Minighid de supraviețuire a antreprenorului în anul 2025. Între paradigme fiscale și reforme financiar-contabile consistente. Abordare comprehensivă raportat la tranziția companiilor spre paradigma RO e-factura. Premise pentru asigurarea liniarității implementării. Episodul III
Nevoia de îndrumare a antreprenorilor moderni în contexte economice extrem de dinamice este tot mai acută. În acest cadru nu mai este suficientă o informare autonomă, ci se impune colaborarea cu o serie de specialiști în vedereaconturării celui mai potrivit ghid de supraviețuire antreprenorială. Doar în această manieră, antreprenorii moderni pot să obțină ,,arsenalul necesar” pentru a face față tuturor modificărilor digital-fiscale care propun reformarea modelelor de afaceri. Una dintre cele mai complexe modificări digital-fiscal cu care mediul de afaceri se confruntă de o perioadă semnificativă de timp este implementarea sistemului RO e-factura. Nu este cea mai complexă, însă prin prisma recurenței în utilizare devine una dintre cele mai provocatoare paradigme. Supraviețuirea antreprenorilor în vremuri de digitalizare fiscală accentuată, se poate realiza pe baza conturării unor minighiduri de îndrumare care să ofere suport în navigarea cu succes a acestor modificări. Primele două episoade ale seriei Minighid de supraviețuire a antreprenorului în anul 2025. Între paradigme fiscale și reforme financiar-contabile consistente. Abordare comprehensivă raportat la tranziția companiilor spre paradigma RO e-factura. Premise pentru asigurarea liniarității implementării au propus un minighid de navigare a schimbărilor survenite în ,,digitalul fiscal” al afacerilor actuale prin conturarea unui chestionar la care trebuie să răspundă orice antreprenor care realizează implementarea paradigmei. Astfel, primele două episoade propun 20 de itemi structurați sub forma unui chestionar, alături de indicii cu privire la modul în care aceștia pot fi adresați în manieră eficientă.
Ultimul episod al seriei aduce în atenția ta o colecție a modificărilor legislative ale anului 2025 cu privire la paradigma RO e-factura. Iată așadar, câteva aspecte care au marcat evoluția sistemului RO e-factura în anul 2025.
Cronică de informare antreprenorială cu privire la navigarea prin modificările legislative ale anului 2025 raportat la RO e-factura
1. Sistemul RO e-factura devine obligatoriu de la 1 ianuarie 2025 pentru transmiterea facturilor emise către persoanele fizice (relația de tip B2C). Totuși, necesitatea de acomodare a utilizatorilor și cu această noutate din spectrul utilizării sistemului, a condus la acordarea unei perioade de grație pentru aplicarea sancțiunilor. Astfel, până la data de 1 iulie 2025, au fost exceptați de la aplicarea sancțiunilor contribuabilii care emit facturi către persoanele fizice. (Relația de tip B2C)
2. Tot începând cu anul 2025, pentru facturile emise în baza operațiunilor realizate în contextul achizițiilor publice, achizițiilor sectoriale, cesiuni de lucrări, concesiune de servicii precum și în situația contractelor de achiziții publice în domeniul apărării și securității, se procedează la înscrierea, în regim obligatoriu, a codurilor CPV prevăzute în cadrul nomenclatorului de referință.
3. Posibilitatea de identificare a persoanelor fizice prin intermediul unei combinații formate din 13 cifre de zero în locul CNP-ului, raportat la transmiterea facturilor prin intermediul platformei RO e-factura.
4. În cadrul sistemului RO e-factura nu se transmit facturile proforme, avizul de însoțire a mărfii ori bonurile fiscale, chiar dacă acestea atestă operațiunea de comercializare a mărfurilor ori stau la baza documentării acesteia. Se transmit însă facturile informative emise în scopuri contabile precum și autofacturile. De asemenea, la categoria excepții se încadrează și facturile emise pentru livrări intracomunitare de bunuri în contextul comunicării de către beneficiarul persoană impozabilă stabilită în România a unui cod de înregistrare în scopuri de TVA din alt stat membru.
5. Agricultorii persoane fizice nu au fost obligate la utilizarea sistemului RO e-facturii, ralierea acestora la noutatea utilizării validându-se doar începând cu luna iulie a anului 2025, pe baza înscrierii în cadrul registrului RO e-factura obligatoriu. Totuși, a existat din nou o amânare a acestei prevederi având în vedere anumite impedimente de natură tehnică raportat la utilizarea sistemului.
