Minighid de navigare prin tranziții antreprenoriale. Reges-Online-un nou capitol al gestionării relațiilor de muncă care marchează schimbări de paradigmă
Părăsirea scenei relațiilor contractuale de către sistemul informatic Revisal și preluarea rolului de protagonist principal de către REGES Online aduce o nouă serie de provocări mediului antreprenorial. Practic, este definită o nouă etapă din sfera tranzițiilor antreprenoriale multiple la care au fost supuse intens companiile în ultimii ani. Pe un fond al modificărilor care se abat ca o furtună năprasnică asupra mediului de afaceri actual, toate aceste propuneri de redefinire a paradigmei digitale sunt privite cu oarecare doză de circumspecție de către factorii decizionali ai companiilor. Adresarea corectă a schimbării este însă apanajul profesioniștilor din cadrul companiei tale, o colaborare privită din optici diferite care să susțină eficient și sustenabil redefinirea traseului antreprenorial sub cupola modificărilor digitale.
Din spectrul actual al modificărilor digitale cu privire la gestionarea relațiilor contractuale face parte tranziția de la sistemul Revisal la unul care promite liniaritatea procesului de prelucrare a datelor salariaților în aria relațiilor de muncă, și anume, Reges Online. Ce implică trecerea la Reges Online, care este cadrul legislativ care fundamentează schimbarea, cum se transpune utilizarea acestuia la nivelul utilizatorilor în materie de avantaje și provocări și care sunt neajunsurile procesului de tranziție sunt doar câteva dintre aspectele de care ne vom ocupa în cadrul acestui material.
Pe scurt!
Ce este Reges Online și cum marchează acesta schimbarea de paradigmă în sfera relațiilor de muncă?
Care este cadrul legislativ ce surprinde imaginea rolului și scopului sistemului Reges Online?
Care sunt implicațiile concrete ale tranziției spre un registru cu principii de funcționalitate moderne?
Reges Online și numărătoarea inversă pentru ,,intrarea în drepturi depline”
De ce Reges Online promite mai mult decât vechiul sistem?
Provocări ale procesului de tranziție spre Reges Online
Drum cu dublu sens. Avantajele sistemului Reges Online pentru angajatori și angajați
Ce este Reges Online și cum marchează acesta schimbarea de paradigmă în sfera relațiilor de muncă?
Reges online este succesorul Revisalului în materie de gestionare a contractelor de muncă. Acesta marchează o nouă etapă a digitalizării relațiilor de muncă, și anume managementul acestora în sistem remote. În mod pragmatic, toate operațiunile realizate în vechiul sistem informatic care rula doar pe serverele proprii ale companiei, s-au mutat în cloud. Practic, noul sistem urmează trendul modernității prin asigurarea funcționalității platformei prin intermediul tehnologiei cloud. Aceasta remodelează maniera de lucru a persoanelor responsabile de introducerea contractelor de muncă precum și modificarea datelor aferente acestora în materie de încheiere, modificare, suspendare și încetare a acestuia.
Care este cadrul legislativ ce surprinde imaginea rolului și scopului sistemului Reges Online?
Instantaneul noului sistem informatic din sfera managementului resurselor umane este surprins prin intermediul Hotărârii nr. 295 din 27 martie 2025 privind Registrul general de evidență a salariaților-REGES-ONLINE, publicat în Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025. Actul normativ menționat anterior fixează cadrul general privind utilizarea registrului electronic. Practic, oferă un minighid de pătrundere a sensului și semnificației acestuia și de conformare din punct de vedere legislativ la sistemul Reges Online.
Care sunt implicațiile concrete ale tranziției spre un registru cu principii de funcționalitate moderne?
Evident, orice schimbare de paradigmă nu pare foarte confortabilă pentru antreprenori. În contextul conturat de lansarea noii platforme informatice Reges Online discutăm despre un nou tipar digital care la prima vedere poate induce disconfort emoțional utilizatorilor prin prisma rezistenței la schimbare a acestora.
