Minighid de supraviețuire a antreprenorului în anul 2025. Între paradigme fiscale și reforme financiar-contabile consistente. Abordare comprehensivă raportat la tranziția companiilor spre paradigma RO e-factura. Premise pentru asigurarea liniarității implementării. Episodul I

Articol scris in data de: 13 noiembrie 2025

Autor: Botar Claudia-Florina

Transformările plurivalente prin care trec toate afacerile momentului se concretizează în adevărate reforme cu potențial în reconfigurarea traseului antreprenorial. Într-un mediu în care singura constantă este schimbarea, fiecare antreprenor este responsabil de identificarea celor mai potrivite instrumente pentru gestionarea cu succes a acesteia. Una dintre paradigmele digital-fiscale de impact pentru mediul de afaceri românesc este reprezentată de RO e-factura. De maniera în care factorii decizionali ai companiilor s-au raportat la procesul de adoptare a paradigmei depinde într-o măsură semnificativă maximizarea indicatorilor de performanță. În cele ce urmează, noi propunem un model de implementare bazat pe răspunsurile structurate ale antreprenorilor la un chestionar centrat cu scopul adresării și documentării structurate a principalelor aspecte ce conturează premisele pentru asigurarea implementării cu succes a fenomenului la nivelul afacerii derulate. Abordarea propusă nu asigură o rețetă a succesului, însă pune bazele pentru ceea ce presupune conturarea unui minighid privind facilitarea integrării paradigmei în cadrul proceselor organizaționale.

În loc de introducere

Într-un spațiu antreprenorial care stă permanent sub semnul modernității, evoluția spectaculoasă a pilonilor fundamentali pe care se sprijină orice business la momentul actual este un factor determinat pentru marcarea drumului către succes. Provocările la care a fost expusă orice afacere autohtonă în ultimii ani au dat startul a numeroase reforme care dictează necontenit gradul de respectarea a principiului continuității proceselor de afaceri. Aceste aspecte legate de transformarea profundă a afacerilor nu mai reprezintă o noutate pentru niciun deținător de business. Dificultatea validată de către antreprenori în navigarea acestor tipuri de modificări de sorginte digitală este un aspect a cărui impact direct poate fi mult minimizat.

În tot acest cadru în care s-au derulat multiple modificări, fiecare factor decizional al afacerii a identificat cele mai adecvate instrumente care să asigure navigarea fără mari dificultăți prin multitudinea de schimbări. Unul dintre aceste instrumente care contribuie la sporirea gradului de conformitate fiscală este reprezentat de colaborarea cu specialiști din domeniul fiscal și digital. O reformă în contabilitate din punct de vedere a informatizării domeniului nu poate fi susținută în afara sprijinului oferit de către specialiștii în domeniu. Deopotrivă, pe fundalul lansării regulate a modificărilor substanțiale legate de transformările legislative fără o persoană specializată în domeniul fiscalității, implementarea ,,schimbării” poate fi real dificilă.

Sub apanajul digitalizării fiscale…

În ultimii ani, antreprenorii sunt martorii a ceea ce putem numi revoluția digitalizării fiscale la care sunt supuse afacerile. Trio-ul RO e-factura, RO e-transport și RO e-TVA domină procesele organizaționale derulate de către orice afacere la acest moment. Procesul adaptativ la aceste paradigme ale modernității este încă în plină derulare. Numeroasele provocări de care utilizatorii s-au izbit la momentul implementării și utilizării sistemelor moderne au reprezentat o piatră de poticnire pentru derularea armonioasă a proceselor pe baza utilizării sistemelor.

Povestea oricărui antreprenor autohton în ceea ce privește demararea afacerii începe cu pătrunderea într-o lume a modernității. Unii sunt izbiți de această realitate în așa manieră încât se simt copleșiți și incapabili de a gestiona toate aceste transformări. Alții, caută permanent instrumentele cele mai potrivite pentru a face față tuturor modificărilor lansate regulat în mediul de afaceri din România. Și unii, și ceilalți duc o luptă intensă pentru maximizarea parametrilor de performanță digitală și fiscală.

Linia de demarcație

Încă de la momentul inițierii unei afaceri, antreprenorii se vor izbi de paradigmele modernității. Ulterior, la tot pasul vor fi întâmpinați de tot ceea ce reprezintă la momentul actual reforma digitalizării în derularea proceselor de afaceri. De la momentul emiterii primei facturi până la punctul de transmitere a unui decont de taxă pe valoare adăugată. De la emiterea unui bon fiscal până la conturarea unui raport cu datele transmise cu privire la activitatea aparatului de marcat electronic fiscal pe baza conectării online a acestuia la serverele ANAF.

