RO e-Factura pentru SRL
De anul acesta RO e-Factura este obligatorie pentru firmele din România. Află din acest articol cine trebuie să transmită în e-Factura, cum se va factura de acum, de ce ai nevoie și ce sancțiuni sunt.
Ce este RO e-Factura?
Sistemul RO e-Factura este un sistem electronic pe care Ministerul Finanțelor îl pune la dispoziția contribuabililor pentru transmiterea și raportarea facturilor.
Cine transmite în RO e-Factura?
Sistemul E-Factura este de acum obligatoriu pentru toate firmele și PFA-urile care prestează servicii sau vând bunuri în relația B2B și B2G pe teritoriul României.
Facturez către clienți străini. Am obligația de a transmite în RO e-Factura?
Da, dacă locul prestării/livrării este în România vei transmite în sistemul RO e-Factura facturile emise către clienți străini.
Facturez către clienți persoane fizice. Am obligația de a transmite în RO e-Factura?
Nu, facturile emise către persoane fizice sunt exceptate de la obligația transmiterii în RO e-Factura. Totuși, dacă emiți facturi către persoane fizice pentru cazare, iar acestea achită cu vouchere de vacanță (și nu cash sau card), atunci ai obligația ca firmă să transmiți factura în sistem.
Cum transmiți facturile în RO e-Factura?
Pentru a transmite facturile în RO e-Factura și totodată, pentru a primi facturile de la furnizori, va trebui să parcurgi câțiva pași:
Pasul 1: Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV)
Dacă ai deja un SRL cel mai probabil ai deja un cont activ în SPV așa că poți să treci la pasul următor. De ce ai nevoie de SPV? Pentru că toate facturile electronice se vor depune în SPV, unde ANAF va putea monitoriza fiecare tranzacție.
Atenție: Dacă în SPV este autorizat doar contabilul, atunci trebuie:
- fie să stabilești cu contabilul dacă va transmite pentru tine în RO e-Factura
- fie să împuternicești pe cineva pentru acest serviciu
- fie să te înregistrezi ca reprezentant legal în SPV
Pasul 2: Semnătura electronică
Pentru a face contul SPV pentru SRL ai nevoie de un certificat digital de semnătură electronică. Este important ca acesta să fie obținut de la un furnizor acreditat pentru operațiuni ANAF.
În plus, tokenul folosit pentru SPV va fi folosit totodată și pentru validarea facturilor înainte de a le transmite în RO e-Factura.
Pasul 3: Program de facturare
Dacă până acum ai facturat fără un program de facturare, acum trebuie să îți iei un soft cu ajutorul căruia să emiți factura și să generezi xml-ul. Ulterior, acesta va fi încărcat în SPV pentru clientul tău.
Recomandare: Dacă ai un start-up și vrei să economisești bani poți să folosești aplicațiile gratuite de emitere a facturilor și de transmitere a acestora, puse la dispoziție de Ministerul Finanțelor. Le găsești aici, la acest link.
Atenție: Pentru a evita eventuale amenzi, trebuie să te siguri că:
- încarci toate facturile emise în sistem
- descarci facturile de la furnizori și le convertești din XML în PDF, iar abia apoi le înregistrezi în contabilitate
- în cazul în care ai erori rectifici factura emisă
- salvezi recipisele și XML-urile facturilor electronice depuse cu sigiliul ANAF în arhiva proprie.
Iar acum, să vorbim despre costuri
Desigur, această schimbare privind facturarea electronică presupune o serie de costuri pentru antreprenor. Iată care sunt acestea, în funcție de modalitatea aleasă pentru transmiterea facturilor:
- Dacă apelezi la contabil te costă serviciile de contabilitate, dar economisești costul pentru semnătura electronică și programul de facturare.
- De asemenea, poți să delegi această sarcină unui angajat din cadrul firmei, este posibil ca în acest caz costurile să fie mai mici, dar în continuare ai nevoie de token și program de facturare (dacă nu alegi softul Ministerului).
- Dacă alegi să transmiți singur, te costă certificatul digital pentru semnătura electronică și programul de facturare.
Și desigur, despre sancțiuni
Având în vederea obligativitatea e-Factura, trebuie să știi că vor fi și amenzi, în funcție de mărimea contribuabilului.
Astfel, pentru SRL-uri, amenzile pentru
- netransmiterea la timp a facturii (în termenul de 5 zile de la data emiterii) vor începe să curgă abia după 1 aprilie 2024. Astfel, lipsa raportării unei tranzacții B2B se va amenda în funcție de mărimea firmei, după cum urmează:
- de la 5.000 la 10.000 lei pentru marii contribuabili
- de la 2.500 la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii
- și de la 1.000 la 2.500 lei pentru contribuabilii mici și pentru cei nerezidenți.
- primirea și înregistrarea unei facturi care a fost emisă pe hârtie sau prin alte variante electronice de operatori economici stabiliți în România, și nu în format XML cu sigiliul Ministerului Finanțelor, vor începe să se aplice abia de la 1 iulie 2024. În acest caz, dacă primești și înregistrezi o astfel de factură poți primi o amendă egală cu 15% din valoarea facturii.
Și dacă tot suntem la aspectele referitoare la sancțiuni, să stabilim cine este responsabil de transmiterea în e-Factura și înregistrarea corectă a facturilor, contabilul sau administratorul? Indiferent de modul în care alegi să lucrezi, fie să delegi un angajat, fie să contractezi un contabil pentru transmiterea facturilor în sistemul e-Factura, reprezentantul legal al societății este răspunzător pentru raportările eronate sau lipsa raportărilor în sistemul e-Factura, precum și pentru înregistrarea facturilor în contabilitate.
Acestea sunt principalele aspecte pe care trebuie să le cunoști ca antreprenor cu privire la E-Factura. Desigur, pe blog, poți să mai găsești și alte informații relevante pentru SRL-uri, de la înființare, taxe, modificări fiscale, înregistrare SPV, până la radiere. Ai alte întrebări? Poți lăsa un comentariu, iar noi îți vom oferi un răspuns complet, în cel mai scurt timp posibil.
