Ce trebuie să faci pentru a avea o relație bună cu ANAF

Ce trebuie să faci pentru a avea o relație bună cu ANAF

Articol scris in data de: 9 Octombrie 2023

Autor: Viviana Popa

Indiferent de vechimea afacerii sau de forma juridică, trebuie să te îngrijești de relația cu ANAF. Află din acest articol ce trebuie să faci pentru a avea o relație bună cu ANAF și să eviți să fii pe “lista neagră” a Fiscului.

Lista albă – lista neagră a ANAF

O afacere de succes se construiește cu multă dedicare, dar și cu responsabilitate. Exact cu accentul pe acest ultim cuvânt sunt construite și cele două liste ale Fiscului, care împart antreprenorii în responsabili, și “mai puțin” responsabili. Așadar, hai să stabilim ce presupune lista albă, și cum poți să eviți să ajungă firma ta pe lista neagră.

Ce este lista albă a ANAF?

Așa cum intuiești, este lista antreprenorilor care își achită taxele la timp și se îngrijesc de relația cu Fiscul. Lista albă a ANAF este actualizată pentru fiecare trimestru așa că dacă până acum ai mai avut întârzieri, poți să recuperezi și să-ți vezi firma în această listă începând cu trimestrul următor.

Ce este lista neagră a ANAF?

Aceasta este lista datornicilor, atât a celor care au datorii vechi, cât și a celor care nu au achitat la timp. Chiar dacă ai întârziat doar câteva zile, ANAF îți adaugă penalizări și desigur, te înscrie în această listă neagră a restanțierilor ANAF. 

Ce poți să faci ca să nu mai apară firma ta în această listă?

1. să soliciți o fișă sintetică pentru a afla suma exactă pe care o ai de plată – sumă compusă din debitul inițial (datoria care reiese din declarațiile depuse) și sumele accesorii (penalizări și dobânzi ANAF calculate la numărul de zile de întârziere.
2. să faci plata datoriei (online sau la casieria ANAF)
3. să soliciți ulterior un certificat de atestare fiscală și o fișă rol ca să verifici dacă este totul bine.

Sfat: Pentru a evita întârzierile, plătește la timp și solicită periodic o fisă sintetică. O poți solicita contabilului sau o poți solicita chiar tu din SPV. Așa faci un prim pas spre o relație bună cu ANAF. 

Ce trebuie să faci pentru a avea o relație bună cu ANAF?

Lucrurile sunt relativ simple și cunoscute. În primul rând, pentru a avea o relație bună cu ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală), este foarte important să respecți toate regulile fiscale și să fii un contribuabil responsabil, cum am spus și anterior. Îți prezint în continuare câteva sfaturi utile pentru a construi o relație bună cu Fiscul.

#1 Găsește un contabil potrivit pentru afacerea ta

Sună a clișeu, dar este foarte important să ai un contabil bun, pe care să te bazezi în orice moment important al afacerii tale. Mai ales cu atâtea modificări fiscale te poți simți copleșit ca antreprenor. Ce face un contabil bun pentru tine?

1. Te presează să dai actele la timp pentru a fi înregistrate.
2. Îți depune declarațiile și te informează ce taxe datorezi.
3. Te informează la timp cu privire la plafoanele fiscale sau alte obligații fiscale.
4. Te ajută cu sfaturi de optimizare fiscală legală.
5. Te informează cu privire la modificările fiscale și impactul acestora pentru business-ul tău.

Un contabil bun face toate aceste lucruri din proprie inițiativă, fără să-l întrebi tu, preventiv.

#2 Îndeplinește-ți la timp obligațiile fiscale

Ca antreprenor ai multe responsabilități și poate fi dificil să le faci pe toate, așa că din acest motiv este bine să delegi cât mai multe task-uri și operațiuni. În felul acesta, nu vei uita de obligațiile față de ANAF. Mai mult, contabilul îți va aminti sigur înainte de 25 în fiecare lună. 

Așadar, ce obligații fiscale ai ca antreprenor și ce implicații sunt dacă nu le îndeplinești la timp?

1. Declarative: trebuie să depui toate declarațiile fiscale conform vectorului fiscal declarat (tva, impozit pe venit/profit, salarii etc.). Partea bună este că de acest lucru se ocupă contabilul, dar nu uita că în cele din urmă este obligația ta să verifici periodic dacă ești la zi cu toate declarațiile. Poți să verifici foarte ușor în SPV, iar în caz de neconcordanțe este bine să comunici cu contabilul pentru rectificări. Eviți astfel amenzile pentru nedepunerea la termen a obligațiilor declarative.
2. De plată: ca urmare a declarațiilor depuse vei avea de plată taxele datorate la ANAF. Este important să le achiți în termenul legal, dar de preferat, dacă faci plata online/cu cardul să iei în calcul că la ANAF data plății va fi considerată data când intră efectiv banii în contul lor. Altfel spus, nu aștepta data de 25 pentru a plăti taxele, se pot genera penalizări pentru întârziere chiar și pentru o zi, iar tu să nu știi de ele. Desigur, și în acest caz îți recomand să verifici lunar în SPV dacă ești în regulă cu plățile.

