Minighid de supraviețuire a antreprenorului în anul 2025. Între paradigme fiscale și reforme financiar-contabile consistente. Abordare comprehensivă raportat la tranziția companiilor spre paradigma RO e-factura. Premise pentru asigurarea liniarității implementării. Episodul II
Cu toții cunoaștem faptul că, uneori nu este suficient să deții informația fără a avea și instrumentele necesare în vederea asigurării aplicabilității eficiente a acesteia. Pentru a completa armonios aspectele legate de facilitarea implementării fenomenului RO e-factura la practica afacerilor autohtone, vom oferi un exemplu privind modul în care poți să oferi răspunsuri chestionarului, în așa fel încât procesul de racordare la modernitatea paradigmelor digitalizării să fie mult mai ușor de asimilat de către toți factorii decizionali ai companiei tale.
Repere generale privind implementarea sistemului RO e-factura pe baza chestionarului de evaluare propus. Frânturi din viața afacerilor moderne. Adresarea punctuală a itemilor chestionarului din episodul I
Pentru a pregăti terenul în ceea ce privește sporirea gradului de familiarizare cu sistemul RO e-factura, te invităm să urmărești în cele ce urmează direcțiile principale funcție de care te poți cadra în ceea ce privește răspunsurile oferite la chestionarul de evaluare propus anterior. Astfel, dacă intenționezi să pătrunzi în lumea antreprneoriatului și nu știi de unde să o apuci pentru a te alinia la toate modificările de natură digital-fiscală, iată mai jos principalele repere de care trebuie să ții cont. La finalul chestionarului vei putea să autoevaluezi și gradul intern de pregătire în ceea ce privește adoptarea tehnologiilor moderne capabile să gestioneze modificările de natură digitală.
Familiarizarea factorilor decizionali ai companiei precum și a angajaților din cadrul entității cu sistemul RO e-factura asigură într-o măsură semnificativă liniaritatea procesului de implementare a sistemului. Atunci când procesul adoptării paradigmei beneficiază de un grad rezonabil de transparență și de o cercetare în prealabil a cerințelor implementării, abaterile de la o tranziție lină sunt substanțial reduse. Fluidizarea procesului de integrare a paradigmei la nivelul proceselor organizaționale este direct dependentă de înțelegerea de către pilonii principali ai procesului de implementare a manierei de customizate a fenomenului la mediul specific companiei. Recomandarea principală este legată de familiarizarea personalului cu obligativitatea utilizării RO e-facturii pe direcția celor 3 modele de business, și anume: B2G, B2B și B2C. Trebuie să cunoști în prealabil faptul că începând cu data de 1 ianuarie 2024, și respectiv 1 ianuarie 2025, a devenit obligatorie transmiterea facturilor emise pentru relațiile comerciale derulate pe direcția B2B și B2C. De asemenea, perioadele de grație aplicabile înaintea utilizării în regim obligatoriu a sistemului au oferit șansa familiarizării utilizatorilor cu maniera de funcționare a sistemului. Privitor la procentele rezonabile care indică un grad de familiaritate adecvat și implicit, un nivel de adaptabilitate uniform, pe baza experienței practice, considerăm următoarele: un procent de peste 50% înregistrat ca nivel de familiarizare cu ceea ce presupune sistemul RO e-factura îți poate asigura un proces al implementării cu un grad rezonabil de conformitate. Un procent cuprins între 10%-30% considerăm ca este insuficient în vederea asigurării unui proces lin de adoptare a sistemului RO e-factura. Idealul în acest spectru, este corelat la o rată de peste 70% raportat la un fundal al cunoștințelor deținute în prealabil cu privire la cadrul specific implementării sistemului RO e-factura. Evident, aceste procente aproximate pe baza observațiilor din spațiul de afaceri autohton, pot fi afirmate sau, dimpotrivă, infirmate de către cercetarea pragmatică realizată în urma aplicării efective a chestionarului în rândul antreprenorilor din România, care au pătruns relativ recent în spațiul antreprenorial. (Item 1)
Un alt reper important funcție de care trebuie să te cadrezi la momentul intenției de adoptare a paradigmei în cadrul proceselor organizaționale este redat de cunoașterea raportului în ceea ce privește tipul de operațiuni derulate în cadrul entității. Produsele livrate de tine ori serviciile prestate se adresează preponderent clienților interni sau aria de acoperire este mult mai largă, cuprinzând și colaborarea cu parteneri din afara țării? Dacă facturezi doar către clienți care își derulează activitatea pe teritoriul României, deții obligația de a transmite toate facturile emise către instituțiile statutului, companii și persoane fizice. Dacă activitatea ta este preponderent centrată spre clienți externi (cei care își derulează complet activitatea în alte state) atunci nu vei fi nevoit să transmiți facturile emise prin intermediul sistemului RO e-factura. Totuși, platforma trebuie utilizată pentru descărcarea facturilor primite de la furnizori având în vedere obligativitatea considerării ca principală bază documentară pentru înregistrarea în cadrul evidenței operative a companiei. (Item 2)
