reținut din exemplele de mai sus este reprezentat de faptul că nu trebuie să reținem formulele utilizate în Excel. Există atât de multe situații în care o formulă se utilizează pentru o serie de spețe mai mult sau mai puțin complexe încât nu este necesar să pierdem timp memorând formule. Este imposibil și inutil. Mai degrabă ne putem concentra pe modalități prin care să creștem gradul de relevanță a întrebării adresate pentru a ne asigura că primim un răspuns cât mai eficient pentru tipurile de date prelucrate. Nu mai pierzi timp inutil căutând informații care pot fi obținute într-un timp mult mai redus.

Lucrurile pot fi simple atunci când discutăm despre formule care nu au un grad ridicat de complexitate. Acestea însă se complică la momentul în care dorim să utilizăm formule complexe.

Există și o serie de situații mai complexe în care utilizezi formule combinate. Pentru a te asigura de un răspuns corect și țintit este important să formulezi corect cerința. Nu te aștepta ca GPT să îți citească gândurile. Explică, oferă context, furnizează detalii care să îți ofere toate premisele pentru a primi un răspuns cât mai corect.

Acum că am punctat principalele aspecte legate de formulele de calcul în Excel, este necesar să ne oprim puțin asupra unui alt aspect de importanță majoră. Una dintre cele mai consumatoare activități în Excel nu este lucrul cu formule ci organizarea datelor în tabele înainte de lucrul cu formule. De multe ori, timpul pierdut nu este pentru că nu știi ce trebuie să faci ci doarece nu ai datele organizate în manieră potrivită. Tabele nu sunt astfel configurate corect pentru o analiză eficientă. Astfel că, înainte să începi să lucrezi cu orice formulă, trebuie să faci ordine în date. Toate informațiile despre aceste aspecte, în cadrul episodului următor.

Referințe principale de informare

Albuquerque, F., & Gomes dos Santos, P. (2024). Can ChatGPT Be a Certified Accountant? Assessing the Responses of ChatGPT for the Professional Access Exam in Portugal. Administrative Sciences, 14(7), 152.

Broadhurst, Martin, Leveraging ChatGPT for Excel: How large language models are changing spreadsheet practices, Journal of AI, Robotics & Workplace Automation, Volume 3 / Number 3 / Summer 2024, pp. 220-233(14).

Poramate, Tarasak, Sooppawat, Thipyarat, Utilizing ChatGPT as an Assistant in Excel Tasks: An Experimental Study, Part of the book series: Communications in Computer and Information Science ((CCIS,volume 2643)).