Facturile anulate și RO e-factura. Cum ne raportăm la acest aspect pe fondul obligativității utilizării sistemului?
Implementarea sistemului național RO e-factura la nivelul proceselor organizaționale produce modificări de paradigmă. Pe fondul numeroaselor constrângeri, utilizatorii sistemului pun sub semnul incertitudinii aspecte care până de curând îmbrăcau atributul clarității. Tranziția spre sistemele moderne informatice de gestiune a tranzacțiilor unei entități vine însoțită de necesitatea resetării manierei de raportare la derularea proceselor organizaționale. Maratonul digitalizării fiscale la care sunt angrenate de un timp semnificativ companiile autohtone propunere o serie de provocări la care doar entitățile real pregătite pot face față.
Cele mai importante preocupări ale mediului de afaceri actual gravitează în jurul problematicii E-facturii. Ralierea companiilor la ultima etapă a procesului, și anume, obligativitatea transmiterii în cadrul sistemului a facturilor emise în relația de tip B2C a readus în scena mediului antreprenorial sentimentul de incertitudine cu privire la normele care trebuie respectate în situații specifice.
Pe acest fond, se reiterează nevoia de clarificare a aspectelor legate de utilizarea sistemului în conjuncturi specifice, pentru a crea premisele respectării normelor în vigoare. Unul dintre aceste aspecte face referire la maniera de abordare a facturilor anulate în context RO e-factura.
Printre multitudinea de aspecte cu tentă neclară în utilizarea sistemului identificăm speța legată de apariția anumitor erori identificate la momentul emiterii facturilor care trebuie încărcate în cadrul sistemului RO e-factura. De exemplu, dacă dintr-o eroare la întocmirea unei facturi de prestări servicii de înfrumusețare corporală către o persoană fizică a fost consemnată greșit o cifră din numărul facturii iar aceasta se anulează, se transmite documentul anulat în cadrul sistemului?
Cu privire la această speță este bine să cunoaștem toate nuanțele pe care le poate îmbrăca, în vederea unei soluționării concrete. Să începem analiza sistematică.
Corecția unei facturi asupra căreia identificăm elemente de eroare
Dacă ulterior emiterii unei facturi către un client, fie el persoană fizică ori persoană juridică, constați apariția unei erori de tehnoredactare (de exemplu, o cifră lipsă care periclitează ordinea consecutivă a seriei și a numărului atribuit la început de an facturilor, sau orice altă eroare de formă ori de fond), situația trebuie rectificată. Cum se realizează acest aspect? Există două aspecte de care trebuie să ținem cont în această circumstanță. Pentru a urmări sistematic problematica vom analiza următoarea speță.
Speță. Compania X SRL, prestatoare de servicii de înfrumusețare corporală emite către persoana fizică Y factura de prestări servicii în valoare de 2500 de lei. Ulterior emiterii, aceasta constată o eroare de formă asupra întocmirii documentului (numărul facturii este eronat prin omiterea unei cifre din cadrul acestuia). Cum ar trebui să procedeze compania pentru corecția facturii și reflectarea fidelă în contabilitate a operațiunii respective? Pentru soluționarea speței vom ține cont de cele două perspective:
1. Factura asupra căreia identificăm elemente de eroare nu a fost transmisă beneficiarului prin intermediul RO e-factura
În acest caz, anularea facturii se realizează înainte ca aceasta să fie transmisă beneficiarului, în cazul nostru persoana fizică. Dacă sesizăm o eroare la emiterea unei facturi, iar aceasta nu a fost transmisă în cadrul sistemului național RO e-factura, în această manieră, implicațiile asupra laturii fiscale și contabile sunt minime. Factura eronată se anulează, și se arhivează. Apoi, se emite o nouă factură cu datele corecte și se transmite în cadrul sistemului național RO e-factura.
2. Factura eronată a fost încărcată în cadrul RO e-factura și transmisă beneficiarului
Dacă în primul caz lucrurile sunt clar și facil de asimilat, a doua față a problematicii necesită mai multă atenție.
