Concepte economice transpuse în limbaj antreprenorial. Tot ce trebuie să cunoști despre regimul de contabilitate în partidă simplă. Partea II

Articol scris in data de: 15 Iulie 2025

Autor: Botar Claudia-Florina

Traversăm o etapă aflată constant sub egida modificărilor legislative și a incertitudinii fiscale. Navigarea prin multitudinea acestor schimbări reprezintă preocupare principală a factorilor decizionali ai afacerii care ocupă tot timpul antreprenorilor și personalului din cadrul departamentului financiar-contabil al companiei. Raportarea este una justă. Procesul este o călătorie cu destinația: grad de conformitate fiscală sporit. Punctul final ca urmare a navigării nu este însă țelul suprem, călătoria în sine fiind o provocare din care antreprenorii deprind o multitudine de atitudini și aptitudini care vor face fiecare călătorie viitoare mai ușoară. Cu cât jurnalele de bord sunt mai bine configurate și dețin date personalizate, pliate pe diverși parametrii de funcționare ai afacerii, cu atât ,,acostarea” va fi mai ușor de atins. Deși, o imagine cel puțin abstractă, navigarea unui vas pentru atingerea limanului dorit se aseamănă foarte bine cu ceea ce propune călătoria antreprenorială.

Călătoria antreprenorului nu se rezumă strict la menținerea relevanței din punct de vedere legislativ. Este nevoie de reperarea unor serii de noțiuni pentru a asimila contextul larg privind maniera de raportare la procesele de afaceri.

Unul dintre aspectele asupra cărora sunt necesare clarificări pentru cei care abia pătrund tainele mediului de afaceri este cel legat de maniera de organizare a contabilității. Precum am menționat și în cadrul primului episod, contabilitatea poate fi organizată atât în partidă simplă cât și în partidă dublă. Cei mai mulți antreprenori sunt familiarizați cu mecanismele aferente contabilității în partidă dublă, fiind necesare clarificări pentru abordarea contabilității în partidă simplă. Episodul I al problematicii a adus în lumină aspecte legate de contabilitatea în partidă simplă. În cele ce urmează vom completa imaginea aspectelor de care trebuie să ținem cont atunci când organizăm contabilitatea sub această formă.

Cum ne raportăm la aspectul arhivării documentelor financiar-contabile gestionate prin intermediul contabilității în partidă simplă?

În noile contexte dictate de către digitalizare, arhivarea cunoaște noi nuanțe. Mai ales raportat la facturile transmise și primite prin intermediul RO e-factura. În primul rând, persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă sunt obligate la arhivarea registrelor contabile și a documentelor justificative care stau la baza înregistrării operațiunilor în contabilitate. De asemenea, perioada pentru care aceste documente se arhivează a cunoscut o serie de modificări.

Astfel, perioada de arhivare pentru documentele justificative și registrele de contabilitate întocmite este de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Aspectul este valabil și pentru statele de salarii.

Există două variante pentru procedura de arhivare, și anume: cea de îndosariere clasică a documentelor, respectiv, cea electronică. Trendul este ca documentele să fie arhivate electronic, având în vedere utilizarea pe scară largă a sistemelor informatice moderne.

Așa cum menționam, cei mai mulți contribuabili aleg varianta arhivării electronice. În această manieră, este deosebit de important să fie respectate toate cutumele privind procesul de arhivare în manieră modernă. Evident, discuția este destul de complexă, întrucât de cele mai multe ori contribuabilii aleg să apeleze la serviciile unui furnizor de arhivare electronică pentru a asigura conformitatea legală și în acest spectru.

O altă problematică este legată de arhivarea facturilor primite și transmise prin intermediul platformei RO e-factura. Facturarea electronică și standardizarea procesului pe baza lansării sistemului RO e-factura propune o serie de provocări pentru utilizatori. Inclusiv pe partea de arhivare. Astfel, se consideră factură originală doar cea în format xml, însoțită de sigiliul Ministerului Finanțelor. În această manieră, arhivarea se realizează ținând cont de aceste reguli. Nu există însă cutume foarte clar delimitate atunci când discutăm despre procedura de arhivare. Fiecare contribuabil este responsabil de asigurarea respectării aspectelor principale corelate la această problematică a arhivării.

Care sunt punctual registrele și documentele contabile utilizate în scopul conducerii contabilității în partidă simplă?

