Îndrumar legislativ. Principalele 15 aspecte pe care trebuie să le cunoști despre inventariere. Ordinul 2861
Necesitatea antreprenorilor în ceea ce privește alfabetizarea legislativă a dat naștere la conturarea materialelor din seria Îndrumar legislativ. Acestea nu au rolul introducerii unor elemente legislative complexe care să producă și mai multă debusolare în navigarea antreprenorială ci țintesc adresarea nevoii reale a conducătorilor de afaceri de a înțelege cele mai importante concepte ale afacerii deținute în lumina actelor normative ce le reglementează.
Nicio persoană responsabilă de administrarea unei companii nu se va putea sustrage totalmente de la contactul cu o serie de aspecte de natură legislativă de care va trebui să țină cont atunci când adoptă o serie de decizii de natură financiară, fiscală ori din alt spectru. Inclusiv transformările de natură digital fiscală sunt trecute prin lupa actelor normative. Astfel, (aproape) niciun aspect din mediul antreprenorial nu ,,scapă” în afara unei adresări legislative punctuale.
Caracterul dinamic al legislație financiar-contabile din România fac această problematică și mai ,,puțin prietenoasă” cu cei care gestionează afaceri. Atributul ambiguității amplifică acest scepticism până în punctul în care aceștia plasează integral responsabilitatea informării spre persoanele care se ocupă de gestiunea financiar-contabilă a afacerii. Cu toate acestea, fiecare antreprenor trebuie să dețină un minim de cunoștințe legislative pentru a înțelege ,,modul de operare” a afacerii și a adopta cele mai eficiente decizii.
De data aceasta vom aduce în prim plan aspectele legate de inventarierea patrimoniului. Dacă ai nelămuriri cu privire la ceea ce presupune această procedură, cine este persoana responsabilă de organizarea ei și care sunt principalele aspecte de care trebuie să ții cont, în cele ce urmează vei afla aceste detalii alături de o serie de alte aspecte principale cu privire la întregul proces.
O primă remarcă este legată de faptul că inventarierea este parte indispensabilă a activității derulate de către compania ta. Aceasta este reglementată prin intermediul Legii contabilității nr. 82/1991 precum și a Ordinului 2861 pentru aprobarea normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.
Iată așadar, lista celor 15 cele mai importante aspecte pe care trebuie să le cunoști cu privire la inventarierea activității derulate de compania ta.
1. Ești obligat să efectuezi inventarierea patrimoniului și anume a elementelor de activ, capitaluri proprii și datorii la anumite momente specifice precizate de către legislația în vigoare. Este vorba despre începutul activității companiei tale, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar precum și în momentul efectuării unei operațiuni speciale de tipul divizării, fuziunii, transformării sau lichidării activității.
2. În cadrul Legii contabilității nu există foarte multe trimiteri la aspectele inventarierii. Practic, este vorba doar despre câteva mențiuni cu privire la obligativitatea efectuării operațiunii, momentele cheie la care aceasta se efectuează și cu privire la rezultatele inventarierii care se înregistrează în contabilitate potrivit normelor în vigoare. De asemenea, aceasta mai punctează și obligativitatea înregistrării operațiunilor în cadrul Registrului-Inventar care este unul dintre cele 3 registre cu caracter obligatoriu. În aceeași manieră, apar specificații cu privire la faptul că nerespectarea prevederilor legale cu privire la efectuarea inventarierii constituie contravenție.
3. Ordinul 2861 care vizează aprobarea normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, capitalurilor proprii și datoriilor se adresează persoanelor juridice definite de articolul 1 al Legii contabilității, și anume: societăți comerciale, societăți/companii naționale, regii autonome, institute naționale de cercetare-dezvoltare, societăți cooperatiste și alte persoane juridice.
4. Ordinul 2861 definește inventarierea ca fiind o serie de operațiuni prin intermediul cărora se constată existența tuturor elementelor de natura activelor, capitalurilor proprii și datoriilor, cantitativ-valoric sau numai valoric, la data la care aceasta se efectuează. Este vorba astfel despre obținerea unei corelații dintre realitatea scriptică și cea faptică a elementelor patrimoniale ale companiei. Aceste tipuri de entități au obligația de a emite proceduri proprii cu privire la inventariere pe baza normelor legale în vigoare cu privire la această procedură. Reflectarea imaginii reale a inventarierii are loc prin prisma întocmirii situațiilor financiare anuale. Cu alte cuvinte aceste este principalul scop al acesteia.
5. Dacă obții venituri din activități independente și conduci, potrivit legii, contabilitatea în partidă simplă, trebuie de asemenea să realizezi inventarierea elementelor patrimoniale.
6. Dacă ești administrator sau conducător de entitate, răspunderea pentru organizarea lucrărilor de inventariere îți revine în totalitate.