De pe terenul practicii de afaceri, sesizăm faptul că tot mai mulți antreprenori caută să identifice modalități concrete care să îi sprijine în procesul de acomodare cu modificările lansate permanent în spațiul de afaceri. Ce trebuie însă ca aceștia să cunoască este faptul că nu există o rețetă predefinită a succesului și a maximizării indicatorilor de performanță ci doar un traseu constant conturat prin colaborarea permanentă cu specialiști din spectrul gestionării modificărilor fiscale și digitale.

Multitudinea de informații care trebuie asimilate de către fiecare antreprenor în vederea aplicării acestora și evitării sancțiunilor poate fi real copleșitoare pentru oricine pătrunde în mediul de business din România. Rolul de antreprenor nu vine la pachet cu un manual de bune practici sau instrucțiuni care să asiste real întreg parcursul existențial al acestora în derularea proceselor organizaționale. Fiecare factor decizional al afacerii este nevoit să-și contureze propriul ghid de supraviețuire într-un mediu ghidat de paradigme digitale ample și reforme financiar-contabile consistente.

Prin intermediul acestui material, nu pretindem abordarea exhaustivă a unor noțiuni complexe din spectrul digitalizării fiscale ori a paradigmelor financiare, ci dorim să conturăm un manual de conduită privitor la maniera de raportare a antreprenorului modern la ultimele noutăți în materie de digitalizare fiscală. Sau, cel puțin să oferim premisele pentru conturarea unui astfel de manual. Acesta poate fi aplicat atât de către antreprenorii experimentați cât și de către cei inițiați în ale antreprenoriatului.

Repere ale reformei digital-fiscale. Elemente care redefinesc traseul antreprenorial

Paradigmele digitale consistente în spectrul fiscalității afacerilor din România formează cvintuplu fenomenului de digitalizare fiscală compus din: RO e-factura, RO e-transport, RO e-TVA, RO e-case de marcat electronice fiscale și RO e-sigiliu. Niciun antreprenor sau factor decizional al afacerii nu se poate ține departe de tot ceea ce presupun aceste paradigme. Ele influențează manieră derulării afacerilor, deținând caracter de indispensabilitate în armonizarea acțiunilor antreprenoriale actuale. În cele ce urmează, vom prezenta maniera de adresare a antreprenorilor la ceea ce presupune una dintre cele mai semnificative schimbări ale digitalizării fiscale, produse pe direcția implementării RO e-facturii la nivelul proceselor organizaționale.

Pilonul I: RO e-factura. Minighid de supraviețuire în anul 2025

Realmente, din momentul lansării paradigmei RO e-facturii în spațiul antreprenorial au apărut o serie de modificări care fac ca atenția la detalii și vigilența să fie elemente importante din ,,arsenalul” antreprenorului. Lucrurile pot fi însă articulate într-un sens pozitiv prin punerea în comun a forțelor persoanelor specializate în gestionarea schimbării, o relația tripartită formată deopotrivă din factori decizionali, persoane specializate în transpunerea cerințelor legislative pe limbaj antreprenorial și bineînțeles informaticieni.

Aspectele principale pe care ar trebui să le cunoască orice antreprenor inițiat sau, dimpotrivă avizat cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura dețin caracterul complexității. În cele ce urmează noi vom pune conul de lumină pe acele modificări care conturează minighidul de supraviețuire cu privire la RO e-factura aferent anului 2025. Orice antreprenor, indiferent de gradul de pregătire al acestuia ori experiența deținută pentru derularea afacerilor va recunoaște dificultatea nevigării cu succes prin multiplele modificări de natură legislativă. Un prim aspect care se conturează ca o necesitate a mențiunii în preambulul ghidului de supraviețuire a modificărilor lansate prin RO e-factura este legat de obligativitatea utilizării sistemului. Moment marcat de anul 2024, atunci când companiile (persoane juridice) care emiteau facturi către alte companii (persoane juridice) au fost obligate la transmiterea acestor facturi prin intermediul platformei RO e-factura. Au exitat de asemenea și perioade în care sancțiunile aplicabile pentru nerespectarea unor prevederi au fost trecute în modul stand by. De altfel, o bună oportunitate pentru antreprenori pentru a identifica cele mai eficiente metode de îndeplinire a tuturor prevederilor legislative, fără a fi supuși unor sancțiuni.

Sistemul RO e-factura a reprezentat una dintre porțile de intrare a antreprenorilor într-o lume caracterizată de un ecosistem digital fiscal care reformează maniera desfășurării proceselor de afaceri. Poate suna ca o poveste marcată de un happy end, totuși, aceasta nu este marcată de un sfârșit, cu atât mai mult unul fericit. Treptat, sistemul RO e-factura a devenit obligatoriu pentru toate cele 3 paliere ale derulării tranzacțiilor comerciale: B2G, B2B și B2C. În această manieră, un sistem care inițial era privit de către antreprenori cu reticență, a devenit treptat parte din ceea ce presupune derularea afacerilor moderne. Principalul reper atunci când discutăm despre reglementarea aspectelor în materie de RO e-factura este reprezentat de OUG 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național RO e-factura și factura electronică în România. De-a lungul existenței sale, de la momentul lansării în spațiul de afaceri (2022) până în prezent au fost configurate un număr de 6 consolidări asupra acestui act normativ: una în anul 2022, două în anul 2023, două în anul 2024 și una în anul 2025.

