Poți avea profit pe hârtie, dar dacă nu ai bani în cont, nu-ți poți plăti salariile, taxele sau furnizorii. De ce? Din cauza cash flow-ului gestionat greșit. Pentru a evita blocajele, în acest articol îți voi explica pe scurt ce este cash-flow-ul, cum îl monitorizezi corect și cum îți controlezi cash-flow-ul ca să nu intri în criză.

Ce este cash-flow-ul (fluxul de numerar)?

Cash-flow-ul reprezintă diferența dintre încasările și plățile firmei într-o anumită perioadă.

Atenție: Cash-flow-ul nu se calculează pe baza facturilor emise și primite, ci strict pe baza încasărilor și a plăților efectuate.

Când apar probleme de cashflow?

Te confrunți cu probleme de cashflow dacă

• nu ai bani pentru taxe și salarii la scadență
• nu ai bani pentru plățile către furnizori sau către ANAF
• ai penalități de la ANAF/furnizori pentru neplata la scadență
• deși emiți facturi, încasările întârzie
• este nevoie să creditezi firma cu pentru a susține activitatea.

Cum îți controlezi cash-flow-ul ca să nu intri în criză?

O criză poate apărea în orice moment dacă nu gestionezi corect banii firmei. Pentru asta, este important să urmezi câteva sfaturi esențiale:

1. Fă-ți un buget de venituri și cheltuieli

Cu un buget de venituri și cheltuieli poți să ai o viziune asupra afacerii pe câteva luni. Îți poți planifica ce sume vei încasa și de ce sume vei mai avea nevoie pentru a acoperi toate cheltuielile. Astfel vei putea să identifici eventualele blocaje financiare și poți câștiga timp pentru a găsi resursele necesare.

2. Monitorizează lichiditățile zilnic

Chiar dacă ai un contabil foarte bun, acesta nu îți poate da o situație decât după înregistrarea documentelor contabile. De aceea, este recomandat să îți monitorizezi tu zilnic banii din casierie și din bancă pentru a ști pe ce bani te poți baza.

Sfat: Notează toate încasările și plățile estimate pentru fiecare săptămână sau lună. Astfel vezi din timp dacă urmează un blocaj de lichiditate. Poți ține un Excel sau Google sheets, dar sunt și programe de contabilitate în care poți ține evidența foarte ușor.

3. Emite facturile cu termen scadent

Încasările întârziate sunt principala cauză a lipsei de lichidități, așa că este important să emiți facturile cu termen scadent. De asemenea, un contract corect te va ajuta să îți protejezi finanțele. Stabilește clauze clare cu privire la penalitățile pentru plata cu întârziere, și nu ezita să le și aplici dacă este cazul. Poți pune termene mai mici de 5-10 zile, sau mai mari de 15-30 zile, în funcție de nevoile afacerii tale.

Sfat: Pentru a te asigura că încasezi rapid

• oferă discount pentru plata rapidă
• emite facturile imediat după livrarea produselor/prestarea serviciilor
• vinde produse sau servicii cu plată în avans.

4. Negociază termene cu furnizorii

Desigur, relația cu furnizorii este importantă și îți poți îmbunătăți cash-flow-ul dacă negociezi cu ei termene de plată rezonabile. 

De exemplu, dacă tu emiți factură pentru realizare website cu plata la 15 zile, dar furnizorul căruia îi plătești chiria pentru sediu îți cere banii în 5 zile, deja se creează un dezechilibru. 

Cum poți rezolva asta?

• poți solicita furnizorilor termene de plată de 15–30 de zile
• poți face eșalonări pentru plata datoriilor mai mari
• poți negocia reduceri pentru plată anticipată (dacă ai cash).

5. Filtrează cheltuielile

Este important să îți alegi momentul potrivit pentru fiecare cheltuială. Nu cumpăra echipamente, mașini sau servicii mai scumpe decât îți poți permite, și cel mai important, asigură-te că investițiile sau cheltuielile pe care le faci nu îți golesc contul.

Cum îți poți filtra cheltuielile în mod eficient?

• renunță temporar la abonamente sau servicii pe care nu le folosești
• amână investițiile care nu sunt urgente
• renegociază contractele recurente

Exemplu practic

Firma Alfa SRL are următoarea situație:

• Emite facturi de 20.000 lei pe lună, către 3 clienți
• încasează 5.000 de lei la 5 zile de la facturare, 6.000 de lei la 15 zile, și 9.000 de lei la 30 de zile de la facturare
• are cheltuieli lunare de 14.000 lei (salarii, chirie, marketing, abonamente).

Deși conform sumelor facturate ar avea un profit contabil de 6.000 de lei, firma este în deficit de numerar din cauza încasărilor întârziate, motiv pentru care este nevoie de creditarea firmei în mod recurent.

Soluția găsită pentru a crește lichiditățile:

1. Reduce abonamentele.
2. Oferă 5% discount clienților care plătesc în avans.
3. Mărește bugetul de marketing pentru a găsi noi clienți.
4. Stabilește plăți în avans pentru noii clienți.

Long story short

Orice antreprenor își dorește să înregistreze profit, dar trebuie să reții că fără un cash-flow pozitiv afacerea înregistrează blocaje financiare care te pot împiedica să funcționezi temporar. De aceea, este esențial să fii proactiv și să 

1. planifici cheltuielile și veniturile
2. să monitorizezi încasările și plățile
3. să optimizezi cash-flow-ul constant. 

Nu uita! Cash-flow-ul este pulsul afacerii tale: dacă nu-l monitorizezi constant, riști să ai blocaje, chiar dacă vânzările arată bine.

Citește și articolul despre: