Ce verifică ANAF la deductibilitatea cheltuielilor?
Tu știi ce verifică ANAF la deductibilitatea cheltuielilor? Ți-am pregătit un ghid care să-ți arate, concret, ce hârtie trebuie să cauți în dosar astfel încât, la un control, discuția despre deductibilitate să fie scurtă și liniștită. Nu e teorie — e practică.
Ce verifică ANAF la deductibilitatea cheltuielilor?
Pe scurt, inspectorii ANAF caută răspuns la 4 întrebări:
1. Este cheltuială făcută în scopul activității?
2. Este documentată?
3. A fost încadrată corect?
4. Respectă plafoanele legale?
Ce atrage atenția inspectorilor?
- Cheltuieli fără documente justificative
- Evenimente B2B puse integral la reclamă, deși unele sunt doar mese la restaurant (care se încadrează la protocol)
- Cadouri și alte cheltuieli de protocol peste limita legală
- Foi de parcurs lipsă
- Bonuri fără CUI și fără justificări
- Diurne fără ordin de deplasare sau peste plafon, ori dublate de mese decontate.
- Abonamente software/telefonie cu utilizare personală sau pe numele persoanei fizice etc.
Ce să ai la îndemână?
- contracte
- facturi și chitanțe
- bonuri
- procese verbale și declarații pentru justificarea cheltuielilor
- dacă folosești mașina în regim mixt – contract de comodat, foi de parcurs, ordine de deplasare, deconturi
- registru cadouri (valoare/bucată, beneficiar, motiv) și calculul plafonului 2%
- dosar mijloace fixe (fișe, amortizare) și registrul inventar etc.
Checklist ANAF pentru deductibilitate
Auto & deplasări
1. politica auto (100% business sau mixt) – definește reguli de utilizare a mașinii, dar și cheltuielile (combustibil, parcări, întreținere, piese, asigurări etc)
2. asigură-te că ai un contract de comodat (dacă este mașina personală), contract de leasing (dacă este mașina firmei) etc. – care arată dreptul de folosință
3. foi de parcurs – traseu, km, scop, perioadă, semnături; lipsa lor înseamnă risc de respingere a deductibilității
4. facturi combustibil/întreținere etc./ bonuri corelate cu foile de parcurs
5. ordine de deplasare (delegație) și decont de cheltuieli (documente de transport/cazare) – pentru a clarifica cine s-a deplasat, unde, de ce
6. evidența diurnelor (intern/extern)
Protocol & evenimente B2B
1. facturi și chitanțe/op-uri
2. agende de eveniment și liste participanți (prospect/client/partener) – pentru a dovedi componenta de marketing
3. registru cadouri
Abonamente & IT
1. contracte/licențe/abonamente software (SaaS, CRM, ERP, cloud) – termeni, perioadă, utilizatori
2. justificarea utilizării – liste de utilizatori, rapoarte de acces – fără o justificare temeinică riști reîncadrarea la cheltuieli personale
3. facturi servicii digitale emise pe firmă, însoțite de chitanță/op
Alte achiziții
1. Contracte și facturi conforme transmise în e-Factura
2. bonuri cu CUI (sau cu o justificare temeinică în baza unui proces verbal și a unei declarații din partea administratorului)
Cum arată „dosarul de control” bine făcut (3 pași)
1. Actele contabile separate pe fiecare lună (fizic și electronic)
2. Un dosar cu un sumar al cheltuielilor din fiecare lună însoțite de detalii privind numărul documentului justificativ și/sau procesul-verbal
3. Un dosar cu documentele firmei (certificat de înregistrare, act constitutiv, registrul unic de control, registrul de evidență fiscală).
Concluzie
Un control ANAF reușit se câștigă din organizare: documentele potrivite, puse la locul potrivit, și eventual explicate pe scurt. De asemenea, pentru a evita orice problemă legată de deductibilitatea cheltuielilor, întreabă-ți contabilul înainte de a face cheltuiala pentru a te asigura că se poate deduce pe firmă și pentru a nu fi reîncadrată ulterior. Scapi astfel nu doar de un eventual control, ci și de amenzile nedorite.
