5 cele mai importante documente din contabilitate pe care trebuie să le cunoști în calitate de conducător de afacere
Cei mai mulți antreprenori din România ,,pasează” în integralitate responsabilitatea informării în spectrul financiar-contabil persoanei car se ocupă de actele sau documentele companiei. Ambiguitatea aspectelor legislative și limbajul cifric poate induce adesea în rândul acestora o reticență raportat la toate aceste informații financiar-contabile. Totuși, este important ca fiecare deținător de afacere să asimileze esența mecanismului financiar-contabil pentru a da sens afacerii conduse și pentru a înțelege imaginea din spatele cifrelor.
Așadar, există o serie de noțiuni, concepte, fenomene care definesc afacerea ta din perspectivă financiar-contabilă. Nu trebuie să devi un specialist în sfera financiar-contabilă, ci doar să înțelegi de ce contabilul adoptă anumite decizii în cadrul companiei tale și cum influnțează ele afacerea condusă de tine. Este ca un soi de alfabetizare financiar-contabilă și fiscală. Orice antreprenor trebuie să stăpânească câteva aspecte de bază din acest spectru. Nu discutăm despre o abordare exhaustivă a acestor concepte ci despre o înțelegere de bază a lor care să fie intregrată în înțelegerea modului de funcționare a afacerii în general.
Atunci când discutăm despre contabilitatea afacerii tale, o serie de concepte gravitează în jurul acesteia, precum: debit, credit, plan de conturi, conturi contabile, activ, datorii, capitaluri proprii, amortizare etc. Indispensabil legate de acestea sunt și conceptele sau noțiunile din spectrul fiscal care au o relație de directă dependență cu latura financiar-contabilă a afacerii tale. Astfel, vorbim despre impozite, taxe, TVA, deductibilitate, plafoane, contribuții, declarații fiscale etc. Pe același palier se situează și documentele financiar-contabile care reprezintă o imagine a tuturor prelucrărilor din contabilitate. Cele mai importante dintre acestea pot fi: setul de situații financiare anuale, balanța de verificare, diverse situații care te ajută punctual să susții procesul de adoptare a deciziilor manageriale.
În cele ce urmează vom puncta principalele 5 documente importante din sfera financiar-contabilă a căror nuanță este indicat să o cunoști din postura unui antreprenor informat.
Cele mai importante 5 documente contabile pe care trebuie să le ai în vedere ca antreprenor
Pe lângă conceptele efective din sfera financiar-contabilă de care trebuie să ții cont ca antreprenor informat, este indicat să ai în vedere rolul și impactul anumitor documente asupra afacerii tale. Discutăm astfel punctual despre: balanța de verificare, bilanț, cont de profit și pierdere, situația fluxurilor de trezorerie, situația datoriilor și a creanțelor etc.
Balanța de verificare reprezintă o imagine a activității financiar-contabile a afacerii tale raportat la o anumită perioadă de referință. Acest instrument asigură corectitudinea înregistărilor efectuate în contabilitate. Se întocmește de regulă lunar. De ce este imporant pentru tine ca antreprenor să te familiarizezi cu acest document? Deoarece acesta îți va oferi câteva indicii cu privire la situația financiar-contabilă a companiei tale. De exemplu, îți va arăta profitul sau pierderea obținută ca urmare a derulării activității tale într-o anumită perioadă de referință, aspect evidențiat prin intermediul contului 121. De asemenea, soldul debitor al contului 5121 arată disponibilitățile bănești existente în contul tău bancar la o anumită perioadă de referință. De asemenea, soldurile conturilor din balanța de verificare vorbesc despre datoriile înregistrate de către compania ta într-o anumită perioadă de referință (datorii sociale, comerciale, fiscale etc.) Practic, în limbaj cifric, balanța de verificare spune povestea financiar-contabilă a afacerii tale. Poate fi o poveste complexă, dacă ne raportăm și la interpretarea rulajelor din cadrul acesteia ori a soldurilor inițiale. În primă fază este indicată să cunoști semnificația câtorva solduri finale aferente conturilor din balanța de verificare.
