Voi incepe prin a face o trecere in revista referitor la descrierea ordinului de deplasare:

Ordinul de deplasare

Serveste ca:
– dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
– document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
– document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
– document justificativ de inregistrare in contabilitate.

2. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.

3. Circula:
– la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
– la persoana care efectueaza deplasarea;
– la persoanele autorizate ale unitatii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii si plecarii persoanei delegate;
– la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular, la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilindu-se diferenta de primit sau de restituit, cu luarea in considerare a eventualelor penalizari si semnatura pentru verificare.

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie.
In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie;
– la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;
– la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Conform OMFP 2634/2015 actualizat, in Anexa 1, se precizeaza la punctul 24 urmatoarele:

“24. Entităţile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:

– persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente;

– fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvenţial(ă), stabilit(ă) de entitate. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

– entităţile vor emite proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document”, astfel:

Drept raspuns la intrebarea dvs si vis-à-vis de modul cum se actioneaza in practica, putem afirma ca in practica fiecare actioneaza pe baza capacitatii sale de interpretare a legislatiei in vigoare. Parerea noastra este ca ar fi corect sa aveti pentru o evidenta contabila clara si transparenta, un registru (poate fi si un caiet studentesc) unde veti da numere si serii ordinelor de deplasare si deconturilor. Recomandabil sa aveti cate un astfel de registru sau mai corect sa aveti serii si numere  diferite pentru ordinele de deplasare si deconturi- seriile si numerele acestora se trec in decizia de numerotare emisa la inceputul anului, sau se adauga la cea deja emisa.

Astfel veti avea OD (ordin de deplasare ) seria XX nr 1234 din data de 01.07, OD intocmit pe numele salariatului …XY, completat asa cum prevede legea. Data de pe OD  este data la care l-ati emis, adica inainte de a pleca efectiv in delegatie.  Pe formular, in dreapta sus exista prevazut locul unde se completeaza “ Depus decontul nr si data)- aici se va completa nr decontului din data de …. Data la care a venit salariatul, a predat decontul impreuna cu documentele justificate pentru a primi integral sau de la caz la caz diferenta de bani in vederea decontarii cheltuielilor ocazionate cu deplasarea.

Concret, daca salariatul a plecat in data de 01.07 in delegatie, va avea asupra lui un ordin de deplasare care poarta numar si data din 01.07.2021. Daca acesta se intoarce sau aduce la decontare  abia in 15.08.2021 atunci decontul prin care justifica cheltuielile (evident insotit de facturi, bonuri etc) va purta numar si data din 15.08.2021. Pe decont, salariatul va inscrie corect numerele si datele, sumele de pe documentele justificative: presupunand ca a fost plecat din 01.07-12.08 si in acest interval a avut cheltuieli justificate cu bonuri fiscale din intervalul 01.07-12.08, in decontul intocmit si predat catre contabilitate in data de 15.08, acesta va inscrie documentele cu numerele si datele lor de emitere.

Referitor la intrebarea cand este corect sa se inregistreze in contabilitate documentele aferente ordinului de deplasare si prezentate la contabilitate pe baza decontului din 15.08.2021 trebuie sa stiti ca la nivelul societatii ar fi indicat sa aveti stabilita o procedura interna modul in care se deconteaza aceste deplasari. Consider ca nu este gresit si nici nu este motiv sa genereze amenzi in eventualitatea unui control daca ati inregistra documentele din decontul de cheltuieli in luna august. Daca la data de 15.08.2021, sistemul in care lucrati, procedura interna in ca va permit inregistrarea in contabilitate a documentelor aferente decontului din 15.08.2021 cu datele lor – adica in luna iulie, evident ca este recomandabil sa le inregistrati in luna iulie. In situatia in care acest lucru nu este posibil, recomand inregistrarea lor in luna august dar cu numarul si data de pe document.

Adica in luna august inregistrati BF nr 12234 din 17.07.2021 – evident presupunand ca programul de contabilitate permite. Fac aceasta mentiune intrucat am colaboratoti carora programul de contabilitate, nu le permite ca in luna august sa inregistreze documente cu data de iulie, in acest caz inregistrand documentul nr…din data depuenrii decontului. Insa, pentru a nu intampina probleme cu inspectorii ANAF in eventualitatea unui control, recomand sa faceti acest lucru sustinut de inserierea (serie si nr intr-un registru ) documentelor contabile utilizate in firma si in plus sa fie mentionate aceste serii si numere  pe decizia dealocare  a seriilor si numerelor

 

Reglementare:

• OMFP 2634/2015