6. Deși a suferit diverse nuanțe de la momentul lansării actului normativ în spațiul de business, varianta finală a termenului de transmitere se rezumă la 5 zile calendaristice de la momentul emiterii facturii.
7. Se remarcă apariția procedurii legate de netransmiterea facturilor emise de către utilizatori pentru bunurile comercializare și serviciile prestate a căror plată se realizează la momentul efectuării tranzacției. Practic, aceasta dă posibilitatea cumpărătorului de a notifica organele competente pentru această situație.
8. Sistemul RO e-factura devine indispensabil prin prisma apanajului deținut asupra conturării decontului precompletat de TVA. Astfel, înțelegerea integrală a mecanismelor de funcționare devine esențială pentru asigurarea unui grad semnificativ de corelate a datelor transmise în cadrul RO e-factura cele care sunt preluate în cadrul decontului precompletat de TVA (P300). (Item 10)
Un alt aspect cu incidență directă asupra asigurării gradului de conformitate fiscală din punct de vedere al RO e-facturii este redat de resursele digitale utilizate pentru gestionarea schimbării digital-fiscale. Astfel, este important să stabilești ca principal reper în traseul spre obținerea conformității RO e-facturii maniera de gestionare a raportării din punct de vedere digital. Faci apelul la propriile resurse informatice sau apelezi la externalizare? Un procent tot mai însemnat de antreprenori aleg calea încheierii de parteneriate cu furnizori din sfera digitală care să conducă procesul de raliere la modernitate din acest punct de vedere. Una dintre dificultățile majore întâmpinate de către antreprenori în implementarea sistemului, la o evaluare ulterioară a acestuia a fost redată de impedimentele tehnice. Acest aspect conturează ,,ancorele” insuficiente în lumea digitală deținute de către afacerile autohtone. Există însă și contribuabili aflați la polul opus, și anume, cei care utilizează soluții automatizate pentru facturarea electronică. Realmente, posibilitatea creată prin apariția paradigmelor digitalizării fiscale deschide noi drumuri către valorificarea automatizării și a sistemelor robotizate utilizate la nivelul proceselor de facturare electronică. Evident, automatizarea acestui spectru restrâns din domeniul financiar-contabil deschide noi oportunități pentru lărgirea granițelor modernizării proceselor organizaționale. Este important să creionezi un plan distinct raportat la digitalizarea și instrumentele proiectate pentru viitor privind gestionarea schimbărilor care vor amprenta procesele de business. De asemenea, un reper important care îți poate asigura succesul în ceea ce privește gestionarea tuturor modificărilor lansate în spațiul de afaceri prin intermediul RO e-facturii este legat de utilizarea aplicațiilor integrate cu platforma națională RO e-factura. Este dovedit faptul că astfel de aplicații financiar-contabile care să integreze paradigmele digitalizării fiscale contribuie semnificativ la minimizarea erorii umane, reducerea timpului cu sarcini redundante și maximizarea gradului de conformitate fiscală. (Item 11 și 12)
O altă nuanță a problematicii este legată de aspectul arhivării facturilor primite și emise prin intermediul RO e-facturii. Vechea procedură în ceea ce privește arhivarea este legată de ,,înghesuirea dosarelor pe un raft al uitării”. În contexte inovative precum este cel trasat de apariția paradigmelor digitalizării fiscale, principiile arhivării găsesc noi nuanțe, nebănuite de către antreprenorii care sunt familiarizați cu metode clasice privind arhivarea. În ceea ce privește arhivarea facturilor, regulile jocului cunosc o serie de modificări, în contextul facturării electronice. De la momentul primii facturii în cadrul sistemului, aceasta se păstrează 60 de zile pe platformă, după care, întreaga responsabilitate a arhivării revine utilizatorului. Acesta poate apela la metodele proprii de arhivare electronică, pe baza respectării prevederilor în vigoare la acest moment raportat la formatul original al facturii primite și descărcate din cadrul sistemului. (Item 13)
Fără să facem nota exhaustivă cu privire la aspectul interconexiunii datelor din cadrul RO e-factura, RO e-transport, RO e-TVA și RO e-case de marcat electronice fiscale, acesta trebuie menționat ca un aspect de importanță majoră în viața unei afaceri actuale. Practic, tot ceea ce au propus fenomenele sub egida digitalului au produs o revoluție a raportării datelor financiar-contabile și fiscale. Unul dintre aspectele cu adevărat revoluționare este redat de interoperabilitatea datelor, atribut care definește sistemele digital-fiscale. La ora actuală, această caracteristică a sistemelor este mai mult un deziderat decât o realitate ,,palpabilă” a paradigmelor, în sensul în care încă se tatonează terenul pentru trasarea unei coerențe definitorii a paradigmelor. Atributul interconexiunii datelor sau interoperabilității face trimitere, prin însăși sensul acestuia, la o legătură între sisteme cu scopul realizării unui scop comun, conotația acestuia fiind validă din punct de vedere organizațional. Cum poate fi transpus acest