Ce probleme pot să apară la raportarea SAF-T?
Raportarea SAF-T (Standard Audit File for Tax) aduce o serie de provocări pe care le-am sumarizat în acest articol, dar și câteva probleme tehnice, contabile și administrative. Iată o listă cu cele mai frecvente probleme care pot apărea la raportarea SAF-T, dar și un checklist lunar care să te ajute.
Probleme Tehnice (format, validare, semnătură)
La generarea și transmiterea fișierului SAF-T pot apărea unele probleme tehnice pentru care am prezentat aici și soluțiile:
Probleme frecvente:
- Fișierul .xml generat de softul contabil necesită validarea cu dukintegrator, un soft disponibil pe site-ul ANAF, care trebuie instalat în prealabil în calculator.
- Eroare la semnarea electronică a fișierului.
- Semnătura electronică nu este recunoscută.
- Serverele ANAF nu preiau declarația sau primești cu întârziere recipisa (este o problemă dacă ai erori care trebuie remediate).
- Incompatibilitate între versiunile SAF-T cerute și softul de contabilitate.
Soluții:
- Actualizează softul de contabilitate la ultima versiune de aplicație, cu update-ul pentru SAF-T.
- Utilizează validatorul oficial de pe site-ul ANAF pentru validarea fișierului XML, semnarea fișierului SAF-T și generarea pdf-ului pentru transmiterea lui pe e-guvernare.
- Verifică dacă certificatul digital este valid și instalat corect.
- Evită depunerea în ultima zi de termen pentru a evita suprasolicitarea serverelor.
Probleme Contabile (date incomplete sau eronate)
Pe lângă problemele tehnice, pot apărea și probleme contabile și de structurare a datelor. Iată care sunt cele mai frecvente:
Probleme frecvente:
- Neconcordanțe privind soldurile conturilor de clienți, furnizori, stocuri, mijloace fixe etc.
- Lipsa codurilor de clasificare conform Ghidului SAF-T (atenție la analitice pentru conturi, produse, mijloace fixe).
- Solduri negative nejustificate
- Neconcordanțe între balanța contabilă și fișierul SAF-T (solduri negative eronate, diferențe în TVA) etc.
Soluții:
- Creează un plan de conturi și nomenclatoare compatibile cu cerințele SAF-T (coduri fiscale, clase de produse, coduri contabile).
- Verifică balanța lunară înainte de generarea SAF-T.
- Corectează soldurile eronate etc.
- Asigură-te că nu doar programul de contabilitate este actualizat, ci și planul de conturi, nomenclatorul de clienți/furnizori și lista de stocuri sunt actualizate.
- Completează toate câmpurile cerute pentru identificarea firmei: cod fiscal, țară, categorie, statut TVA, număr și email de contact, IBAN
- Rezolvă neconcordanțele din contabilitate înainte de generarea fișierului SAF-T.
Atenție la alegerea statutului TVA:
Unele firme neplătitoare de TVA aleg în mod eronat 100050 “persoană neimpozabilă”. Statutul de persoană neimpozabilă se referă la persoanele care nu desfășoară activitate economică (conform art 266 din Codul Fiscal): ONG, asociații, fundații etc. În cazul firmelor neplătitoare de TVA trebuie ales 100020 “persoană impozabilă ce aplică regimul special de scutire pentru întreprinderile mici”. Tot 100020 se alege și pentru neplatitorii de TVA cu cod de Tva intracomunitar (SAF-T se depune pe codul fiscal al firmei, nu pe cel special de TVA intracomunitar).
Un sfat: Pregătește din timp un checklist lunar pentru verificarea datelor înainte de generare. Iată aici un model.
Alte probleme administrative și fiscale
Pe lângă problemele tehnice și contabile pot să apară și alte probleme după cum urmează:
- Lipsa unei persoane competente (nu este recomandat să depui singur, este bine să apelezi la contabil).
- Fișierul se generează și se depune prea târziu și nu mai este timp pentru corecții.
- Nu știi care sunt termenele de depunere (există termenele legale plus perioada de grație, dar mai există și SAF-T anual, plus cel de stocuri – pe care îl va cere ANAF la nevoie)
Soluții:
- Verifică obligația de raportare în vectorul fiscal.
- Consultă ghidurile ANAF și întreabă contabilul despre modulele SAF-T aplicabile firmei tale.
- Apelează temporar la un consultant specializat în SAF-T pentru prima raportare sau stabilește cu contabilul onorariul necesar pentru SAF-T
- Verifică perioada de grație în funcție de vectorul fiscal (30 iunie 2025 trimestrial, 31 iulie 2025 lunar).
- Depune înainte de expirarea termenului pentru a putea face corecțiile necesare.
Concluzie:
SAF-T nu este doar o simplă declarație, ci presupune o digitalizare în profunzime a evidenței contabile, astfel încât problemele pot apărea dacă:
- sistemul informatic nu este pregătit,
- datele contabile nu sunt bine organizate,
- sau dacă nu există o bună colaborare între contabil și antreprenor.
Recomandare: Efectuează o verificare a evidenței contabile, asigură-te de corectitudinea datelor contabile, și pregătește-te de raportarea SAF-T.
