Checklist contabil și fiscal pentru antreprenori informați. Principalele verificări lunare
Cu siguranță că te întrebi care ar fi motivul pentru care în calitate de antreprenor trebuie să deții și cunoștințe legate de domeniul financiar-contabil și fiscal. Realitatea practică arată faptul că, frecvent, cei care dețin și gestionează afaceri vor să acumuleze cât mai multe cunoștințe din sfera economică. Nu pentru a deveni experți în domeniu ci pentru a înțelege mult mai bine modul de funcționare al afacerii lor. Acesta este un aspect favorabil pentru mediul de business întrucât un minim de cunoștințe din sfera fiscală și financiar-contabilă facilitează și comunicarea dintre antreprenor și profesionistul contabil. De asemenea, poate să contribuie la optimizarea relației dintre tine și organele fiscale.
Pentru a ține lucrurile sub control atunci când vine vorba de business, nu este nevoie de extrem de mult timp investit lunar. Este însă necesară consecvența și regularitatea aplicării anumitor verificări lunare care te ajute să urmărești îndeaproape anumiți indicatori importanți din cadrul afacerii tale. Dacă ești un antreprenor interesat de detalii și dorești ca afacerea ta să sporească, atunci sigur vrei să fi pus la curent cu un checklist lunar de care trebuie să ții cont pentru a realiza niște verificări de bază care îți pot schimba viziunea asupra muncii depuse în cadrul afacerii.
Repere privind cheklistul lunar recomandat pentru antreprenori informați și conectați la business-ul lor
În cele ce urmează vom ilustra o listă cu 10 cele mai importante verificări pe care poți să le realizezi cu o regularitate lunară pentru a controla activitatea derulată de către compania ta:
- Întreaga ta activitate realizată este reflectată prin intermediul facturilor emise și transmise în cadrul platformei RO e-factura;
- Ai predat contabilului toate documentele care atestă efectuarea cheltuielilor și la care acesta nu are acces prin intermediul RO e-factura;
- Activitatea derulată de tine urmează un trend pozitiv constant al profitabilității;
- Ai achitat în integralitate impozitele și taxele cuvenite ca urmare a activității derulate;
- Ai verificat complet situația datoriilor către furnizori precum și a datoriilor rămase în sold;
- Ai cerut explicații contabilului pentru soldurile din balanța de verificare lunară;
- Te-ai asigurat asupra faptului că toate declarațiile fiscale au fost transmise la termenul legal prevăzut de către legislație;
- Ai verificat extrasul de cont și operațiunile aferente acestuia;
- Ai verificat statusul firmei tale la ANAF;
- Ai discutat oportunități de maximizare a profitului.
Acestea sunt cele 10 repere esențiale care se pot contura într-un checklist lunar al antreprenorilor informați. Și acum să detaliem fiecare dintre cele 10 puncte esențiale pentru a înțelege punctual ce trebuie să verifici.
1. Asigură-te asupra cuprinderii complete a tranzacțiile derulate de către compania ta la nivelul facturilor emise. Verifică toate colaborările și încasările primite și facturează fiecare activitate realizată în cursul unei luni. Astfel, în acest mod toți banii încasați de tine la nivelul fiecărei perioade de referință vor fi justificați. În această manieră simplifici munca profesionistului contabil în identificarea neregulilor legate de nefacturare și te asiguri asupra faptului că toți banii încasați de tine sunt facturați. Nu compromiți imaginea fidelă a patrimoniului și nu atragi controalele fiscale.
2. Asigură-te că ai predat toate documentele care atestă efectuarea cheltuielilor lunare departamentului financiar-contabil. Odată cu apariția paradigmei RO e-factura contabilul are acces la toate facturile primite și emise de către compania ta pe parcursul unei perioade de referință. Un aspect extrem de favorabil. Totuși, el nu are acces la restul documentelor care atestă efectuarea cheltuielilor. Este vorba despre bonuri fiscale, chitanțe care atestă achitarea contravalorii datoriilor, chitanțele care atestă încasarea creanțelor și alte asemenea documente care vin să justifice realizarea de operațiuni reflectate de încasări și plăți efectuate pe parcursul unei perioade de gestiune. De ce este esențial ca tu să predai la termen aceste documente către serviciul de contabilitate? Cel puțin din două motive: pentru ca evidența financiar-contabilă a companiei tale să reflecte imaginea fidelă raportat la perioada de referință și pentru ca soldurile de furnizori și de clienți să nu rămână încărcate cu sume neconforme.