Cel mai adesea, companiile intră în relații comerciale cu persoane juridice, relații aferente modelului de business B2B. În acest sens, facturile emise către persoanele juridice sunt obligatoriu de încărcat în cadrul sistemului RO e-factura începând cu data de 1 ianuarie 2024. De asemenea, derularea operațiunilor de comercializare cu persoane fizice, impune ,,validarea” operațiunii prin marcarea cu ,,sigiliul” RO e-facturii. Raportat la acest aspect, există anumite rigori în ceea ce privește utilizarea sistemului. De asemenea, au existat perioade de grațiere în ceea ce privește aplicarea anumitor sancțiuni pentru nerespectarea reglementărilor legate de utilizarea sistemului național RO e-factura. De ce este nevoie să cunoști parametrul legat de specificul operațiunilor derulate de către compania ta? Deoarece, acest aspect permite parametrizarea utilizării sistemului funcție de acest factor semnificativ. (Item 3)
Derularea tranzacțiilor comerciale cu instituțiile statutului (instituțiile publice) implică o abordare distinctă în ceea ce privește emiterea și încărcarea facturii în cadrul sistemului RO e-factura. Sunt anumite elemente de diferențialitate la care utilizatorii trebuie să ia seama, pentru asigurarea transmiterii unui document valid în cadrul platformei. De pildă, codificarea tranzacției derulate prin intermediul codurilor CPV este un aspect obligatoriu dacă facturile sunt emise către o instituție publică. Acest aspect are implicații asupra avizării operațiunii de către CFP (din perspectiva partenerului) și în mod implicit asupra încasării creanței survenite ca urmare a acestei operațiuni derulate (din perspectiva companiei tale). Aceste coduri au la bază un nomenclator cu valori și denumiri predefinite, care trebuie respectat cu rigurozitate. De asemenea, facturile emise în relația B2G trebuie să fie corelate la condițiile stipulate în cadrul contractului care stă la baza derulării tranzacției comerciale dintre tine și instituția publică. Este important să respectăm rigorile aferente procesului, pentru a asigura îndeplinirea cu strictețe a caracterului de document justificativ al facturii în vederea execuției bugetare a cheltuielilor și pentru înregistrarea în contabilitate a operațiunilor. În ceea ce privește relația B2G, se identifică doi actanți principali, și anume: emitentul facturii și beneficiarul acesteia. Emitentul facturii poate fi orice agent economic, indiferent de statutul deținut din punct de vedere al taxei pe valoare adăugată (plătitor/neplătitor de TVA). Beneficiarul facturii este reprezentat de autoritatea contractantă care are contracte ce vizează anumite categorii de achiziții publice ori de instituția publică. (Întrebarea 4)
Un alt aspect important considerat pentru fluidizarea procesului de adoptare a paradigmelor digitale fiscale inovative, și implicit, a RO e-facturii este legat de gradul de conformitate fiscală atins de compania ta până la acest moment. La ce se rezumă acest aspect? Concret, la modalitatea în care ai reușit să te raliezi la toate modificările precedente implementării sistemului RO e-factura ori a celorlalte paradigme ale digitalizării fiscale. Aici putem să ne oprim asupra manierei de receptivitate la configurarea unui cont în Spațiul Privat Virtual, la impedimente întâlnite în procesul de transmitere electronică a diverselor formulare fiscale etc. De maniera în care ai reușit să faci față implementării acestor schimbări, depind premisele conturate pentru racordarea cu ușurință la modernizarea prin tranziția spre elementele de digital-fiscale. Evident, nimic nu te poate real pregăti pentru ceea ce presupune provocarea implementării procesului în sine, însă o familiarizare rezonabilă cu un proces similar poate fi de real sprijin. De asemenea, un aspect important este legat de identificarea instrumentelor prin care să minimizezi inconvenientele întâlnite pe traseul implementării diverselor paradigme ale digitalizării la nivelul departamentului financiar-contabil. (Item 5 și 6)
Atunci când vine vorba de navigarea prin tumultul de modificări de natură legislativă, atingerea unui nivel ridicat de conformitate din punct de vedere fiscal poate părea un deziderat cu proiecție viitoare. Pentru a aduce acest obiectiv cât mai aproape de realitatea financiar-contabilă a afacerilor trebuie să recurgi la una dintre cele mai eficiente metode: colaborarea cu specialiști în domeniul fiscalității. Plurivalența transformărilor de tip legislativ și nuanțele multiple pe care le prezintă un act normativ lansat în spațiul de afaceri reprezintă o reală provocare pentru orice antreprenor, indiferent de gradul de pregătire al acestuia ori de entuziasmul cu care pătrunde în spațiul de business. Colaborarea cu specialiști în domeniul fiscalității poate aduce plusvaloare unei companii prin identificarea manierei de optimizare fiscală în conformitate cu specificul activității derulate. În afara unor astfel de colaborări, personalul din cadrul departamentului financiar-contabil va fi suprasaturat de sarcini multiple, existând în această manieră riscul de periclitare a atributului conformității fiscale. (Item 7)