Chiar dacă principalul focus al utilizatorilor la momentul actual este centrat spre pătrunderea efectivă a mecanismelor de utilizare a acestui program și a nuanțelor asociate acestuia, nu putem omite și această latură care se află cumva în spatele cortinei funcționalității sistemului. Sau ca o imagine de fundal care dictează într-o oarecare manieră plasarea elementelor de funcționalitate ale sistemului în spațiul pragmatic. Ți se poate părea o imagine destul de abstractă, însă este parte a realității antreprenoriale în materie de tranziție de sisteme digitale moderne. Și dacă te întrebi cum poți depăși această reticență la inovativitate în spectrul Reges Online, există câteva strategii prin care aceasta poate fi adresată eficient, și anume: conștientizarea problemei, explorarea sistemului pentru înțelegerea modului de funcționare, colaborarea cu specialiști în domeniul digital și proiectarea consecințelor neadaptării. Practic este esențial să înțelegi care ar fi urmările în situația evitării racordării la modernitate.
Reges Online și numărătoarea inversă pentru ,,intrarea în drepturi depline”
Unul dintre primele aspecte de care sunt interesați antreprenorii la momentul lansării modificărilor de natură legislativă ori digitală este legat de momentul la care trebuie să se conformeze acestor modificări. În ceea ce privește ralierea la conformitatea utilizării noului sistem Reges Online, conform art. 11, alin. (1) din cadrul Hotărârii nr. 295 privind Registrul general de evidență a salariaților, angajatorii au la dispoziție 6 luni de la momentul lansării actului normativ în spațiul de afaceri. Practic, până la data de 30 septembrie 2025, aceștia trebuie să finalizeze procesul de tranziție de la Revisal la Reges. Practic, în mai puțin de o lună deja Reges Online intră în drepturi totale privitor la rolul și scopul cu care acesta a fost proiectat.
De ce Reges Online promite mai mult decât vechiul sistem?
Una dintre caracteristicile principale ale noului sistem de gestionare a relațiilor de muncă, care îi atribuie o poziție diferită de ceea ce a presupus Revisal, sau pune într-o lumină diferită noul sistem este legată de posibilitatea angajaților de a vizualiza informațiile declarate de către angajatorii lor cu privire la contractele de muncă. Un aspect dorit de multă vreme de către aceștia a devenit acum realitate, prin intermediul Reges. Este vorba despre materializarea unui drept al angajaților care este just, mai ales în epoca digitalizării moderne. Așa cum am discutat, marele avantaj pentru angajatori este legat de dispariția anumitor limitări de timp și spațiu în utilizare astfel noul sistem oferind posibilitatea utilizării aplicației din orice loc, la orice moment. Evident, orice sistem inovativ care aduce o serie de beneficii în spațiul în care este lansat, nu este lipsit și de o serie de provocări.
Provocări ale procesului de tranziție spre Reges Online
Orice nouă implementare de paradigmă vine la pachet nu doar cu beneficii ci și cu o serie de provocări. Ce trebuie să cunoști de la bun capăt este faptul că gradul dificultății transpunerii la realitate practică a afacerii tale a noului sistem este strâns corelat la resursele de care dispui la momentul tranziției. Pentru claritate noi am delimitat 3 puncte cheie cu care se identifică sau sunt corelate principalele provocări cu care se confruntă ,,pe ultima sută de metri” utilizatorii sistemului sunt cele legate de:
- Etapa preliminară: principalele provocări identificate înaintea procesului de implementare: bariera redată de reticența personalului sau rezistența la schimbare în ceea ce privește implementarea acestui nou sistem, de asemenea necesitatea instruirii personalului cu privire la implementare.
- Implementare: principalele provocări asociate momentului implementării efective a sistemului: gestionarea obligativității utilizării semnăturii electronice avansate pentru dosarele de personal în format electronic; instruirea personalului privind utilizarea sistemului în situația IMM-urilor.