3. Definește profitabilitatea firmei tale și măsoară constant valorile performanței. Mapează corect noțiunea de performanță raportat la activitatea derulată de către compania ta și identifică cei mai elocvenți indicatori de măsurare a acesteia. Din acest punct de vedere consultă literatura de specialitate economică pentru a identifica cei mai potriviți indicatori de analiză. Exemple a acestora pot fi redate de: rata rentabilității comerciale care arată eficiența activității comerciale a companiei tale. Aceasta se exprimă ca raport între rezultatul obținut și cifra de afaceri a companiei tale. Practic, indicatorul arată capacitatea companiei tale de a genera profit prin prisma vânzărilor cuantificate în cifra de afaceri. De asemenea, poți calcula și rata de rentabilitate a capitalurilor care din perspectiva literaturii de specialitate exprimă adevărata măsură a performanței. Se calculează ca raport între rezultatele obținute și capitalul investit și arată efectul financiar raportat la efortul investițional. Nu putem să uităm de rata rentabilității activelor care măsoară eficiența capitalurilor reflectate de activele fixe și cele circulante. Este un indicator independent de politica de finanțare a companiei însă aprecierea corectă a lui ține cont și de alte aspecte legate de indicatorii macroeconomici precum rata inflației, rata dobânzii la depozite etc. Evident, sistemul indicatorilor de rentabilitate este definit și dictat de specificul activității companiei. Există o serie de opțiuni iar tu trebuie să le alegi pe cele mai bune.
4. Asigură-te asupra achitării în integralitate a impozitelor și taxelor aferente activității derulate de către compania ta. Este extrem de important să minimizezi o serie de riscuri la care te poți expune în calitate de contribuabil care nu își achită la timp datoriile către bugetul de stat. Lunar, vei primi de la contabilul tău cuantumul taxelor și impozitelor care vor trebui achitate la bugetul de stat. Nu amâna achitarea acestora și vei fi scutit de o serie de neplăceri reprezentate de amenzi, dobânzi și penalități percepute alături de creșterea gradului de risc fiscal.
5. Ai realizat verificări lunare cu privire la datoriile rămase neachitate. Există posibilitatea ca anumite documente justificative legate de achitarea datoriilor (chitanțe de exemplu) să nu facă parte din dosarul cu documente primare predate la contabilitate. În acest caz, în sold vor figura datorii pe care tu le-ai achitat însă nu ai predat documentul justificativ. Acest aspect denaturează imaginea reală a contabilității și implicit a operațiunilor efective derulate de către compania ta. De aceea, solicită contabilului cu o regularitate lunară situația furnizorilor (sau a contului 401) și verifică sumele existente în sold iar dacă constați nereguli comunică-le persoanei care se ocupă de gestiunea financiar-contabilă a companiei tale.
6. Studiază balanța de verificare lunară. Chiar dacă ți se pare că nu înțelegi mare lucru din balanța de verificare, aceasta este un instrument important din cadrul activității financiar-contabile a afacerii tale. Conform unor reglementări mai recente, aceasta trebuie întocmită lunar de către contabil și asigură verificarea înregistrării corecte a operațiunile în contabilitate. Este o imagine a activității derulate de către compania ta la finele lunii de exemplu. Atunci când însă vezi pentru prima dată o balanță, nu vei înțelege mare lucru, având în vedere faptul că aceasta cuprinde doar cifre. Totuși, aceasta poate să îți ,,spună”: dacă ai obținut profit sau pierdere în perioada de referință, dacă ai disponibilități bănești în bancă ori casierie și care este cuantumul acestora, dacă ai datorii către furnizori precum și creanțe neîncasate, dacă figurezi cu datorii la bugetul de stat, dacă ai achitat salariile aferente perioadei de referință etc. Acestea sunt doar câteva repere trasate prin limbajul cifric al balanței de verificare. După ce discuți cu contabilul tău și îți trasează câteva direcții generale cu privire la interpretarea balanței de verificare, vei putea să ,,citești” lunar la nivel basic informațiile aferente acesteia, aspect care te va ajuta să înțelegi cum funcționează afacerea ta din punct de vedere financiar-contabil.
