ChatGPT și Excel. Exemple concrete pentru contabili. Episodul 2

Dacă crezi că chatGPT a apărut în viața contabilului pentru a complica lucrurile, posibil să nu ai neapărat dreptate. Există încă această concepție cu privire la faptul că inteligența artificială ar fi un factor perturbatoriu al domeniului contabil. Totuși, nuanța atribuită utilizării acestuia depinde de modul în care utilizatorul se raportează la funcționalitatea sistemul. Putem astfel să facem din inteligența artificială un partener care să asiste anumite procese consumatoare de timp, în acest fel eliberând timpul pierdut cu aceste tipuri de sarcini. Caracterul pozitiv sau negativ atribuit tehnologiei depinde de utilizator și de modul în care acesta alege să integreze la nivelul funcțiilor și sarcinilor derulate aceste instrumente.

În episodul anterior, am identificat modul concret în care chatGPT te poate susține în ceea ce privește utilizarea foilor de calcul sau aplicația Excel. Continuăm subiectul cu al doilea episod care punctează modul în care chatGPT te poate ajuta să lucrezi mult mai ușor în cadrul acestei aplicații și să nu mai pierzi timp cu aspecte legate de învățarea modului de funcționare a sistemului și de căutarea diverselor soluții pentru anumite inconveniente întâlnite pe parcursul lucrului cu Excel. În cadrul acestui episod vom continua cu explorarea modului de utilizarea a instrumentului chatGPT pentru eficientizarea muncii cu Excel.

ChatGPT te poate ajuta deci să îți organizezi eficient datele înainte de a realiza diverse operațiuni asupra lor. În practică, majoritatea problemelor nu apar din utilizarea greșită a formulelor ci din organizarea nepotrivită a datelor. Discutăm deci despre posibilitatea de a avea date în mai multe formate, coloane care lipsesc, informații inutile în tabele etc., și astfel analiza devine mult mai greu de realizat. Deci, dacă ai o structură bună a datelor, multe lucruri devin mult mai ușor de gestionat. Ai posibilitatea de a filtra mult mai ușor datele, poți să aplici simplu și rapid formulele și poți genera rapoarte.

Pasul de pornire în acest sens este să îți construiești tabelul cu datele pe care dorești să le prelucrezi. Totuși, înainte de a contura autonom acest tabel, poți să soliciți ajutorul lui chatGPT pentru a stabili: de câte coloane ai nevoie, ce tip de date ar trebui să conțină fiecare coloană în parte, cum organizezi informația pentru analiza de date. Urmărim mai jos câteva exemple concrete cu privire la aspectul organizării datelor cu ajutorul lui chatGPT.

Exemplul 1: tabel pentru evidența încasărilor și plăților unei companii

Vreau să creez un tabel în Excel cu privire la încasări și plăți realizate de companie în perioada ianuarie-iunie 2026. Spune-mi ce coloane ar trebui să conțină tabelul și cum ar trebui să structurez datele pentru ca ulterior să pot genera mult mai ușor rapoarte și să pot analiza eficient datele.

Răspuns: Pentru a analiza eficient încasările și plățile companiei în perioada ianuarie–iunie 2026, îți recomand să construiești în Excel o bază de date financiară structurată, nu câte un tabel separat pentru fiecare lună. Principiul esențial: fiecare încasare sau plată trebuie să ocupe un singur rând, iar fiecare informație despre tranzacție trebuie să aibă propria coloană. Astfel, vei putea genera ulterior rapoarte lunare, comparații între încasări și plăți, analize pe categorii de cheltuieli, clienți, furnizori sau conturi bancare, folosind tabele pivot și grafice.

1.Cum să structurezi fișierul Excel

Îți recomand să organizezi fișierul în trei foi de lucru:

01. Tranzacții

Baza de date principală, cu toate încasările și plățile din ianuarie–iunie 2026. Aici introduci sau imporți datele.

02. Liste și clasificări

Liste standardizate pentru categorii, tipuri de tranzacții, metode de plată și conturi bancare, folosite în listele derulante.

03. Rapoarte

Tabele pivot și grafice pentru fluxul de numerar, evoluția lunară, structura încasărilor și plăților și solduri.

2. Ce coloane ar trebui să conțină baza de date

Aș construi tabelul principal cu următoarele câmpuri, grupate logic.

A. Identificarea și datarea tranzacției

B. Clasificarea financiară

C. Valoarea și modalitatea de plată

D. Control și verificare

Recomandarea mea: păstrează obligatoriu data efectivă a tranzacției, tipul fluxului, categoria, partenerul, suma și contul. Celelalte câmpuri pot fi completate în funcție de nevoile companiei.