7. Cazuri concrete de efectuare a inventarierii sunt stabilite prin intermediul normelor care stabilesc regulile privitoare la procedura de inventariere. Acestea sunt:
- La cererea organelor de control atunci când este efectuat controlul sau la cererea altor organe;
- La momentul apariției suspiciunilor legate de eventuale lipsuri sau plusuri în gestiune, a căror situație poate fi clarificată doar ca urmare a efectuării inventarierii;
- La predarea-primirea de gestiune precum și la momentul reorganizării gestiunilor;
- Atunci când apar calamități naturale sau în cazuri de forță majoră iar conducerea companiei dorește să cunoască statusul actual al elementelor patrimoniale;
În situația în care toate elementelor de natura activelor au fost inventariate cu una dintre ocaziile enunțate mai sus, atunci aceasta poate fi considerată inventariere anuală, cu aprobarea conducătorului companiei. Cel mai adesea inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se realizează la finele exercițiului financiar. Totuși, trebuie să avem în vedere și specificul activității companiei. Dacă activitatea companiei este complexă, bunurile pot fi inventariate și înainte de încheierea exercițiului financiar. În acest caz, trebuie să ne asigurăm că rezultatele inventarierii sunt valorificate și cuprinse în cadrul situațiilor financiare ale exercițiului financiar respectiv. De asemenea, acele companii pentru care exercițiul financiar este diferit de anul calendaristic, trebuie să organizeze inventarierea anuală în așa fel încât rezultatele acesteia să fie comensurate la finele exercițiului financiar respectiv.
8. Răspunderea pentru organizarea în bune condiții a lucrărilor de inventariere revine administratorului sau conducătorului companiei respective. În acest sens, acesta trebuie să se asigure ca sunt respectate toate prevederile cu privire la derularea procedurii de inventariere în cadrul companiei.
9. Inventarierea se efectuează de către comisiile de inventariere, care în anumite situații sunt conduse de către o comisie centrală. Din comisiile de inventariere trebuie să facă parte persoanele cu pregătire tehnică și economică care să asigure derularea corespunzătoare a procedurii.
10. Poți apela și la persoane juridice specializate pentru a efectua inventarierea, pe baza unui contract de prestări servicii încheiat în prealabil, sau poți derula procedura cu proprii salariați. Trebuie să ții însă cont de faptul că nu se pot implica efectiv în demersul efectuării inventarierii persoane precum: contabili, auditori interni sau statutari sau gestionarii depozitelor supuse inventarierii. Totuși, prin proceduri interne entitățile pot stabili ca la efectuarea operațiunii de inventariere să participe și contabilii, fără ca aceștia să facă însă parte din comisie.
11. Înainte de a derula procedura de inventariere, trebuie să ținem cont de câteva aspecte esențiale, și anume: efectuarea lucrărilor de organizare a spațiilor de depozitare (codificarea bunurilor, gruparea acestora și întocmirea etichetelor de raft), o evidență tehnico-operativă și contabilă la zi, prezența tuturor membrilor comisiei de inventariere la momentul derulării procedurii, asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru asigurarea măsurării, cântăririi, sortării, numărării bunurilor, asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate și la evaluarea lor a unor specialiști din entitate sau din afara acestora, dotarea gestiunii cu aparate și instrumente potrivite și în număr suficient pentru asigurarea derulării operațiunilor de cântărire, măsurare a mărfurilor inventariate etc.
12. Atunci când se derulează procedura de inventariere, primirea și predarea de bunuri în gestiune se sistează, dacă este posibil, pe toată durata derulării inventarierii. Aceste aspecte sunt organizate înaintea demarării procedurii de inventariere. De asemenea, în situația în care nu se pot sista aceste operațiuni, atunci se stabilesc reguli clare cu privire la primirea mărfurilor în spații special amenajate în vederea derulării în condiții normale a procedurii de inventariere.
13. Toate bunurile care sunt supuse inventarierii sunt notate în listele de inventariere care trebuie să fie întocmite distinct. Pentru a determina stocurile faptice trebuie să avem în vedere utilizarea metodelor care să asigure omiterea dublării inventarierii acelorași bunuri.
14. Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menționeze dacă bunurile din gestiunea sa și valorile bănești au fost inventariate în totalitate precum și obiecțiile cu privire la modul de efectuate a inventarierii, obiecții care vor fi analizate de către comisia de inventariere. Concluziile la care ajunge comisia de inventariere ca urmare a obiecțiilor gestionarului trebuie înscrise la finele listelor de inventariere.
15. Completarea listelor de inventariere se poate realiza și cu ajutorul unui sistem informatic de prelucrare automată a datelor sau făcând apelul la metodele clasice. Rezultatele procedurii de inventariere se stabilesc pe baza comparației dintre datele constatate faptic și înscrise în listele de inventariere cu cele din evidența tehnico-operativă și contabilă. Înainte de a definitiva rezultatele inventarierii se recurge la o analiză a tuturor stocurilor înscrise în fișa de magazie și a soldurilor din evidența financiar-contabilă pentru bunurile inventariate.
Acestea sunt câteva repere esențiale pe care trebuie să le cunoască orice antreprenor cu privire la aspectele legate de una dintre cele mai importante proceduri din cadrul procesului financiar-contabil, și anume inventarierea.
Referințe principale de informare
Ordin nr. 2.861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobare Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, Publicat în Monitorul Oficial nr. 704 din 20 octombrie 2009.
Legea contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (**republicată**), Publicat în Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008.
