Ce documente trebuie să păstrezi pentru cheltuieli ca să stai liniștit la control
La un control ANAF, problema nu este doar de ce ai făcut o plată, ci mai degrabă dacă poți demonstra clar ce ai cumpărat, de la cine, pentru ce și cum se leagă cheltuiala de activitatea firmei. Codul fiscal pornește de la o regulă simplă: cheltuielile deductibile – care se pot înregistra în contabilitate – sunt cele efectuate în scopul desfășurării activității economice. Dar nu este suficient să explici, trebuie să și dovedești cu documente care să susțină realitatea operațiunii, nu doar existența unei plăți. Află din acest articol ce documente trebuie să păstrezi pentru cheltuieli ca să stai liniștit la control.
Aici apare eroarea clasică. Mulți antreprenori cred că factura rezolvă tot. În realitate, factura este doar piesa centrală. La control, o cheltuială solidă se apără cu un set de documente care arată întreaga operațiune, nu doar existența ei.
Ce documente trebuie să păstrezi pentru cheltuieli ca să stai liniștit la control?
Pentru orice cheltuială făcută din banii firmei trebuie să ai minim un document care să confirme necesitatea acestei cheltuieli.
Documentele care pot să justifice o cheltuială sunt:
- factura
- OP/bon sau chitanță
- decontul de cheltuială
Este suficientă factura?
Din punct de vedere practic, pe lângă factură, merită să păstrezi și să arăți inspectorului ANAF
- contractul
- comanda
- oferta acceptată
- avizul
- nota de recepție
- procesul-verbal
- extrasul de cont sau alte documente care susțin tranzacția.
Cum ar trebui justificată cheltuiala?
Pentru ca o cheltuială să fie justificată, documentele justificative trebuie să conțină elemente esențiale precum:
- denumirea documentului
- emitentul
- numărul și data
- părțile implicate
- conținutul operațiunii
- valorile
- persoanele responsabile.
De exemplu:
Dacă ai o factură de la un furnizor de tipul „servicii conform contract”, dar nu ai contractul, perioada, obiectul concret și dovada prestării, cheltuiala devine mult mai greu de susținut. La control nu contează doar forma, ci și substanța economică a operațiunii.
Cum justifici diverse tipuri de cheltuieli?
Pentru a fi mai clar, să exemplificăm puțin cu cele mai întâlnite categorii de cheltuieli.
Cheltuielile cu bunuri
Dacă achiziționezi cu banii firmei marfă, materiale consumabile, echipamente sau alte bunuri, dosarul ar trebui să conțină cel puțin:
- factura
- dovada plății
- contractul
- nota de recepție sau documentul de intrare în gestiune etc.
Cheltuielile cu servicii
AIci lucrurile sunt mai sensibile, deoarece o cheltuială cu consultanță, marketing, mentenanță, IT, promovare sau servicii administrative este vulnerabilă dacă nu poți arăta concret ce ai primit.
De aceea, pentru astfel de cheltuieli, este recomandat să păstrezi pentru ANAF:
- factura
- contractul și anexele lui
- oferta acceptată sau comanda
- raportul de activitate, livrabilul sau procesul-verbal de recepție
- e-mailurile relevante de predare, confirmare sau aprobare
- dovada plății.
Cheltuieli cu deplasarea/cazare etc.
Dacă ai cheltuieli cu transportul, cazarea, deplasări, protocol, combustibil sau telefonie sau cheltuieli care pot părea mixte trebuie să ai grijă la câteva aspecte:
- plafonul pentru anumite cheltuieli – de exemplu protocol
- deductibilitatea (50% sau integral) – de exemplu combustibil.
De aceea, trebuie să păstrezi și contextul, nu doar bonul sau factura. Te ajută mult dacă prezinți inspectorului ANAF
- ordinul de deplasare
- rezervarea
- factura/bonul
- decontul
- dovada întâlnirii sau a evenimentului sau o notă scurtă din care să reiasă scopul de business.- în cazul cheltuielilor de promovare/protocol
De ce? Pentru că aceste cheltuieli sunt sensibile, ele pot fi interpretate ca cheltuieli personale (de exemplu cheltuieli cu bilete de avion, cazare etc.), motiv pentru care trebuie să poți arăta mai bine legătura cu activitatea firmei.
Cum păstrezi documentele?
Conform reglementărilor legale poți păstra documentele pe hârtie, cât și în format electronic, așa că nu este nevoie să transformi biroul într-o arhivă de cutii. Dar trebuie să ai un sistem clar, ordonat și ușor de urmărit.
Un sfat: Pentru o arhivare simplă și consecventă, poți crea un dosar digital cu nume clar pentru fiecare lună în care să păstrezi toate documentele, de preferat pe categorii:
- cheltuieli
- venituri etc.
Cât timp trebuie să le păstrezi?
Legea contabilității spune clar că documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite.
Ce merită să reții?
O cheltuială bine documentată și justificată este o cheltuială care răspunde repede la patru întrebări ale ANAF-ului:
- ce ai cumpărat?
- de la cine?
- de ce?
- și cum dovedești că ai primit și ai plătit?
Dacă ai doar factura, uneori este prea puțin. Dacă ai factura, plata, contractul și dovada recepției sau a prestării, stai mult mai liniștit. Regula fiscală de fond rămâne aceeași: deductibilitatea se susține cu documente și cu legătura reală dintre cheltuială și activitatea economică.