- Utilizarea efectivă: principalele provocări asociate momentului utilizării efective a sistemului: adaptarea aplicațiilor interne de gestiune a datelor personalului la noul sistem și comensurarea gradului de compatibilitate a acestora cu Reges Online.
La toate aceste 3 momente critice care corelează câteva provocări esențiale, este necesar să mai specificăm încă un element provocator în traseul funcționalității aplicației. Este vorba despre reticența angajatului sau cum să îi explici acestuia schimbarea de paradigmă transpusă la nivelul accesării autonome a aplicației Reges Online, varianta salariați. Practic, salariatul va apela tot la angajator pentru a asistarea explorării beneficiilor sistemului din postura angajatului. Încă o sarcină administrativă în plus pentru persoanele responsabile de gestiunea relațiilor de muncă cu ajutorul noului sistem. Aici discutăm și despre nivelul redus privind competențele digitale ale populației, aspect care interferează inevitabil cu capacitatea acestora în ceea ce privește utilizarea anumitor aplicații.
Printre alte provocări sau probleme întâmpinate în procesul de tranziție putem identifica:
- Nelămuriri legate de utilizarea ROeID pentru conectarea în cadrul platformei (de exemplu, este nevoie de instalarea unei aplicații în prealabil pentru realizarea conectării);
- Utilizarea exclusivă a CNP-ului pentru conectarea în cadrul platformei pe baza ROeID, aspect care generează o serie de neconcordanțe pentru administratorii străini care nu pot fi identificați în baza unui CNP (administratori din Israel, Turcia, Argentina etc.care au angajați pe teritoriul țării);
- Sincope ale registrului și imposibilitatea introducerii datelor;
- Înregistrarea în REGES pe baza semnăturii electronice care este corelată exclusiv la un CNP;
- Existența documentului de confirmare a semnăturii electronice digitale înaintea efectuării procedurii de înregistrare (utilizatorii trebuie să fie atenți la datele trecute în documentul de confirmare deoarece aceleași date vor fi trecute în Reges Online);
- Dificultatea logării în cadrul platformei în situația în care administratorul se conectează prin intermediul ROeID iar prelucrarea datelor este realizată de contabil;
- Procedura de înregistrare în cadrul platformei prin ROeID ți se poate părea anevoioasă, motiv pentru care recomandarea este să urmezi îndeaproape și cu atenție toți pașii menționați și să…ai răbdare, procesul de validare a identității poate dura până la 72 de ore.
- Delegarea responsabilității privind utilizarea sistemului trebuie însoțită de un contract și de mențiuni clare cu privire la persoana care va realiza modificări în Reges;
-
Posibilitatea ca angajatorii care se înregistrează în cadrul registrului Reges Online să nu înțeleagă pe deplin aspectul delegării sau acordarea drepturilor de utilizarea a sistemului către o altă persoană (de exemplu către firma de contabilitate cu care colaborează sau către o persoană fizică specialist HR). Atenție! Și firmele de contabilitate au propriul registru iar adesea acestea vor să realizeze delegarea din contul propriu, apar neconcordanțe în practică din acest punct de vedere;
- Desemnarea și delegarea sunt repere semnificative care asigură funcționalitatea corectă a sistemului, astfel utilizatorii trebuie să fie responsabili de parcurgerea corectă și completă a procedurii;
Acestea ar fi câteva dintre provocările întâmpinate de către antreprenorii care au reușit până la acest moment tranziția spre noul sistem. Fiecare factor decizional a companiei trebuie să identifice cele mai eficiente ,,strategii de navigare” prin cumulul de provocări lansate în orice moment al utilizării sistemului. O serie dintre acestea pot fi adresate prin familiarizarea cu Ghidul utilizării aplicației pus la dispoziție prin intermediul site-ului dedicat platformei. Aceasta poate fi găsit prin accesarea link-ului: https://reges.inspectiamuncii.ro/ajutor/.