#3 Păstrează ordine în contabilitate

Cum faci această ordine? Este simplu:

Duci actele la contabilitate la timp

Poate ți se par stresante emailurile contabilului, dar ar trebui să le apreciezi, pentru că până la urmă nu este neapărat în beneficiul lui, ci mai degrabă este în avantajul tău. Dacă tu nu duci la timp toate documentele el ți le va înregistra cu întârziere și desigur, vei întârzia cu depunerea declarațiilor și plata taxelor. Mai mult, dacă tu duci abia în decembrie o factură emisă în octombrie, atunci evidența contabilă va fi eronată, iar ANAF îți poate da amenzi sau chiar îți poate face o decizie de impunere cu penalizările aferente pentru taxele declarate eronat.

Ai grijă la modul în care cheltui banii firmei

Legislația prevede faptul că anumite cheltuieli sunt deductibile (de exemplu cheltuieli cu mașina firmei), dar trebuie să te asiguri că cheltuielile sunt justificate și însoțite de documentele contabile justificative.

De exemplu:

Ai o agenție de marketing și vrei să îți cumperi o mașină pe firmă, dar să o folosești în scop personal. Conform legii poți să faci asta, dar cu anumite condiții, după cum urmează:

• mașina este cumpărată pe firmă, deci va fi integrată în activul și gestiunea societății (indiferent de forma de achiziție – leasing, credit bancar, cash etc)

• mașina va putea fi folosită în scop personal doar de administratorul societății, iar în acest caz cheltuielile aferente nu se vor deduce decât în proporție de 50%, în baza documentelor justificative: facturi, bonuri de combustibil, foi de parcurs etc.

Planifică atent finanțele firmei

Pentru a nu fi descoperit la momentul plății taxelor, trebuie să îți asiguri cashflow-ul afacerii. Cum faci asta?

1. În primul rând, cu o foarte bună planificare. Fii cât mai meticulos și planifică din timp veniturile și cheltuielile.
2. În al doilea rând, îți recomand să păstrezi mereu un fond de urgență pentru a evita stresul și pentru a putea ieși cu bine din situațiile neprevăzute.

#4 Nu folosi banii firmei în interes personal

Banii firmei nu sunt banii tăi! Sună dur și probabil că ai tot auzit asta, dar este foarte adevărat. Banii din firmă pot să fie ai tăi doar dacă îți asumi taxarea aferentă – impozit pe dividende și după caz (dacă depășești plafoanele legale) CASS.

Ce poți face? Dacă vrei să te folosești de banii firmei o poți face, dar sfatul este să o faci astfel:

1. întocmește hotărârea AGA de distribuire dividende (ai grijă la plafoanele de plăți în numerar zilnice către persoane fizice)
2. plătește dividendele (scoate banii cash sau prin transfer bancar, conform părților sociale din actul constitutiv)
3. întocmește bilanț interimar
4. depune declarația pentru impozitul pe dividende
5. dacă ai depășit plafoanele nu uita și de declarația unică pentru CASS.

#5 Fii pregătit pentru eventuale inspecții fiscale

Controlul ANAF nu este bau-bau. Trebuie doar să ai grijă să ai toate documentele în ordine și să prezinți inspectorului tot ce îți solicită:

1. registrele contabile (RUC – registrul unic de control – și REF – registrul de evidență fiscală)
2. evidența contabilă (balanța, registrul jurnal, jurnalele de cumpărări și vânzări, registrul de casă), precum și situațiile financiare

În funcție de situație, inspectorul îți poate solicita anumite facturi, sau alte documente justificative suplimentare. 

Atenție: Un sfat pe care orice antreprenor trebuie să-l pună pe locul 1 în lista de TO DO este grija la soldul din casă. Nu ține bani în casă decât dacă îi ai. Cum vine asta? 

Dacă în balanța ta apare că ai soldul casieriei de 100.000 de lei, banii aceia trebuie să existe și faptic. Adică dacă ANAF vrea să verifice acel sold, tu să îi ai ca să îi poți arăta inspectorului fiscal. În caz contrar, acesta îți poate cere să 

• fie să plătești impozit pe dividende 8% (dacă ai profit nerepartizat)
• fie să plătești impozit pe venituri din alte surse 10%, plus o amendă.

Ce mai poți să faci pentru o relație bună cu ANAF?

În afară de cele menționate aș mai adăuga că este important să îți cunoști drepturile și totodată să ceri ajutorul Fiscului ori de câte ori ești în impas. De altfel, în ultimii ani ANAF a tot mizat pe o relație bazată pe transparență și comunicare. Din acest motiv, a pus la dispoziția contribuabililor 

1. SPV (Spațiul Privat Virtual) – unde poți verifica statusul firmei, declarațiile depuse, plățile efectuate etc, dar poți totodată să faci anumite solicitări
2. serviciul de call center și alte servicii online disponibile pe site-ul ANAF
3. facilități fiscale (de exemplu eșalonarea obligațiilor fiscale).

Tot ce îți rămâne de făcut este să respecți legislația, să te adaptezi la schimbările fiscale și mai ales, să păstrezi o relație bazată pe transparență, cooperare și comunicare cu Fiscul. Este important să înțelegi că ANAF are rolul de a se asigura de combaterea evaziunii fiscale și de colectarea veniturilor din taxe, dar totodată, îți poate oferi și suportul necesar pentru înțelegerea aspectelor legislative sau pentru depășirea anumitor situații de blocaj financiar (prin acordarea de înlesniri la plată – eșalonare).