concept pe înțelesul antreprenorului? Practic, ca o preluare automată a datelor transmise în cadrul RO e-facturii în cadrul sistemului RO e-TVA, astfel încât decontul de TVA să se precompleteze cu datele raportate în cadrul sistemului RO e-factura. Astfel, câmpurile care erau practic completate de către contribuabil în cadrul decontului de taxa pe valoare adăugată (D300) sunt acum precompletate automat pe baza informațiilor preluate din cadrul sistemelor utilizate de către antreprenori pentru activitatea comercială a acestora comensurată prin intermediul RO e-transport, RO e-case de marcat electronice fiscale etc. Rapoartele pe marginea cărora este conturat decontul precompletat de TVA pot fi consultate prin intermediul platformei RO e-TVA. Astfel, este important ca orice antreprenor să fie responsabilizat în direcția utilizării corecte a sistemului RO e-factura, în așa manieră încât, să asigure premisele precompletării corecte a decontului de taxă pe valoare adăugată. Cei mai mulți antreprenori nu cunosc incidența unei raportări eronate asupra decontului de TVA precompletat. Astfel, tratează cu superficialitate procesul de întocmire a facturii conform rigorilor sistemului. În această manieră, adesea sunt desconsiderate codurile aferente unui anumit tip de factură (codul 380:Factura, codul 381:Nota de creditare, codul 384: Factura de corecție, codul 389: Autofactura, codul 751: Factura informativă în scopuri contabile). (Item 19) De asemenea, este important să soluționăm o serie de erori care pot fi identificate în cadrul procesului de încărcare în cadrul sistemului. Nu trebuie să omiți faptul că, pentru neconcordanțele identificate între raportul RO e-factura și decontul precompletat de TVA trebuie este necesară justificarea, proces care produce adesea frustrare în rândul personalului din cadrul departamentului financiar-contabil al companiei prin prisma supraîncărcării cu sarcini administrative suplimentare care pot fi evitate prin creșterea gradului de conformare fiscală. În această manieră, pe baza Notificării de conformare RO e-TVA rezultată ca urmare a comparării datelor transmise prin intermediul formularului fiscal D300 și a decontului precompletat de TVA (P300) va trebui să transmiți justificări către organele competente cu privire la proveniența acestor diferențe.. (Item 14 și 17 și 18)
Un alt reper pe traseul evaluării cadrului de implementare a unei paradigme de sorginte digital-fiscală este redat de maniera de abordare a termenelor limită privind implementarea sistemelor. Având în vedere faptul că unii antreprenori au avut nevoie de familiarizarea cu ceea ce presupune procesul de implementare a unui instrument digital la nivelul proceselor de afaceri, autoritățile competente au lansate perioade de grație pentru aplicarea de sancțiuni, tocmai pentru a acorda timp în ceea ce privește ralierea la modernitate. Aceste au fost, și mai sunt valabile și la acest moment pentru unele aspecte din spectrul RO e-factura, RO e-transport, RO e-SAF-T sau RO e-TVA. Succesul implementării este influențat în manieră semnificativă și de modul în care antreprenorii au fructificat perioadele de grație, modul în care aceștia au explorat cele mai eficiente metode și instrumente pentru a asigura liniaritatea procesului la momentul startului obligativității utilizării sistemelor și a contorizării eșecului în materie de sancțiuni aplicabile pentru neconformare. (Item 15, 16)
Ultimul dar nu cel din urmă item conturează o perspectivă fără de care companiile moderne nu mai pot realmente să atingă noi parametri de performanță, și anume partea de proiecție sau prospectare. Plurivalența și cadrul dinamic pe fondul căruia se derulează afacerile moderne obligă antreprenorii la aplicarea unui dintre cele mai importante principii nu doar în contabilitate, ci și în viață în general: principiul prudenței reflectat prin ,,cântărirea” fiecărei decizii antreprenoriale, indiferent de nuanța ori de natura acesteia. De data aceasta discutăm însă despre proiectarea deciziilor de implementare a paradigmelor digitalizării fiscale și a reformele financiar-contabile care sunt o constantă a oricărei afaceri moderne. Este important ca fiecare antreprenor actual să documenteze schimbarea chiar înainte ca aceasta să aibă loc, astfel, un plan al modului de reacție la diverse modificări se poate dovedi cel mai eficient ,,tool” atunci când ești pus în fața faptului împlinit. Predefinirea acestui cadru se poate dovedi cel mai eficient aspect atunci când discutăm despre navigarea accesibilă, pas cu pas, permițând antreprenorului asaltat de multiplele modificări legislative să adreseze transformările la care va fi supusă afacerea în viitorul nu foarte îndepărtat. Impredictibilitatea procesului de ,,metamorfozare” a afacerilor moderne va dezvolta în rândul antreprenorilor un spirit al intuiției care va contribui substanțial la ,,întâmpinarea” schimbărilor cu arsenalul customizat de instrumente care să răspundă eficient la toate aceste modificări viitoare, de vreme ce, prospecțiile pentru viitorul afacerilor sunt marcate de digitalizare fiscală și contabilă masivă.
