Cum dai acces contabilului la noul Reges? Ghid pentru angajatori
Noul Reges vine cu mai multă flexibilitate, ceea ce face ca gestionarea contractelor de muncă să devină mai simplă, dar și mai sigură. Unul dintre cele mai utile avantaje este faptul că poți să oferi acces direct contabilului sau specialistului de resurse umane, astfel încât aceștia să actualizeze datele salariaților în timp real, fără bătăi de cap și fără să fie nevoie să îți partajezi datele de conectare (ca la vechiul Revisal).
În continuare, îți voi explica pas cu pas cine poate gestiona datele în Reges, cum dai acces contabilului la noul Reges, câți utilizatori pot fi adăugați și cum revoci accesul atunci când colaborarea încetează.
Cine poate să gestioneze înregistrările și modificările din Reges?
Conform regulilor stabilite de Inspecția Muncii, în Reges Online pot opera:
- reprezentantul legal al firmei (administrator, director general etc.) – cel care creează primul cont;
- și persoane delegate de angajator – de obicei, contabilul, specialistul de resurse umane sau o firmă de contabilitate/externalizare HR.
Important:
- Doar reprezentantul legal are dreptul să creeze contul principal al firmei. Ulterior, acesta poate adăuga alți utilizatori cu roluri specifice.
- Pot exista mai multe persoane delegate.
Cum dai acces contabilului la noul Reges?
Dacă ai deja contul creat și te-ai desemnat ca reprezentant legal, atunci poți merge mai departe spre delegarea contabilului, sau a altei persoane responsabile cu gestiunea datelor din REGES. Iată ce ai de făcut concret:
- În meniul principal selectează secțiunea secțiunea Delegări, și Adaugă delegat
- După ce Introduci toate datele persoanei delegate poți alege nivelul de acces: Consultare sau Administrare completă
Important:
- Dacă pentru desemnarea reprezentantului legal este nevoie de actul constitutiv care dovedește faptul că ai calitatea de reprezentant, pentru delegare este nevoie să atașezi o împuternicire prin care îi oferi drepturi de consultare/administrare persoanei delegate.
- Persoana delegată va primi o notificare pentru a accepta/refuza delegarea.
- În momentul completării datelor privind delegarea, poți completa atât data de începere (de la care are acces in REGES pentru firma ta), cât și data de sfârșit.
Câte persoane pot avea acces în Reges pentru o firmă?
Numărul de delegați nu este limitat strict la o singură persoană. Astfel, o firmă poate acorda acces:
- contabilului
- specialistului HR intern
- unei firme externe de servicii HR.
Totuși, recomandarea este să acorzi acces doar persoanelor de încredere și să stabilești clar cine are responsabilitatea efectivă pentru actualizarea datelor.
Cum revoci accesul unui delegat?
Dacă, din orice motiv, nu mai vrei ca o persoană să aibă acces la Reges Online (de exemplu, schimbi contabilul), procedura este simplă:
- Accesezi secțiunea Delegați unde se va afișa lista de delegați în funcție de starea delegării: Activ – delegările aflate în vigoare la data curentă, Încetat – delegările care au fost revocate sau care au ajuns la data de sfârșit
- Selectezi delegatul pe care vrei să-l revoci, și apeși butonul „Încetare delegare” din dreptul delegatului activ
- Se introduce data de la care delegarea nu va mai fi valabilă. Data poate fi selectată din calendar sau scrisă manual
- Se apasă Confirmă pentru transmiterea cererii.
- După transmiterea cererii, aplicația va confirma automat:
- Numele delegatului și firma care a inițiat încetarea
- CUI/CIF-ul fiecărei entități implicate
- Data de la care încetează delegarea
În listă, starea delegării se va actualiza automat în „Încetat”. Astfel, după confirmare, delegatul nu va mai avea acces în registrul de salariați al angajatorului curent. Această acțiune este ireversibilă și va apărea în istoricul de mesaje.
Este important să faci acest pas imediat ce colaborarea încetează, pentru a evita riscurile de securitate.
De ce să delegi pe cineva în REGES?
Un antreprenor trebuie să se concentreze pe dezvoltarea afacerii și pe generarea de venituri din activitatea economică. De aceea, este esențial să delege cât mai multe din sarcinile birocratice. În plus, delegarea în REGES îți conferă
- Eficiență: contabilul sau firma de HR poate opera modificările direct, fără să depindă de tine.
- Trasabilitate: fiecare delegat are propriul cont, iar acțiunile sunt înregistrate distinct.
- Siguranță: nu trebuie să partajezi parola contului tău personal, contabilul delegat va folosi datele lui pentru a se loga. Astfel, se lucrează transparent și în siguranță, iar tu păstrezi controlul asupra tuturor operațiunilor.
Deși aduce stres suplimentar cu tranziția datelor din Revisal, REGES Online oferă o metodă modernă și sigură de a gestiona contractele de muncă. Reprezentantul legal creează contul principal, iar accesul pentru contabil sau specialistul HR se acordă rapid, direct din platformă. Iar dacă relația de colaborare se schimbă, accesul poate fi revocat în câteva secunde.În plus, instituțiile au acces oricând la datele din REGES, și mai mult decât atât, tu poți accesa oricând și de oriunde pentru a le elibera angajaților tăi documentele solicitate.