Nu este necesar să introduci manual toate câmpurile în fiecare situație. De exemplu, coloanele Luna și An se pot calcula automat din Data tranzacției, iar Status verificare poate fi completat doar dacă ai un proces de reconciliere bancară.

3. Cum să organizezi corect datele pentru rapoarte

Iată câteva reguli care vor face o diferență majoră atunci când vei analiza datele.

• Un singur tabel pentru toate cele șase luni. Nu crea foi separate pentru ianuarie, februarie, martie etc. Adaugă toate operațiunile una sub alta.
• Un singur rând pentru fiecare tranzacție efectivă. Dacă o factură este plătită în trei tranșe, înregistrezi trei tranzacții, cu datele și valorile efectiv plătite.
• Folosește categorii consecvente. Nu alterna între „Salarii”, „Cheltuieli salariale” și „Plăți salarii” dacă te referi la aceeași categorie.
• Nu introduce subtotaluri în baza de date. Totalurile lunare se calculează în rapoarte, nu se amestecă printre tranzacțiile individuale.
• Transformă datele într-un tabel Excel. Selectează datele și apasă Ctrl + T, apoi bifează opțiunea „Tabelul meu are anteturi”. Denumește tabelul tblTranzactii.
• Nu combina celulele și nu lăsa rânduri goale în interiorul bazei de date.

O decizie importantă privind valorile

Pentru analiza încasărilor și plăților, îți recomand să folosești două coloane distincte: Sumă încasată și Sumă plătită. Introdu valori pozitive, iar câmpul Tip flux va indica natura operațiunii.

Exemplu:

Atenție: diferența dintre încasări și plăți nu este automat profitul companiei. Încasările și plățile reprezintă fluxuri de numerar, în timp ce profitul se determină pe baza veniturilor și cheltuielilor recunoscute contabil.

4. Ce rapoarte vei putea genera ulterior

Dacă structurezi baza de date în acest mod, vei putea obține rapid următoarele rapoarte cu ajutorul funcției Insert → PivotTable.

Raportul 1. Evoluția lunară a fluxurilor

Compară încasările, plățile și fluxul net pentru fiecare lună din ianuarie până în iunie 2026.

Rânduri: Luna · Valori: Sumă încasată, Sumă plătită.

Raportul 2. Structura plăților

Identifică principalele categorii de cheltuieli de numerar: furnizori, salarii, taxe, chirii și utilități.

Rânduri: Categoria · Valori: Sumă plătită.

Raportul 3. Încasări și plăți pe parteneri

Vezi ce sume au fost încasate de la fiecare client și ce sume au fost plătite fiecărui furnizor.

Rânduri: Partener · Valori: Încasări și plăți.

Raportul 4. Fluxuri pe conturi bancare și casă

Compară mișcările de numerar pe fiecare cont și urmărește evoluția lichidităților.

Rânduri: Cont/Casă · Coloane: Luna · Valori: Încasări și plăți.

5.Cum aș construi eu tabelul pentru compania ta

Aș începe cu o variantă suficient de detaliată pentru analiză, dar fără prea multe câmpuri care îngreunează introducerea datelor. Poți copia lista de mai jos pentru a crea anteturile în Excel.

Apasă pentru a copia anteturile, gata de lipit în primul rând din Excel.

Copiază anteturile pentru Excel

Ordinea recomandată a coloanelor

1. ID tranzacție, 2. Data tranzacției 3. Luna 4. An 5. Tip flux 6. Categorie 7. Subcategorie 8. Partener 9. Tip partener 10. Descriere 11. Document justificativ 12. Cont/Casă 13. Metodă de plată 14. Monedă 15. Sumă încasată (RON) 16. Sumă plătită (RON) 17. Proiect/Centru de cost 18. Status verificare 19. Referință bancară 20. Observații

Pentru început, poți lăsa necompletate câmpurile Proiect/Centru de cost, Status verificare și Referință bancară dacă nu ai nevoie de ele. Dacă există tranzacții în valută, păstrează și suma originală, cursul de schimb și suma echivalentă în lei.

Întrebarea care contează cel mai mult pentru configurarea finală: vrei să urmărești exclusiv banii care au intrat și au ieșit efectiv din conturile companiei sau dorești să incluzi și facturile emise și primite care nu au fost încă încasate ori plătite? A doua variantă necesită o structură puțin diferită, dar îți permite să analizezi atât lichiditățile, cât și obligațiile de încasare și plată.