În loc de încheiere…
Prin intermediul acestui material, nu propunem o abordare exhaustivă asupra procesului de implementare sau tranziție spre modernitatea RO e-facturii de către afacerile autohtone, ci un minighid de supraviețuire care să contribuie la trasarea liniarității adopției fenomenului în cadrul proceselor organizaționale, pe un fond al multiplelor premise care trebuie asigurate în vederea atingerii succesului implementării. Incertitudinea în ceea ce privește viitorul afacerilor moderne este singura constantă din spectrul mediului de business, motiv pentru care, eforturile companiilor pentru conturarea planului de gestionare a schimbărilor digitale ce se anunță la orizont poate să contribuie la adresarea eficientă a schimbărilor care vor veni necontenit peste afacerile autohtone.
Referințe principale de informare
Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul Oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.
Ordonanță de urgență nr. 138 din 4 decembrie 2024privind modificarea și completarea unor acte normative în domeniul fiscal-bugetar, precum și pentru reglementarea altor măsuri, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1222 din 5 decembrie 2024.
Ordin nr. 1783 din 4 noiembrie 2021 privind natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal, modelul de raportare, procedura și condițiile de transmitere, precum și termenele de transmitere și data/datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt obligate să transmită fișierul standard de control fiscal, Publicat în Monitorul oficial nr. 1073 din 9 noiembrie 2021.
Rentrop & Straton, SAF-T pentru contribuabilii mici, Material în format electronic, ISBN 978-606-47-1401-5.
Întrebări frecvente și răspunsuri specifice schemei SAF-T, Document de asistență pentru pregătirea și depunerea Declarației informative D406 fișierul standard de control fiscal (SAF-T) Versiunea 1.2, București, aprilie 2022, material în format electronic, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Intrebari _rasp_specifice_SAF-T_v_1_2_200422.pdf.
Ordonanță de urgență nr. 41 din 8 aprilie 2022 pentru instituirea Sistemului național privind monitorizarea transporturilor rutiere de bunuri RO e-Transport și de abrogare a art. XXVIII din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 130/2021 privind unele măsuri fiscal-bugetare, prorogarea unor termene, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, publicat în Monitorul Oficial nr. 356 din 11 aprilie 2022.
Ordonanța de urgență nr. 70 din 21 iunie 2024 privind unele măsuri de implementare și utilizare a decontului precompletat RO e-TVA și valorificarea datelor și informațiilor prin implementarea unui sistem de guvernanță specific, precum și alte măsuri fiscale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.
Ordonanță de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.
Ordonanță de urgență nr. 28 din 25 martie 1999 (**republicată**) privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale***, Publicat în Monitorul Oficial nr. 75 din 21 ianuarie 2005.
Sistemul național RO e-TVA, disponibil prin intermediul site-ului ANAF.
Ordonanță de urgență nr. 138 din 4 decembrie 2024 privind modificarea și completarea unor acte normative în domeniul fiscal-bugetar, precum și pentru reglementarea altor măsuri, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1222 din 5 decembrie 2024
Ordonanță de urgență nr. 52 din 1 octombrie 2025 pentru modificarea și completarea unor acte normative, pentru stabilirea unor măsuri privind implementarea programelor naționale din domeniul lucrărilor publice, precum și pentru stabilirea unor măsuri bugetare, Publicat în Monitorul Oficial nr. 907 din 2 octombrie 2025.
