Ce poți deconta pe firmă legal: Listă cu exemple concrete
Unele dintre întrebările cele mai frecvente în rândul antreprenorilor sunt: „Pot să trec asta pe firmă?”, sau “Pot să plătesc asta cu cardul firmei?”. Răspunsul nu e mereu simplu, dar cu acest articol îmi propun să clarific ce poți deconta pe firmă legal și pentru asta îți ofer și o listă cu exemple concrete.
Ce înseamnă “a deconta pe firmă”?
Să decontezi o cheltuială pe firmă înseamnă să cumperi un produs sau serviciu pe numele firmei și să achiți cu banii firmei.
Ce poți deconta pe firmă legal?
Poți să decontezi pe firmă orice cheltuială care este în interesul activității firmei. Iată câteva exemple de cheltuieli ce se pot deconta legal pe firmă:
Cheltuieli cu personalul
Poți deconta
- cheltuieli cu salarii, contribuții sociale
- cheltuieli cu tichete de masă
- cheltuieli cu tichete cadou (până la 300 lei/persoană, conform legii)
- cheltuieli cu cursuri și formare profesională pentru angajați
- cheltuieli cu asigurări medicale (până la 400 euro/an/angajat)
- diverse cheltuieli (transport, ochelari etc.)
Cheltuieli cu sediul și biroul
Poți deconta diverse cheltuieli pentru întreținerea sediului
- chirie pentru spațiu (este nevoie de contract de închiriere înregistrat la ANAF sau contract de găzduire sediu avocat)
- utilități: curent, apă, gaze, internet, telefon etc.
- mobilier de birou, laptopuri, imprimante
- diverse cheltuieli (apă, mâncare pentru angajați, cafea etc.)
Cheltuieli cu autoturismul firmei
Dacă ai o mașină înregistrată pe firmă poții deconta cheltuielile pe firmă astfel:
- achiziția mașinii (dacă o cumperi pe firmă)
- combustibil (50% dacă folosești mașina și în interes personal)
- revizii
- RCA și CASCO
- rovinietă
- parcare
- taxe drum
- cheltuieli cu leasing auto etc.
Atenție:
- Dacă nu folosești mașina exclusiv în interesul firmei atunci deductibilitatea este limitată la 50%.
- Pentru a deduce integral este nevoie de foaie de parcurs și documente justificative.
- Dacă ai o mașină personală și vrei să o folosești pe firmă, poți face un contract de comodat între tine (persoană fizică) și firmă. Deductibilitatea cheltuielilor cu mașina va fi în proporție de 50%.
Cheltuieli administrative și operaționale
De asemenea, poți deconta orice cheltuială administrativă sau operațională, după cum urmează:
- papetărie, toner
- consumabile
- echipamente IT
- softuri de facturare/CRM/contabilitate
- certificat de semnătură electronică
- abonamente telefon/internet
- achiziție telefoane mobile pentru angajați
- servicii de contabilitate
- servicii de avocatură
- servicii IT
- marketing etc.
Atenție: telefoanele de lux (ex: iPhone 15 Pro Max) trebuie justificate prin funcție sau domeniu (vânzări, creație etc.).
Deplasări în interes de serviciu
Administratorul, dar și angajații pot avea deplasări în interesul firmei. Astfel, poți deconta pe firmă cheltuieli cu
- transport (bilete avion, tren, taxi etc.)
- cazare
- diurnă (în limitele legale)
Protocol și reprezentare
Poți deduce în limita a 2% din profitul contabil cheltuieli legate de
- mese de afaceri
- întâlniri cu clienți/parteneri
- evenimente
- cadouri promoționale etc.
Achiziții de echipamente și active
Poți cumpăra pe firmă diverse echipamente sau bunuri necesare funcționării firmei și desfășurării activității:
- laptopuri
- camere foto/video
- imprimante
- monitoare
- mașini
- utilaje
- mobilier
- echipamente etc.
Marketing și promovare
De asemenea, poți să investești banii firmei în marketing și promovare online. Pentru asta poți cheltui bani pentru
- realizare website
- magazin online
- publicitate Google Ads, Facebook Ads
- branding
- social media etc.
Ce NU poți deconta pe firmă legal?
Nu poți deconta pe firmă cheltuieli personale, care nu au legătură cu activitatea firmei:
- vacanțe
- haine
- alte cheltuieli personale
De asemenea, nu poți deconta cheltuieli pentru care nu ai documente justificative (facturi, bonuri).
Cum poți deconta cheltuielile?
- Cheltuielile trebuie să fie făcute în interesul firmei
- Cheltuielile trebuie să aibă la bază documente justificative
- Cheltuielile trebuie să fie achitate cu cardul firmei/cash.
