Ce riști dacă desfășori relații comerciale cu firme inactive?
Unul dintre lucrurile la care trebuie să fii atent în afaceri este inactivitatea partenerilor. Desfășurarea relațiilor comerciale cu firme inactive poate aduce riscuri semnificative, motiv pentru care trebuie să fii vigilent. Află din acest articol ce riscuri există, dar și cum te poți feri ca antreprenor, precum și ce poate face contabilul pentru a evita situațiile nedorite.
Când este o firmă inactivă?
Conform prevederilor Codului de procedură fiscală, o firmă poate fi declarată inactivă dacă;
- nu îndeplinește, în cursul unui trimestru calendaristic, nicio obligație declarativă prevăzută de lege
- a fost înscrisă la Registrul Comerțului inactivitatea temporară
- firma evită controalele organului fiscal prin declararea datelor privind domiciliul fiscal care nu permit organului fiscal identificarea acestuia
- sau dacă ANAF constată că firma nu funcționează la domiciliul fiscal declarat
- are sediul social expirat (expiră valabilitatea contractului de comodat)
- contractul de mandat al administratorului a expirat
- sau dacă durata de funcționare a societății a expirat.
Ce riști dacă desfășori relații comerciale cu firme inactive?
Dacă desfășori afaceri cu firme inactive îți asumi câteva riscuri semnificative, după cum urmează:
Nedeductibilitatea cheltuielilor și a TVA-ului
În primul rând, una dintre cele mai mari probleme este că TVA-ul plătit și cheltuielile efectuate către o firmă inactivă nu sunt deductibile fiscal. Astfel, dacă achiziționezi bunuri sau servicii de la o firmă inactivă fiscal, ANAf îți poate reîncadra aceste cheltuieli și îți poate impune să plătești TVA-ul și impozitele aferente cheltuielilor nedeductibile.
Sancțiuni fiscale și impozite suplimentare
În cazul unui control fiscal, facturile emise de firme inactive vor fi excluse din baza de calcul a impozitului pe profit și a TVA-ului deductibil. Din acest motiv, pe lângă impozitul și TVA-ul de plată suplimentare, ANAF îți va mai impune și penalizări și dobânzi pentru plata cu întârziere.
Risc de neîncasare
Un alt risc pe care ți-l asumi dacă facturezi unui client inactiv este riscul de neîncasare. Există riscul ca furnizorul să fie într-o stare financiară precară, și astfel recuperarea creanțelor poate fi extrem de dificilă, iar riscul de a pierde banii investiți este foarte mare.
Reputație
Colaborarea cu firme inactive poate afecta deopotrivă reputația firmei tale și implicit, relațiile cu partenerii care respectă legislația.
Riscul de evaziune fiscală
În anumite cazuri, firmele inactive pot fi folosite pentru a evita plata taxelor. Astfel, asocierea cu astfel de parteneri poate crește riscul de încadrare ca potențial evazionist.
Cum te protejezi ca antreprenor de riscurile unei tranzacții cu o firmă inactivă?
Pentru a evita aceste riscuri, este recomandat să:
- Verifici statusul fiscal al partenerilor de afaceri la fiecare factură emisă: Este esențial ca firmele să verifice periodic starea fiscală a furnizorilor și clienților prin intermediul site-ului ANAF.
- Soliciți documente justificative: Este important să deții toate documentele necesare pentru a justifica deducerile fiscale în fața autorităților
- Soliciți consultanță juridică și fiscală: Înainte de a semna orice contract, este recomandat să consulți un avocat specializat în drept comercial pentru a te asigura că ești protejat din punct de vedere juridic. De asemenea, colaborarea cu un expert contabil sau consultant fiscal te va ajuta să elimini riscurile asociate colaborării cu firme inactive.
Care este rolul contabilului?
Contabilul joacă un rol esențial în prevenirea riscurilor asociate cu desfășurarea relațiilor comerciale cu firme inactive. Iată cum poate ajuta contabilul:
Verificarea statutului fiscal
Unul dintre cele mai importante roluri ale contabilului este verificarea periodică a statutului fiscal al partenerilor de afaceri. Acesta trebuie să consulte registrul firmelor inactive disponibil pe site-ul ANAF pentru a se asigura că furnizorii și clienții nu sunt declarați inactivi. Această verificare ar trebui să fie efectuată în mod regulat.
Verificarea documentelor justificative
Contabilul trebuie să se asigure că toate documentele justificative (facturi, contracte și orice alte documente care pot demonstra legalitatea tranzacțiilor) sunt corecte și complete.
Consultanță fiscală și juridică
Contabilul poate informa antreprenorul cu privire la riscurile fiscale și legale. În plus, poate recomanda consultanța juridică înainte de semnarea contractelor cu parteneri care ar putea fi inactivi.
Monitorizarea continuă
După stabilirea relațiilor comerciale, contabilul poate să monitorizeze continuu statutul fiscal al partenerilor.
În concluzie, desfășurarea de relații comerciale cu firme inactive implică riscuri semnificative care pot afecta stabilitatea financiară și reputația unei afaceri. Prin implementarea unor măsuri preventive adecvate, dar prin colaborarea cu profesioniști contabili și avocați, aceste riscuri pot fi gestionate eficient.