În situația în care constatăm o eroare la factura încărcată deja în cadrul sistemului național RO e-factura este necesar să revizuim situația prin operațiunea de corectare a documentului. Aceasta se realizează conform art. 330 Corectarea facturilor al Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal. Chiar dacă factura a fost emisă către o persoană fizică iar sistemul național RO e-factura nu o poate transmite mai departe unui beneficiar (asemenea cazului în care emitem facturi către persoanele juridice care primesc automat prin intermediul sistemului factura emisă) totuși vom respecta reglementările în vigoare cu privire la corecția unei facturi. Nu există mențiuni speciale pentru corecția documentului în cazul acelor facturi emise către persoanele fizice și încărcate în cadrul RO e-factura. Deci, vom considera ceea ce este deja valabil pentru corectarea unei facturi. Prevederile legale privitoare la corectarea unei facturi care a fost transmisă deja beneficiarului prin intermediul sistemului național RO e-factura vizează următoarele aspecte:
- dacă factura a fost transmisă beneficiarului, iar ulterior se constată erori la întocmirea documentului, contribuabilul poate să emită o nouă factură care să cuprindă în primul rând informațiile din factura inițială, numărul și data facturii corectate, valorile cu semnul minus, iar în al doilea rând, informațiile și valorile corecte;
- dacă factura a fost trimisă beneficiarului, se emite o nouă factură conținând informațiile și valorile corecte, iar concomitent se emite o factură cu valorile cu semnul minus sau, după caz, cu o mențiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, în care se înscriu numărul și data facturii corectate.
Așadar, în primul caz menționat se emite o singură factură care să facă trimitere atât la corecția facturii eronate cât și la datele corecte ale tranzacției. În cel de-al doilea caz, se emit două facturi, cea de corecție a erorii identificate, precum și cea care consemnează operațiunea corectă. Astfel, contribuabilii au la dispoziție cele două metode de raliere la conformitate fiscală atunci când discutăm despre corectarea unei facturi. Recomandarea este spre emiterea unui singure facturi care să cuprindă atât informațiile din factura inițială corectate cât și informațiile corecte ale tranzacției. În această manieră, simplificăm procesul privind gestionarea facturilor emise și încărcate în cadrul sistemului național RO e-factura.
Situația este similară și în cazul corecției autofacturilor emise.
(2) În situațiile prevăzute la art. 287 furnizorii de bunuri și/sau prestatorii de servicii trebuie să emită facturi, cu valorile înscrise cu semnul minus sau, după caz, o mențiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative când baza de impozitare se reduce sau, după caz, fără semnul minus sau fără mențiunea din care să rezulte că valorile respective sunt negative, dacă baza de impozitare se majorează, care se transmit și beneficiarului, cu excepția situației prevăzute la art. 287 lit. d).
(2^1) Prin excepție de la prevederile alin. (2), în situațiile prevăzute la art. 287 lit. c), dacă reducerile de preț nu sunt acordate direct clientului, furnizorii de bunuri și/sau prestatorii de servicii trebuie să emită pentru fiecare perioadă fiscală un document centralizator în vederea ajustării bazei de impozitare.
(3) Persoanele impozabile care au fost supuse unui control fiscal și au fost constatate și stabilite erori în ceea ce privește stabilirea corectă a taxei colectate, fiind obligate la plata acestor sume în baza actului administrativ emis de autoritatea fiscală competentă, pot emite facturi de corecție conform alin. (1) lit. b) către beneficiari. Pe facturile emise se va face mențiunea că sunt emise după control și vor fi înscrise într-o rubrică separată în decontul de taxă. Beneficiarii au drept de deducere a taxei înscrise în aceste facturi în limitele și în condițiile stabilite la art. 297-302.
(4) În cazul autofacturilor emise conform art. 319 alin. (3), (8) și (9) și art. 320 alin. (1)-(3), dacă persoana impozabilă emitentă constată că a înscris informații în mod eronat în respectivele autofacturi, fie va emite o nouă autofactură care trebuie să cuprindă, pe de o parte, informațiile din autofactura inițială, numărul și data autofacturii corectate, valorile cu semnul minus sau, după caz, cu o mențiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, iar, pe de altă parte, informațiile și valorile corecte, fie va emite o nouă autofactură conținând informațiile și valorile corecte și concomitent va emite o autofactură cu valorile cu semnul minus sau, după caz, cu o mențiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, în care se înscriu numărul și data autofacturii corectate. În situația în care autofactura a fost emisă în mod eronat sau prin normele metodologice se prevede că în anumite situații se poate anula livrarea/prestarea către sine, persoana impozabilă emite o autofactură cu valorile cu semnul minus sau, după caz, cu o mențiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, în care se înscriu numărul și data autofacturii anulate.
Anulare vs Corecție
Astfel, pentru speța expusă putem să identificăm două nuanțe: vorbim despre facturi anulate în cazul în care acestea nu au fost transmise beneficiarului, iar dacă transmiterea s-a realizat prin intermediul RO e-factura discutăm despre operațiunea de corecție a facturii.
Pe fondul utilizării sistemelor informatice moderne de digitalizare fiscală, este imperios necesar să luăm aminte la toate nuanțelor pe care le poate îmbrăca o anumită problematică. Aspect de altfel fundamental pentru sa ne asigura asupra plasării afacerii pe direcția conformității fiscale.
Referințe principale de informare
- Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 960 din 7 octombrie 2021.
- Rentrop & Straton, E-FACTURA în 50 de întrebări și răspunsuri, Material în format electronic.
- Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015.
