e-Factura B2C – ghid rapid, pe înțelesul oricărui antreprenor
De la 1 iulie 2025 toate firmele riscă amenzi pentru netransmiterea facturilor în e-Factura, indiferent că vorbim despre B2B sau B2C. Așadar, dacă vinzi bunuri sau servicii direct către consumatori (persoane fizice), ai obligația legală de a transmite facturile în sistemul RO e-Factura. Află din acest articol cum te conformezi, care sunt aspectele de care trebuie să ții cont la emiterea facturii, dar și ce riști dacă nu respecți termenele și condițiile de raportare.
e-Factura B2C
De la 1 ianuarie 2025 toate firmele care vând bunuri sau servicii direct către consumatori – B2C – sunt obligate să trimită factura și în Sistemul RO e-Factura, conform OUG 138/2024, publicată în Monitorul Oficial nr. 1222 din 5 decembrie 2024. Asta înseamnă că dacă vinzi produse sau servicii direct către clienți persoane fizice, vei fi obligat să le emiți facturi și să le transmiți electronic prin SPV, în același mod ca pentru firme.
Atenție: Facturile simplificate intră și ele în sistemul e-Factura.
Ce trebuie să transmiți în e-Factura dacă ai o firmă sau un PFA?
- Facturile emise către o altă firmă (B2B)
- Facturile către instituții publice – de exemplu, contracte de achiziții sau colaborări B2G
- Facturile către persoane fizice (B2C), inclusiv facturile pentru vouchere de vacanță. Sistemul devine obligatoriu pentru toate tranzacțiile B2C.
- Facturile simplificate
- Facturile storno pentru oricare dintre situațiile B2B, B2C, B2G.
Important: Facturile trebuie transmise prin RO e-Factura doar dacă TVA-ul se aplică pe teritoriul României.
Ce NU trebuie să transmiți în e-Factura dacă ai o firmă sau un PFA?
- Facturile către clienți din afara României, fie că sunt din UE sau din afara UE
- Bonurile fiscale, inclusiv cele cu CUI pe bon
- Proformele și alte documente fără caracter fiscal, precum avizele de expediție, notele de compensare sau notele de recepție.
Facturare în relația B2C – Ce trebuie să știi?
Conform prevederilor Codului fiscal (art. 319 alin. 6 lit. a) orice livrare/prestare de servicii se facturează, indiferent cine este clientul—persoană fizică sau juridică. Astfel, factura trebuie încărcată în SPV în cel mult 5 zile calendaristice de la emitere, altfel riști amenzi.
Cum emiți facturi către clienți persoane fizice?
Factura în relația B2C trebuie să includă:
- datele de identificare ale clientului
- produsul/serviciul facturat
- suma facturată
Atenție: Pentru identificarea clientului CNP-ul este opțional. Dacă persoana fizică nu-ți dă codul numeric personal, poți să înregistrezi „0000000000000” (13 zerouri) în câmpul din XML.
Când emiți și transmiți facturi în relația B2C?
De la 1 ianuarie există obligația de a transmite în e-Factura toate facturile emise către persoane fizice, dar nu există obligația de a emite facturi. În continuare, pentru serviciile prestate/bunurile livrate se pot emite bonuri fiscale, exceptând desigur cazurile prevăzute de lege în care clientul poate solicita factură:
- pentru comerțul cu amănuntul
- pentru servicii de tip bilete, muzeu, cinematograf, transport persoane, automatele comerciale
- sau pentru livrarea de energie de către prosumatori.
Deși este suficient să emiți bonul fiscal, dacă persoana fizică îți solicită factură, ai obligația de a emite factura și de o transmite prin e-Factura în termenul legal de 5 zile.
De reținut faptul că în relația B2C NU ești obligat să emiți factură dacă desfășori activitate în
- servicii medicale
- educație
- activități financiar-bancare
- asigurări
- jocuri de noroc
- poștă
- chirii imobiliare (cu excepția construcțiilor noi).
În aceste cazuri nu ai nici obligația transmiterii în SPV, deoarece nu există raportare.
Cum transmiți facturile în relația B2C? Checklist în 5 pași
Facturile în relația B2C se transmit în termenul legal de maxim 5 zile calendaristice, folosind aceleași instrucțiuni ca în relația B2B. Astfel, iată ce trebuie să faci, pas cu pas, pentru a te conforma:
- Pasul 1: Dacă nu ai deja certificat de semnătură electronică calificată trebuie să obții unul. Acesta îți va permite autentificarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) și semnarea facturilor în format electronic.
- Pasul 2: Creează cont în SPV folosind certificatul digital pentru a putea trimite și pentru a primi facturi prin e-Factura. Ai grijă: chiar dacă ai un contabil căruia i-ai încredințat evidența contabilă cu toate aspectele, inclusiv accesul SPV, trebuie să reții că tu, ca antreprenor trebuie să ai acces direct și control asupra contului, deoarece tu ești cel care răspunde legal.
- Pasul 3: Alege un program de facturare care să integreze e-Factura. Astfel, vei putea să transmiți automat facturile în sistemul ANAF, fără să mai mergi în e-Factura. Dacă nu ai un program de facturare care să integreze e-Factura, atunci trebui esă încarci manual facturile în SPV, în secțiunea RO e-Factura, selectând codul fiscal al firmei pentru care vrei să trimiți factura. Atenție: Trimite factura în sistem în max. 5 zile calendaristice (sunt incluse în acest termen și weekendurile și sărbătorile legale). Dacă întârzii chiar și cu o zi riști amendă.
- Pasul 4: Fă o verificare pentru a te asigura că factura a ajuns la client. Mergi în SPV și asigură-te că factura a fost transmisă corect. În cazul unor erori retransmite după ce corectezi.
- Pasul 5: Comunică factura clientului. Chiar dacă atât în relația B2B, cât și în relația B2C, clienții primesc în cont factura ta, poți trimite în continuare PDF-ul pe e-mail sau alte mijloace.
Amenzi e-factura – cât te costă dacă nu respecți obligația în relația B2C?
Până la 30 iunie 2025 a fost perioada de acomodare și de tranziție către e-Factura. După 1 iulie 2025 se vor aplica amenzi semnificative astfel:
- mari contribuabili: 5.000 – 10.000 lei
- contribuabili mijlocii: 2.500 – 5.000 lei
- microîntreprinderi și PFA: 1.000 – 2.500 lei
Sancțiunea se aplică pe fiecare lună în care există cel puțin o factură B2C neîncărcată la timp. De asemenea, chiar dacă în decursul unei luni ai mai multe facturi pe care le-ai transmis cu întârziere, amenda se dă o singură dată.
E-factura reprezintă un stres suplimentar pentru antreprenori, dar dacă automatizezi sau externalizezi procesul, poți reduce erorile și desigur amenzile.