Printre registrele și documentele contabile utilizate pentru organizarea contabilității în partidă simplă identificăm cele două registre care definesc această formă de organizare, și anume: registrul jurnal de încasări și plăți și registrul inventar, alături de fișa mijlocului fix, factura, aviz de însoțire a mărfii, listele de inventariere, chitanță, chitanță pentru operațiuni în valută, dispoziție de încasare/plată către casierie, stat de salarii.

În ceea ce privește facturarea electronică, contribuabilii care organizează contabilitatea în partidă simplă, dețin de asemenea obligația de a transmite în cadrul sistemului facturile emise și de a respecta toate reglementările în vigoare cu privire la acest aspect. Respectiv cele legate de obligativitatea transmiterii documentelor (facturi) emise în relația B2B și B2C în cadrul platformei în termen de 5 zile calendaristice de la momentul emiterii acestora.

Actul normativ ce reglementează aspectele legate de organizarea contabilității în partidă simplă aduce în prim plan normele de întocmire și utilizare a celor două registre definitorii pentru acest mod de organizare a contabilității, și anume: registrul jurnal de încasări și plăți și registrul inventar.  În cele ce urmează, vom contura câteva aspecte legate de maniera de raportare la întocmirea registrului de încasări și plăți.

Ce reflectă registrul de încasări și plăți și care este utilitatea acestuia pentru persoanele care organizează contabilitatea în partidă simplă?

Registrul de încasări și plăți servește la comensurarea acestor două tipuri de elemente în cazul persoanelor care conduc contabilitatea în partidă simplă. Acesta se întocmește într-un singur exemplar, înregistrarea operațiunilor realizându-se defalcat pe tipul de operațiune efectuată: încasare, plată. Raportul cuprinde atât operațiunile efectuate în numerar cât și prin contul curent de la bancă, la valoarea însemnată în cadrul documentelor justificative, fără să excludem taxa pe valoare adăugată. Iată mai jos o imagine a tipului de încasări și plăți care pot fi reflectate prin intermediul registrului de încasări și plăți.

Dacă registrul jurnal de încasări și plăți este întocmit cu ajutorul tehnicii de calcul sau mai simplu plus, prin intermediul programelor informatice, atunci, fiecarea operațiune care va fi evidențiată în cadrul registrului jurnal de încasări și plăți se va înregistra cronologic și sistematic, raportat la data efectuării acesteia. Nu este nevoie să întocmim cu o regularitate lunară acest raport, editarea acestuia se realizează anual sau la cererea organelor de control.

Ce elemente cuprinde concret Registrul jurnal de încasări și plăți?

Sub aspectul conținutului, registrul de încasări și plăți trebuie să prezinte aspecte legate de: număr curent, data operațiunii de încasare/plată, documentul care atestă operațiunea (fel, număr), coloanele care delimitează încasările efectuate prin intermediul instrumentelor de plată cu numerar, și încasările efectuate prin intermediul contului bancar, plățile efectuate cu numerar și prin intermediul instrumentelor de plată fără numerar.

Acestea ar fi aspectele importante de care trebuie să ținem cont la întocmirea registrului jurnal de încasări și plăți, unul dintre documentele contabile reprezentative pentru activitatea contribuabililor care aplică sistemul de contabilitate în partidă simplă.

Un alt act normativ ce fixează repere privind desfășurarea activității econmice de către persoanele fizice autorizate, întreprinderi individuale și întreprinderi familiale este reprezentat de OUG 44/2008. Acest act normativ reprezintă un reper pentru categoria contribuabililor menționați mai sus prin prisma aspectelor legate de înregistrarea și autorizarea funcționării, și regimul juridic al acestora. Cu privire la organizarea contabilității, actul normativ menționat mai sus aduce precizări nu foarte detaliate, articolul 15 din cadrul acestuia fixează doar faptul că persoana fizică autorizată, titularul întreprinderii individuale și reprezentantul întreprinderii familiale vor organiza și conduce contabilitatea în patidă simplă.

Iată așadar, prin intermediul celor două materiale legate de organizarea și conducerea contabilității în partidă simplă o imagine conturată cu privire la aspectele de primă importanță din acest spectru. Seria acestor articole ar putea continua cu ,,ancorarea” acestor tipuri de contribuabili la tot ceea ce reprezintă paradigmele digitalizării fiscale, evident, aceștia nefiind scutiți de ralierea la modernitate din punct de vedere digital-fiscal.

Referințe principale de informare

Ordin nr. 170 din 17 februarie 2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă, Publicat în  Monitorul Oficial nr. 139 din 24 februarie 2015.

Ordonanță de urgență nr. 44 din 16 aprilie 2008 privind desfășurarea activităților economice de către persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 328 din 25 aprilie 2008.