Drum cu dublu sens. Avantajele sistemului Reges Online pentru angajatori și angajați
- Avantajele sistemului Reges Online pentru angajatori
Orice sistem inovativ care integrează principii de funcționalitate modernă nu este lipsit de o serie de avantaje manifestate asupra utilizatorilor. Este și cazul aplicației Reges Online. În cazul acestei aplicații, avantajele sunt în dublu sens. Atât pentru angajați cât și pentru angajatori. Pentru angajatori, unul dintre cele mai evidente avantaje sau beneficii este legat de accesul nelimitat de spațiu și de timp la utilizarea platformei, astfel aceștia au posibilitatea consultării datelor contractuale în timp real. De asemenea, sistemul oferă o securitate sporită a datelor gestionate prin intermediul platformei, securitate furnizată prin utilizarea tehnologiilor avansate similare celor utilizate în cadrul sistemului bancar. În aceeași manieră, putem discuta și despre simplificarea procesului de evidență și înregistrare a elementelor contractelor individuale de muncă, toate operațiunile specifice realizându-se direct din browser.
- Avantajele sistemului Reges Online pentru angajatori
Am putea spune faptul că, în avanpremieră, un sistem informatic de interes major pentru o companie manifestă incidențe pozitive asupra angajaților acesteia. Astfel, ,,pe celălalt sens de mers”, din perspectiva angajaților, registrul pentru salariați în formula Reges Online comportă o serie de avantaje pentru aceștia, printre care putem enumera: accesul facil la un istoric al relațiilor contractuale, un aspect mult dorit de-a lungul timpului de către angajați, posibilitatea ca salariatul să vizualizeze toate modificările raportat la contractul individual de muncă; de asemenea, salariatul poate primi notificări cu privire la modificările operate în cadrul sistemului raportat la contractul individual de muncă. În același sens, salariatul poate semnala angajatorului prin transmiterea notificărilor direct în sistem eventuale nereguli cu privire la neconcordanța datelor care reflectă realitatea de fapt și cele declarate în cadrul registrului. Posibilitatea de a descărca un istoric privind vechimea în muncă este un alt aspect cu incidență pozitivă asupra angajaților.
Pe scurt, pentru angajați noul sistem revoluționează modul de raportare la obținerea informațiilor esențiale din sfera relațiilor contractuale precum și atributele transparenței acestor informații. Pentru angajatori, schimbarea de paradigmă vine din posibilitatea utilizării sistemului web-based, accesibil pe baza conexiunii la internet, aspect care face ca o serie de limitări de timp și spațiu să devină filă de istorie, atunci când discutăm despre gestiunea relațiilor de muncă.
Racordarea la modernitatea digital-fiscală nu este un aspect facil de realizat pentru antreprenorii momentului. Tranziția spre noi reforme antreprenoriale presupune schimbare de mentalitate alături de o serie de strategii concrete de mobilizare a resurselor pentru ca procesul conformării să fie unul liniar și lipsit de prea multe impedimente.
Referințe principale de informare
Hotărârea nr. 295 din 27 martie 2025 privind Registrul general de evidență a salariaților – REGES-ONLINE, Publicat în Monitorul oficial nr. 279 din 31 martie 2025.
Site-ul Ministerului Muncii, Familiei, Tineretului și Solidarității Sociale, Comunicat de presă Ești salariat sau angajator în România? Accesează REGES ONLINE!, material în format electronic, disponibil la adresa: https://www.inspectiamuncii.ro/documents/66402/268210/Comunicat+08.04.2025.p df/85ed9851-e172-40f7-b4eb-73ff4fd1f181.
Registrul general de evidență a salariaților, Ghid privind utilizarea aplicației, material în format electronic, disponibil la adresa: https://reges.inspectiamuncii.ro/ajutor/.
Procedură din 6 mai 2025 de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din Registrul general de evidență a salariaților-REGES-ONLINE, Publicat în Monitorul Oficial nr. 430 din 9 mai 2025.