Bilanțul reprezintă o componentă a situației financiare anuale care oferă indicații cu privire la poziția financiară a companiei tale. Acesta cuprinde aspecte legate de elementele de activ, capitaluri proprii și datorii. Bilanțul este parte componentă a setului de situații financiare anuale și reprezintă o ,,fotografie” a activității financiar-contabile a afacerii tale. În cadrul acestuia găsești detaliat menționată valoarea fiecărui element patrimonial ce definește activitatea derulată de tine. De asemenea, contul de profit și pierdere reprezintă un document care face parte integrantă din cadrul setului de situații financiare anuale și arată performanța companiei tale comensurată la nivelul veniturilor și a cheltuielilor înregistrate pe parcursul unei perioade de referință. Acesta oferă indicații cu privire la maniera de formare a profitului companiei pe care o conduci. Pe baza acestui aspect poți să identifici eventualele dificultăți financiare pe care le întâmpină compania ta precum și moduri concrete de soluționare a acestora. Contul de profit și pierdere poate sta la baza unor analize complexe pe care poți să le realizezi pentru a afla: marja comercială, producția exercițiului, valoarea adăugată, excedentul brut din exploatare, rezultatul brut al exercițiului etc. Acestea alături de alte componente importante formează împreună tabloul soldurilor intermediare de gestiune. Aspecte puțin mai avansate din sfera financiară a afacerii tale însă de un impact semnificativ raportat la susținerea procesului de adoptare a deciziilor manageriale.
Un alt document important din sfera financiar-contabilă care oferă indicații cu privire la fluxurile de numerar este situația fluxurilor de trezorerie. La fel ca celelalte documente, acesta face parte din setul de situații financiare anuale și conferă o imgine complexă a intrărilor și ieșirilor de numerar. Spre deosebire de celelalte documente care întregesc imaginea situațiilor financiare anuale, situația fluxurilor de trezorerie oferă indicii cu privire la aspectele legate de solvabilitatea și lichiditatea companiei tale, doi indicatori definitorii pentru activitatea derulată de tine.
Situația datoriilor și a creanțelor companiei tale este un alt document important din spectrul gestiunii financiar-contabile pe care ar fi indicat să îl știi analiza. Aceasta arată soldul conturilor de datorii și de creanțe la un anumit moment definit de timp. Există posibilitatea ca documente ce atestă plata datoriei să nu fie predate în timp util departamentului financiar-contabil (de exemplu chitanțe). În acest caz, vor figura în sold datorii care nu reflectă realitatea. De aceea, este indicat să verifici aceste situații cu o anumită regularitate. O analiză punctuală a acestor situații te ajută să înțelegi ce datorii ai de achitat către anumite categorii de furnizori și către bugetul de stat precum și ce sume ai de încasat de la clienți și să identifici anumite nereguli în acest sens. În acest fel asiguri menținerea imaginii fidele a contabilității afacerii tale.
Atunci când discutăm despre documentele financiar-contabile aferente activității derulate de către compania ta, acestea îmbracă foarte multe forme. Nu trebuie să le cunoști în totalitate și să înțelegi pe deplin toate nuanțele acestora însă este important să mapezi semnificația fiecărui document asupra proceselor tale organizaționale. De exemplu, poți să începi procesul de cunoaștere prin înțelegerea mecanismelor de funcționare a aspctelor financiar-contabile din cadrul afacerii tale. Apoi, este indicat să înveți ,,să citești” balanța de verificare pentru a înțelege imaginea companiei tale la finele unei luni calendaristice. Evident, pentru aceasta vei avea nevoie de îndrumare din partea persoanei responsabile de gestiunea financiar-contabilă a companiei tale. Apoi, poți să continui prin asimilarea altor cunoștințe mai complexe din acest spectru. În acest mod, vei înțelege mult mai bine munca profesionistului contabil și vei aprecia efortul depus de acesta în menținerea gradului de conformitate fiscală al afacerii tale.
Referințe principale de informare
Irina Brighidin, Maia Bajan, The balance sheet-support for the analysis of the financial position, ISSC 2023, Prospects of Accounting Development: The Young Researcher’s view, 09-10 Marth 2023, material în format electronic, disponibil la adresa: https://ibn.idsi.md/sites/default/files/imag_file/18-25_22.pdf.
CECCAR BUSINESS MAGAZINE, Analiza contului de profit și pierdere, numărul 30-31, 13-26 august 2019, Expertiza și auditul afacerilor, material în format electronic, disponibil la adresa: https://www.ceccarbusinessmagazine.ro/analiza-contului-de-profit-si-pierdere/a/NuehzXvxTk8ulN1GQHoF.
Mariana Rodica Ţîrlea, Iulita Bîrcă, Aspecte practice privind determinarea fluxului de numerar pe activităţile firmei, “Economic growth in conditions of internationalization: sustainable development models”, Conferința “Creşterea economică în condiţiile globalizării”, 12-13 octombrie 2017, material în format electronic, disponibil la adresa: https://ibn.idsi.md/sites/default/files/imag_file/23_34_Aspecte%20practice%20privind%20determinarea%20fluxului%20de%20numerar%20pe%20activitatile%20firmei.pdf.
