Top 10 obligații pe care antreprenorii cred că le are contabilul – dar, de fapt, sunt responsabilitatea lor
Mulți antreprenori își imaginează că, odată ce au semnat contractul cu contabilul, scapă de griji. Realitatea e diferită: legea pune răspunderea pe umerii administratorului. Contabilul poate să ajute, să pregătească și să consilieze, dar deciziile și obligațiile legale rămân la antreprenor.
Așadar, hai să vedem cele mai frecvente zece confuzii – top 10 obligații pe care antreprenorii cred că le are contabilul – dar, de fapt, sunt responsabilitatea lor.
1. SPV
Deși ca antreprenor dai acces în SPV contabilului pentru a putea depune declarații, totuși, asta nu înseamnă că tu te eliberezi de stres și că mai mult, dacă vine o notificare ANAF și o ratezi, este vina contabilului că nu te-a anunțat. Este fals, obligația de a verifica în mod constant SPV este exclusiv a administratorului firmei, nicidecum a contabilului.
2. Depunerea declarațiilor fiscale
Contabilul întocmește declarațiile și le depune, dar răspunderea finală aparține administratorului. Dacă tu nu verifici declarațiile depuse și nu faci rectificativele necesare atunci ANAF va sancționa firma, nu contabilul. Mai mult, pentru obligațiile neachitate ale firmei plătește solidar administratorul, nu contabilul.
3. Organizarea și păstrarea documentelor justificative
Factura, chitanța, contractul , orice document justificativ trebuie arhivat de firmă, nu de contabil. Tu ai obligația de a ține și de a conduce contabilitatea firmei. Contabilul doar te ajută să ții evidența.
4. Angajările și relația cu salariații și ITM
Contabilul te poate sprijini cu REGES, dar contractele și respectarea Codului Muncii țin de firmă. Tu îți poți împuternici contabilul, dar în cele din urmă, responsabilitatea actelor îndeplinite conform legii (adăugare/modificare/încetare contracte, adeverințe etc).
Nu uita! Angajații fără acte la controlul ITM aduc amenzi firmei, nu contabilului. Și cine plătește datoriile pe care firma nu le achită? Administratorul.
5. Respectarea termenelor legale
Contabilul îți poate aminti termenele pentru plata datoriilor, dar responsabilitatea plății și respectării tuturor termenelor este a antreprenorului.
6. Emiterea facturilor și chitanțelor
Mulți antreprenori cred că dacă tot are acces în SPV și deci în RO e-Factura, atunci „se ocupă contabilul” și de emiterea facturilor. Atenție! Emiterea documentelor de vânzare este obligația firmei. Dacă vinzi fără factură sau cu factură întârziată, tu răspunzi, nu contabilul.
7. Acțiziționarea Registrului Unic de Control
Contabilul poate să îți explice ce registre trebuie să ai, cum se țin, dar obligația de a achiziționa RUC și alte registre este exclusiv a administratorului firmei.
8. Comunicarea cu autoritățile
Contabilul poate depune declarații, dar tu trebuie să răspunzi oficial la solicitările ANAF, ITM etc.
Dacă ANAF cere lămuriri și nu răspunzi, amenda o primește firma, nu contabilul.
9. Actualizarea datelor firmei la Registrul Comerțului
Modificările de sediu, obiect de activitate, administratori sau capital social se fac de către firmă, nu de contabil.
Exemplu: dacă nu declari schimbarea sediului, riști amenzi și inactivitate fiscală.
10. Deciziile financiare și comerciale
În orice aspect fiscal, contabilul doar te consiliază. Deciziile de credite, investiții, repartizare dividende sunt ale administratorului.
În concluzie…
Contabilul este un partener de încredere, dar nu e „administratorul din umbră” al firmei tale.
Antreprenorul trebuie să își cunoască obligațiile și să le îndeplinească, iar contabilul să fie consultantul care te ajută să navighezi corect prin legislație. Dacă vrei să afli exact ce ține de tine și ce ține de contabil, programează o discuție cu un expert contabil. Vei evita amenzi, blocaje și situații neplăcute.