Dacă privim la răspunsul returnat de chatGPT pe speța propusă, putem să spunem faptul că acesta este extrem de complex. Ne oferă detalii legate de: modul de structurare a fișierului Excel, coloanele exacte care trebuie construite pentru a acoperi cerința propusă, detalii legate de modul de organizare a datelor pentru a facilita generarea de rapoarte, tipuri de rapoarte care pot fi generate și chiar un exemplu concret de tabel cu recomandarea exactă a ordinii coloanelor. Toate informațiile de care avem nevoie pentru a ne asigura de o structură corectă a datelor înainte de a le prelucra.

Exemplul 2: tabel pentru calcul simulare creștere salarii

Am nevoie de un tabel pentru simularea calculului salarial în ceea ce privește posibilitatea majorării acestora. Ce coloane ar trebui să includ pentru a preconiza creșterea de taxe salariale, contribuții și costul total cu salariul respectiv?

Răspuns: Pentru simularea majorării salariilor, recomand un tabel Excel cu următoarele coloane:

Recomandare: calculează separat diferența dintre costul total estimat și cel actual, atât lunar, cât și anual, pentru a vedea impactul bugetar al majorărilor.

Formulele trebuie să țină cont de facilitățile fiscale, deducerile personale și regimul aplicabil fiecărui angajat.

Exemplul 3: tabel pentru urmărirea încasărilor

Sugerează un tabel pentru a urmări mult mai ușor încasările din intervalul ianuarie-iulie 2026 în vederea identificării creanțelor neîncasate și a perioadei de timp care a trecut între emiterea facturii și data de încasare a acestora.

Răspuns: Îți recomand un tabel Excel în care fiecare rând să reprezinte o factură emisă, astfel încât să poți identifica rapid creanțele neîncasate și numărul de zile dintre facturare și încasare.

Formule utile în Excel:

·Creanță restantă: =F2-G2

·Zile până la încasare: =DACA(G2=F2;H2-D2;"")

·Zile de întârziere:=MAX(0;DACA(G2=F2;H2;DATA(2026;7;31))-E2)

Pentru facturile încasate parțial, este recomandat să păstrezi separat fiecare încasare, într-un al doilea tabel, cu numărul facturii, data și suma încasată.

Astfel, vei putea genera ușor rapoarte privind valoarea creanțelor restante, clienții cu întârzieri frecvente și durata medie de încasare a facturilor.

Indicațiile oferite de chatGPT pentru conturarea tabelului sunt destul de clare pentru a începe să colectăm datele pentru prelucrarea informațiilor. Este indicat ca ori de câte ore apar anumite inconveniente în procesul de colectare ori prelucrare a datelor să adresăm întrebările în cadrul aceluiași prompt.

Unul dintre cele mai importante aspecte atunci când discutăm despre lucrul cu Excel este reprezentat de modul în care formulăm cererile. Acest pas poate direcționa răspunsul către ceea ce noi ne dorim pentru a soluționa eficient sarcina de lucru. Astfel, pentru a maximiza șansele de a primi un răspuns cât mai aproape de ceea ce ne dorim în materie de relevanță, acuratețe și eficacitate este indicat să: menționăm în cadrul promptului tipul de activitate, ce dorim să urmărim și ce rezultate vrem să obținem. De exemplu, există diferențe majore între formularea de genul:

Vreau un tabel în Excel vs formularea: Vreau în tabel în Excel în care să pot urmări evidența veniturilor funcție de lunile anului alături de o coloană de totaluri pe fiecare semestru și trimestru.

Cea de-a doua formulare oferă mult mai mult context instrumentului, aspect care îl ajută să soluționeze mult mai eficient cererea.

Instrumentul chatGPT poate deveni partenerul tău de cursă lungă, atunci când abordarea ta în utilizare a acestuia este corectă. Traseul corect în ceea ce privește utilizarea nu este dictat de anumite reguli și proceduri clare, concrete. Fiecare utilizator trebuie să-și croiască propria cale cu privire la o utilizare etică, oportună, echilibrată și care să aducă beneficii muncii derulate și viitorului profesiei.

Referințe principale de informare

Albuquerque, F., & Gomes dos Santos, P. (2024). Can ChatGPT Be a Certified Accountant? Assessing the Responses of ChatGPT for the Professional Access Exam in Portugal. Administrative Sciences, 14(7), 152.

Broadhurst, Martin, Leveraging ChatGPT for Excel: How large language models are changing spreadsheet practices, Journal of AI, Robotics & Workplace Automation, Volume 3 / Number 3 / Summer 2024, pp. 220-233(14).

Poramate, Tarasak, Sooppawat, Thipyarat, Utilizing ChatGPT as an Assistant in Excel Tasks: An Experimental Study, Part of the book series: Communications in Computer and Information Science ((CCIS,volume 2643)).