Ce trebuie să cunoști de la bun capăt este faptul că nimeni nu îți garantează o rețetă a navigării cu succes prin totalitatea modificărilor care intervin în maniera de utilizare a paradigmelor digitalizării fiscale. Fiecare antreprenor este responsabil de conturarea propriului minighid privind călătoria spre optimizarea parametrilor de digitalizare fiscală în contexte dificil de preconizat din punct de vedere a traseului urmată de modernitate. Noi îți propunem câteva direcții care te vor asista în conturarea acestui îndrumar practic privitor la supraviețuirea în vreme de avans tehnologic masiv privit din perspectiva digitalizării de natură fiscală. Pentru aceasta, vom răspunde punctual la cele mai adresate întrebări ale antreprenorului modern cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura: întrebări ale momentului.

Fără să ne oprim asupra unor aspecte de bază cu care tu deja ești familiarizat legat de utilizarea RO e-factura, trebuie să reiterăm faptul că acest sistem este unul dintre pilonii fundamentali atunci când vine vorba despre digitalizarea fiscală a afacerilor momentului. Nicio companie nu scapă de obligativitatea utilizării sistemului, indiferent de caracteristicile principale ale acesteia. Pentru a contura un minighid de supraviețuire privitor la navigarea cu succes prin tumultul de modificări legislative specifice RO e-facturii, este nevoie să răspunzi în prealabil la o serie de întrebări care vor trasa direcțiile generale ale îndrumarului de supraviețuire. Astfel că, înaintea fixării pilonilor principali de susținere a broșurii de navigare trebuie să răspunzi clar și concis la următorul chestionar.

Chestionar de evaluare a parametrilor companiei tale pentru asigurarea supraviețuirii în vremuri de digitalizare fiscală. RO e-factura

1. Care este procentul de familiaritate a companiei (factori decizionali, personal din cadrul fiecărui departament al companiei) cu sistemul RO e-factura?
2. Care sunt tipurile de activități derulate de către companie (preponderent interne sau externe)?
3. Care este procentul specific în ceea ce privește derularea tranzacțiilor comerciale cu persoane juridice (relația B2B), respectiv cu persoane fizice (relația B2C)?
4. Cu ce regularitate derulezi tranzacții comerciale cu instituțiile statului (relația de tip B2G)?
5. Care este gradul de conformitate digitală din punct de vedere fiscal atins de compania ta la acest moment?
6. Au existat dificultăți în ceea ce privește procesul de raliere la modificările digitale precedente apariției sistemului RO e-factura?
7. Care este gradul de asimilare a cerințelor de tip legislativ atunci când vine vorba de digitalizare? Colaborezi cu persoane specializate în zona fiscalității?
8. Ai încheiat parteneriate cu furnizori specializați de soluții digitale integrate?
9. În ce măsură faci apelul la resurselor digitale puse la dispoziție de către ANAF atunci când vine vorba despre utilizarea sistemului RO e-factura?
10. Care este procentul de asimilare a cerințelor RO e-facturii transmise prin intermediul OUG 120/2021 care privește normele legate de utilizarea platformei, în materie de cerințe de transmitere, categorii de contribuabili care trebuie să utilizeze sistemul, termene de transmitere, excepții de la utilizarea sistemului etc.
11. Există în companie parteneriate cu furnizori specializați în gestionarea modificărilor de natură digitală? Care este procentul externalizării serviciilor din sfera informatică și financiar-contabilă?
12. Ce soft utilizezi pentru evidența primară a companiei tale? Acesta este integrat cu RO e-factura?
13. Există în cadrul companiei proceduri pentru arhivarea electronică a facturilor primite și emise? Apelezi la furnizori specializați în acest domeniu? Cunoști regulile cu privire la arhivarea documentelor ,,marcate” de sistemul RO e-factura?
14. Ce cunoști despre interconexiunea paradigmelor digitale fiscale? Ce importanță acorzi problematicii?
15. Cum te raportezi la termenele limită atunci când vine vorba despre ralierea la prevederi legislative? Consideri că acestea trebuie respectate cu rigoare sau nu acorzi prea mare importanță acestui aspect?
16. Fructifici toate perioadele de grație acordate pentru acomodarea cu introducerea unor reglementări noi în sensul testării aplicabilității sistemelor moderne în cadrul afacerii tale și a identificării celor mai adecvate metode de contracarare a potențialelor inconveniente?
17. Cunoști legătura dintre datele declarate în cadrul RO e-factura și conturarea decontului precompletat de TVA prin intermediul sistemului RO e-TVA?
18. Cunoști consecințele necorelării unui decont precompletat de TVA (formularul P300) cu cel depus de către tine prin intermediul formularului D300 (decont precompletat de TVA) ca urmare a neconcordanței datelor transmise prin intermediul RO e-factura?
19. Ești familiarizat cu toate tipurile de facturi care trebuie transmise prin intermediul platformei?
20. Deții, la nivelul companiei un plan dinamic, personalizat de implementare a digitalizării fiscale remarcată prin intermediul paradigmelor moderne?

