Cheltuieli deductibile, deductibile parțial și nedeductibile. Ce trebuie să știe o firmă
Atunci când vrei să îți optimizezi taxele este esențial să știi de ce cheltuieli trebuie să ții cont în reducerea impozitului pe profit. Cheltuielile unei firme nu au toate același tratament fiscal. Unele pot fi deduse integral, altele sunt deductibile doar în anumite limite, iar anumite costuri nu pot fi scăzute la calculul rezultatului fiscal. Din acest articol vei afla tot despre cheltuieli deductibile, deductibile parțial și nedeductibile – ce trebuie să știe o firmă pentru a evita amenzile ANAF.
Deductibilitatea cheltuielilor, conform legii
Pentru ca o cheltuială să fie deductibilă, nu este suficient să existe o factură. Costul trebuie să aibă legătură reală cu activitatea firmei, să fie justificat prin documente și să poată fi explicat economic. Cu alte cuvinte, firma trebuie să poată arăta de ce acea cheltuială a fost necesară pentru obținerea veniturilor, desfășurarea activității, administrarea operațiunilor sau protejarea businessului.
Deductibilitate pentru micro vs profit
Firmele plătitoare de impozit pe profit sunt interesate de deductibilitatea cheltuielilor, aceasta fiind principala metodă prin care acestea își pot reduce suma datorată către ANAF.
În cazul microîntreprinderilor în schimb, cheltuielile nu reduc direct impozitul pe venit, deoarece acesta se calculează în funcție de veniturile firmei. Totuși, documentarea cheltuielilor rămâne importantă pentru contabilitate, TVA, justificarea utilizării banilor firmei și eventualele controale fiscale.
Cheltuieli deductibile, deductibile parțial și nedeductibile. Ce trebuie să știe o firmă?
Cheltuieli deductibile integral
Cheltuielile deductibile integral sunt acele costuri
- făcute în interesul firmei
- susținute cu documente justificative
- și înregistrate corect în contabilitate.
În această categorie intră, de regulă:
- cheltuielile cu reclama, publicitatea și marketingul: o firmă poate avea nevoie de promovare online, materiale de prezentare, campanii plătite, servicii de branding, administrarea paginilor de social media sau realizarea unui site. Pentru deductibilitate, este important ca serviciile să fie reale, să existe contracte, facturi, rapoarte de campanie, livrabile sau alte dovezi care arată că promovarea a fost efectiv prestată.
- serviciile prestate de terți pentru activitatea firmei: Aici pot intra servicii tehnice, servicii de mentenanță, servicii logistice, servicii de curierat, servicii de design, servicii de programare, servicii de recrutare sau alte activități externalizate. Firma trebuie să poată demonstra că serviciile au fost necesare și că au fost folosite în activitatea economică.
- materiile prime, materialele consumabile și mărfurile folosite pentru producție, prestarea de servicii sau revânzare
- salariile și contribuțiile aferente personalului
- chiriile, utilitățile și costurile administrative pentru spațiile folosite în activitate
- transportul și cazarea pentru deplasări în interes de serviciu: deplasările la clienți, furnizori, conferințe, ședințe sau evenimente profesionale justificate prin ordine de deplasare, facturi, bilete, invitații, agende de întâlnire sau corespondență comercială.
- serviciile contabile, juridice, consultanța fiscală și alte servicii profesionale necesare firmei
- pregătirea profesională pentru angajați: cursurile, certificările, trainingurile tehnice sau programele de perfecționare relevante pentru postul ocupat ori pentru dezvoltarea activității firmei.
- cheltuielile cu sistemele informatice, licențele software și securitatea IT: abonamentele la aplicații, soluțiile ERP, CRM, antivirus, backup, hosting, semnătură electronică sau servicii cloud
- cheltuielile de cercetare-dezvoltare.
Cheltuieli deductibile parțial
Unele cheltuieli sunt recunoscute fiscal doar în anumite limite. Asta înseamnă că firma le poate înregistra contabil, dar nu le poate deduce integral la calculul rezultatului fiscal. Partea care depășește limita legală devine nedeductibilă. Iată ce cheltuieli intră aici:
- cheltuielile de protocol: mese de afaceri, tratații, cadouri sau alte costuri ocazionate de relațiile comerciale
- cheltuielile sociale (deductibile doar în limita procentului legal aplicat asupra cheltuielilor cu salariile): ajutoare sociale, cadouri acordate angajaților în anumite ocazii, servicii pentru salariați sau alte beneficii cu caracter social
- tichetele de masă, voucherele de vacanță și alte beneficii acordate angajaților
- cheltuielile cu dobânzile și alte costuri ale îndatorării
- amortizarea fiscală
- cheltuielile cu autoturismele care nu sunt folosite exclusiv în scopul activității economice (deductibile în proporție de 50%): combustibilul, reparațiile, asigurările, leasingul, chiriile sau alte costuri legate de utilizarea mașinii
- cheltuielile pentru sedii sau locuințe folosite mixt
Ce cheltuieli nu poți deduce?
Există cheltuieli care nu sunt deductibile, chiar dacă au fost plătite din contul firmei și apar în contabilitate. Acestea nu reduc rezultatul fiscal și pot crește impozitul datorat:
- Impozitul pe profit datorat nu este deductibil. Este o obligație fiscală calculată asupra rezultatului fiscal, nu o cheltuială care poate reduce baza de calcul.
- Amenzile, penalitățile, dobânzile
- Cheltuielile personale ale asociaților, administratorilor sau salariaților
- Cheltuielile fără documente justificative sunt nedeductibile. O plată făcută din firmă trebuie susținută prin factură, bon fiscal, contract, decont, ordin de deplasare, extras, raport de lucru sau alte documente relevante. Lipsa documentelor este una dintre cele mai simple cauze pentru respingerea deductibilității.
Ce trebuie să reții?
Înainte de a înregistra o cheltuială, întreabă-te dacă poți explica simplu de ce a fost necesară pentru firmă. Păstrează contractele, facturile, anexele, rapoartele de lucru, corespondența, procesele-verbale, comenzile, ofertele și dovezile de livrare, iar pentru servicii, nu te baza doar pe factură. Un raport de activitate, un livrabil, o prezentare, un fișier transmis sau o confirmare de recepție pot face diferența.
Separă cât mai clar cheltuielile firmei de cele personale. Folosește cardul firmei doar pentru costuri de business și evită achizițiile greu de justificat. Dacă un bun sau serviciu este folosit mixt, stabilește o metodă rezonabilă de alocare și păstrează documentele care o susțin.
În final, deductibilitatea nu înseamnă doar existența unui document, ci capacitatea firmei de a demonstra că acel cost este real, necesar și legat de activitatea economică. O evidență clară reduce riscul fiscal și ajută firma să își calculeze corect obligațiile.