Un alt aspect indispensabil pentru derularea armonioasă a proceselor de business actuale, este legat de parteneriatele încheiate cu personal specializat din sfera informatică, persoane care să ghideze eficient și țintit fenomenul transpunerii noutăților digitale în rândul proceselor interne. Îndrăzneț dar realist, am putea să afirmăm imposibilitatea menținerii relevanței afacerii în contextul omiterii acestor colaborări. Evident, aceste servicii pot fi externalizate ori internalizate, raportat la necesitățile de informare a fiecărei companii în parte. Cerințele atât de complexe în ceea ce privește raportarea digitală, trebuie să fie real transpuse pe limbajul fiecărui proces de afaceri. Un furnizor specializat în sfera gestionării schimbărilor de natură digitală va contribui substanțial la propulsarea afacerii tale spre indicatori de performanță scontați din punct de vedere a conformității digitale. Acei antreprenori care nu prioritizează astfel de colaborări maximizează riscul de a aluneca pe un ,,topogan” al cerințelor de raportare complexe, dificil de înțeles, aspect care se traduce în termeni de incapacitate a transpunerii corecte la realitatea practică a afacerii. Oricum, acest aspect nu mai reprezintă un moft al afacerilor care activează în lumea marcată de digitalizare ci o necesitate care contribuie la menținerea relevanței companiilor pe un astfel de fundal. (Item 8)
Un alt aspect dependent de cele expuse anterior, este legat de infrastructura digitală utilizată pentru asigurarea funcționalității sistemului RO e-factura. Pentru a rărspunde nevoilor antreprenorilor, ANAF a lansat o aplicație special concepută pentru generarea fișierului xml a facturii care trebuie încărcată în cadrul sistemului. Astfel, utilizatorii pot face apelul la acest soft disponibil online, în regim gratuit, pentru a-și îndeplini responsabilitățile în ceea ce privește emiterea facturii în formatul acceptat de către sistemul RO e-factura. Totuși, extrem de frecvent în practica de afaceri întâlnim o altă metodă de îndeplinire a obligațiilor RO e-factura. Este vorba despre utilizarea unui soft complex de gestiune a datelor financiar-contabile care deține varianta integrată a sistemului RO e-factura. Există la momentul actual o diversitate vastă a acestor aplicații, oferind posibilitatea de customizare funcție de nevoile de informare ale utilizatorului. Un procentaj ridicat al utilizării sistemelor integrate poate asigura eficientizarea procesului de transmitere a informațiilor în fluxul contribuabil-Fisc. (Item 9)
Principalul act normativ care reglementează aspectele principale legate de funcționarea și administrarea sistemului RO e-factura este reprezentat de Ordonanța de Urgență nr. 120/2021. Elementele de fond ale actului normativ au suferit de la momentul lansării acestuia o serie de consolidări, care au pus adesea în dificultate utilizatorii sistemului. Următorul material va puncta principalele aspecte legislative din cadrul acestui act normativ principal.
Va urma…
Referințe principale de informare
Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul Oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.
Ordonanță de urgență nr. 138 din 4 decembrie 2024privind modificarea și completarea unor acte normative în domeniul fiscal-bugetar, precum și pentru reglementarea altor măsuri, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1222 din 5 decembrie 2024.
Ordin nr. 1783 din 4 noiembrie 2021 privind natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal, modelul de raportare, procedura și condițiile de transmitere, precum și termenele de transmitere și data/datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt obligate să transmită fișierul standard de control fiscal, Publicat în Monitorul oficial nr. 1073 din 9 noiembrie 2021.
Rentrop & Straton, SAF-T pentru contribuabilii mici, Material în format electronic, ISBN 978-606-47-1401-5.
Întrebări frecvente și răspunsuri specifice schemei SAF-T, Document de asistență pentru pregătirea și depunerea Declarației informative D406 fișierul standard de control fiscal (SAF-T) Versiunea 1.2, București, aprilie 2022, material în format electronic, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informati i_R/Intrebari _rasp_specifice_SAF-T_v_1_2_200422.pdf.
Ordonanță de urgență nr. 41 din 8 aprilie 2022 pentru instituirea Sistemului național privind monitorizarea transporturilor rutiere de bunuri RO e-Transport și de abrogare a art. XXVIII din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 130/2021 privind unele măsuri fiscal-bugetare, prorogarea unor termene, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, publicat în Monitorul Oficial nr. 356 din 11 aprilie 2022.
Ordonanța de urgență nr. 70 din 21 iunie 2024 privind unele măsuri de implementare și utilizare a decontului precompletat RO e-TVA și valorificarea datelor și informațiilor prin implementarea unui sistem de guvernanță specific, precum și alte măsuri fiscale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.
Ordonanță de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.
Ordonanță de urgență nr. 28 din 25 martie 1999 (**republicată**) privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale***, Publicat în Monitorul Oficial nr. 75 din 21 ianuarie 2005.
Sistemul național RO e-TVA, disponibil prin intermediul site-ului ANAF.