Chestionarul de mai sus surprinde 20 de repere pragmatice care te ghidează spre conturarea minighidului de supraviețuire privitor la obținerea gradului de conformare digital-fiscală din perspectiva RO e-facturii. Evident, aceste aspecte nu îți pot garanta în mod absolut succesul. Niciun antreprenor modern nu deține la momentul actual vreo ,,baghetă magică” care să îl propulseze instant spre nivelul de performanță scontat. Trebuie să ținem cont de un amalgam de factori și de o diversitate de aspecte atunci când dorim să optimizăm procesele de afaceri și să ne raliem la toate modificările care survin cu o regularitate remarcabilă în spațiul de afaceri.

Acest chestionar poate reprezenta atât un punct de reper pentru implementarea la nivelul proceselor de afaceri a paradigmei RO e-factura pe baza evaluării situației conjuncturale a afacerii derulate cât și un instrument de cercetare cantitativă care să aducă plusvaloare mediului de afaceri în vederea asimilării principalelor aspecte care conduc la facilitarea implementării sistemului fără inconveniente majore. În această manieră, antreprenorii novice vor fi asistați eficient în tot ceea ce propune adoptarea paradigmei RO e-factura la nivelul proceselor organizaționale. Considerăm oportună conturarea unui punct de reper în ceea ce privește implementarea procesului paradigmelor digitalizării fiscale, având în vedere complexitatea problematicii și multiplele valențe pe care le poate îmbrăca un astfel de proces. Mai ales dacă discutăm despre cei care abia pătrund în cadrul mediului de afaceri autohton și sunt debusolați când vine vorba despre primii pași în pătrunderea mediului de business. Din observații pragmatice de pe teritoriul mediului de business, identificăm nevoia micilor antreprenori pentru a primi susținere în vederea asigurării implementării cu succes a fenomenului digitalizării prin RO e-factura. Chestionarul poate fi adaptat la orice altă paradigmă a digitalizării fiscale ori reformă financiar-contabilă care se dorește a fi implementată la nivelul companiilor.

Referințe principale de informare

Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul Oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

Ordonanță de urgență nr. 138 din 4 decembrie 2024privind modificarea și completarea unor acte normative în domeniul fiscal-bugetar, precum și pentru reglementarea altor măsuri, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1222 din 5 decembrie 2024.

Ordin nr. 1783 din 4 noiembrie 2021 privind natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal, modelul de raportare, procedura și condițiile de transmitere, precum și termenele de transmitere și data/datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt obligate să transmită fișierul standard de control fiscal, Publicat în Monitorul oficial nr. 1073 din 9 noiembrie 2021.

Rentrop & Straton, SAF-T pentru contribuabilii mici, Material în format electronic, ISBN 978-606-47-1401-5.

Întrebări frecvente și răspunsuri specifice schemei SAF-T, Document de asistență pentru pregătirea și depunerea Declarației informative D406 fișierul standard de control fiscal (SAF-T) Versiunea 1.2, București, aprilie 2022, material în format electronic, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Intrebari _rasp_specifice_SAF-T_v_1_2_200422.pdf.

Ordonanță de urgență nr. 41 din 8 aprilie 2022 pentru instituirea Sistemului național privind monitorizarea transporturilor rutiere de bunuri RO e-Transport și de abrogare a art. XXVIII din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 130/2021 privind unele măsuri fiscal-bugetare, prorogarea unor termene, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, publicat în Monitorul Oficial nr. 356 din 11 aprilie 2022.

Ordonanța de urgență nr. 70 din 21 iunie 2024 privind unele măsuri de implementare și utilizare a decontului precompletat RO e-TVA și valorificarea datelor și informațiilor prin implementarea unui sistem de guvernanță specific, precum și alte măsuri fiscale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.

Ordonanță de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.

Ordonanță de urgență nr. 28 din 25 martie 1999 (**republicată**) privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale***, Publicat în Monitorul Oficial nr. 75 din 21 ianuarie 2005.

Sistemul național RO e-TVA, disponibil prin intermediul site-ului ANAF.