7. Ai verificat depunerea completă a declarațiilor fiscale aferente activității derulate. Un alt aspect foarte important care nu este neapărat apanajul antreprenorului dar poate fi foarte important și pentru conducătorul unei afaceri este legat de respectarea obligațiilor fiscale în materie de transmitere a declarațiilor specifice vectorului fiscal. Pe baza tuturor documentelor justificative prelucrate, contabilul pregătește cu o anumită regularitate bine definită declarațiile fiscale conform vectorului fiscal. După transmiterea acestora, se realizează plăți către bugetul de stat. Este foarte important să realizezi o verificare scurtă cu privire la depunerea acestor declarații și să discuți cu contabilul orice modificări legate de tipul operațiunilor derulate ori de intenții ale efectuării anumitor operațiuni pe viitor. Acest aspect poate influența vector fiscal și implicit necesită transmiterea anumitor tipuri de declarații fiscale.
8. Ai verificat extrasul de cont privitor la operațiunile derulate raportat la încasări și plăți realizate pe parcursul unei perioade de referință. Este un aspect extrem de important atunci când organizăm documentele specifice evidenței primare, să verificăm completitudinea documentelor justificative deținute pentru efectuarea acestora. Astfel, verifică lunar care au fost operațiunile din cadrul extrasului de cont și asigură-te că toate acestea au la bază documente justificative.
9. Verifică periodic statusul firmei tale la ANAF. Există mai multe perspective funcție de care poți să verifici statusul tău în calitate de contribuabil în relație cu Agenția Națională de Administrare Fiscală. Discutăm îndeosebi despre obligațiile fiscale îndeplinite la timp față de ANAF. Un intrument important de verificare a conformității este fișa ROL sau fișa sintetică. Aceasta arată imaginea companiei tale sau statusul acesteia raportat la obligațiile fiscale rămase neachitate într-o anumită perioadă de referință. Această fișă se obține extrem de ușor prin intermediul Spațiului Privat Virtual și este foarte utilă pentru a afla modul în care ANAF vede afacerea ta.
10. Ai luat în calcul diverse oportunități de optimizare a profitului. Este important ca periodic, fie și cu o regularitate lunară să discuți cu persoana responsabilă de gestiunea financiar-contabilă a afacerii tale despre diverse canale de optimizare a profitului. Unul dintre obiectivele fundamentale ale unei companii este cel al maximizării profitului. Stagnarea sau regresul nu este cea mai de dorit situație. De aceea, discută cu persoane specializate din compania ta, colectează date și adună informații pentru a pune bazele celor mai bune decizii în ceea ce privește maximizarea profitului companiei tale.
Acestea reprezintă câteva aspecte principale de care este indicat să ții cont spre verificare la finele perioadei de referință, de exemplu luna calendaristică. Chiar dacă acest checklist deține multe elemente din spectrul financiar-contabil și fiscal al afacerii tale, și ți se pare că nu ar fi responsabilitatea ta să realizezi aceste modificări, totuși parcugerea regulată a acestora îți va conferi control asupra unora dintre cele mai importante aspecte cu care interacționează afacerea ta.
Referințe principale de informare
Munteanu, V., Zuca, M., & Niculae, M. (2022). Contabilitatea financiară a întreprinderii. Abordare teoretică și practică, Ediția a VI-a, revizuită și adaugită, Editura Universitară, Bucureşti.
Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul Oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.
Ceccar Business Magazine, Analiza rentabilității și riscul întreprinderii, Numărul 32-33, Expertiza și auditul afacerilor, material în format electronic, disponibil la adresa: https://www.ceccarbusinessmagazine.ro/analiza-rentabilitatii-si-riscul-intreprinderii/a/RgCEeNhrwyV9tK2qga76.
