Când și cum decontezi transportul pentru angajați?
Dacă ai angajați, trebuie să știi că le poți deconta transportul, aceasta fiind una dintre facilitățile pe care o firmă le poate oferi angajaților. Când și cum decontezi transportul pentru angajați? Află din acest articol tot ce trebuie să știi și să faci pentru a deconta corect aceste cheltuieli.
Când și cum decontezi transportul pentru angajați?
Decontarea transportului pentru angajați este o facilitate pe care o poți oferi ca angajator.
Când?
Pentru asta trebuie ca acest beneficiu să fie menționat în contractul individual de muncă, regulamentul intern sau contractul colectiv.
Cum?
Poți deconta cheltuielile cu transportul angajatului în câteva situații:
- dacă angajații folosesc mașina firmei pentru a merge la și de la locul de muncă
- în cazul în care salariații vin la muncă cu mașina proprie
În cele ce urmează, vom trata pe rând cele două situații.
Decontarea transportului cu mașina firmei
Pentru a deconta transportul cu mașina firmei este esențial să se întocmească foaia de parcurs în care se specifică traseul urmat de angajat între casa lui și locul de muncă, precum și locurile în care se deplasează, în interesul firmei.
Documente necesare:
- foi de parcurs întocmite lunar pentru fiecare autoturism
- bonuri de combustibil
- decizie internă sau prevedere în contract în care se menționează decontarea transportului și regulile de decontare
- contract de comodat
Cât deduci?
În baza foilor de parcurs se pot înregistra în contabilitate toate cheltuielile cu combustibilul, cu deductibilitate 100% DOAR dacă mașina e folosită EXCLUSIV în interes de serviciu.
De asemenea, ai deductibilitate 100% și la TVA.
Atenție!
- Dacă aceste cheltuieli nu sunt justificate corespunzător în baza documentelor contabile, sau nu se menționează în regulamentul intern sau în contractul de muncă, atunci ele pot fi considerate avantaje salariale și vor fi impozitate ca atare.
- Dacă mașina este utilizată, chiar și ocazional, în scop personal, atunci se consideră că nu este folosită exclusiv în scopul activității economice a firmei, și deductibilitatea cheltuielilor cu transportul se va face doar în proporție de 50%.
Decontarea transportului cu mașina personală a angajatului
Pentru această situație este nevoie de un contract de comodat între firmă și angajat, prin care angajatul dă mașina în folosință angajatorului. De asemenea, pentru a se deconta aceste cheltuieli, este important ca în regulamentul intern sau în contractul de muncă să se menționeze că se decontează transportul. Astfel, în baza contractului de comodat, angajatul va completa un decont lunar, care va conține informații despre:
- numărul de kilometri parcurși
- consumul mediu al mașinii
- datele de pe bonurile fiscale de combustibil.
Exemplu de calcul:
Mihai oferă în comodat mașina angajatorului Delta SRL. Pentru luna februarie Mihai aduce decontul de cheltuieli pentru transport:
(10 km dus (de acasă la job) + 10 km întors (de la job acasă)) x 20 zile lucrătoare = 400 km
400 km x 7l/100 km x 7 lei/l = 196 lei decont
Documente necesare
- decont de transport
- bonuri de combustibil (cu cod TVA firmă, dacă se deduce)
- decizie internă sau prevedere în contract în care se menționează decontarea transportului și regulile de decontare.
Cât deduci?
În baza decontului se pot înregistra în contabilitate toate cheltuielile cu combustibilul, cu deductibilitate 50% pentru deplasările în interes de serviciu, conform datelor din decont. De asemenea, poți să deduci și TVA-ul tot 50%.
Atenție:
- Dacă nu justifici corect cheltuiala și doar dai o sumă fixă (fără documente), aceasta devine venit salarial și trebuie impozitat cu toate taxele aferente (CAS, CASS, impozit).
Decontarea transportului angajaților este o facilitate pe care firmele o au, și totodată un beneficiu real pentru angajați, fiind astfel o măsură prin care angajatorii pot asigura retenția angajaților. Este important însă ca această decontare să fie făcută corect, în baza documentelor legale și cu încadrarea acestei politici în regulamentul intern sau în contractul de muncă.
