Top 5 greșeli de evitat la închiderea exercițiului financiar
Închiderea exercițiului financiar este unul dintre cele mai importante momente din activitatea unei firme, deoarece în acest moment sunt analizate și raportate rezultatele activității economice întregul an. O abordare corectă și organizată asigură conformitatea cu legislația în vigoare, dar oferă și o imagine clară asupra sănătății financiare a afacerii. În plus, un bilanț corect și transparent te ajută să iei decizii informate pentru anul următor, cum ar fi investițiile, optimizarea cheltuielilor sau identificarea de noi oportunități, și totodată, te ferește de un control ANAF. Greșelile în documentele financiare atrag atenția organelor de control, ceea ce poate duce la verificări suplimentare și sancțiuni.
Care sunt cele mai comune greșeli, și la ce riscuri te expun? În acest articol îți voi prezenta cele mai frecvente 5 greșeli pe care antreprenorii le fac la închiderea exercițiului financiar, dar și soluții potrivite pentru a le evita, plus un bonus, la finalul articolului.
Top 5 greșeli de evitat la închiderea exercițiului financiar
Majoritatea antreprenorilor nu fac greșeli intenționat, ci din neglijență sau omisiune. Iată care este clasamentul celor mai comune greșeli:
- ignorarea termenelor limită
- nepotrivirea datelor din contabilitate și declarațiile fiscale
- lipsa unui inventar corect și complet
- neglijarea provizioanelor și ajustărilor contabile
- nerespectarea reglementărilor legale noi.
În continuare, hai să vedem ce consecințe au fiecare, dar și ce soluții există.
Ignorarea termenelor limită
O greșeală frecventă, atât în privința situațiilor financiare anuale, cât și a celorlalte obligații declarative sau de plată, este ignorarea termenelor limită. Dacă ne raportăm strict la situațiile financiare anuale, în fiecare an, firmele au obligația de a le depune în termenul prevăzut de lege – 150 de zile de la finalul exercițiului financiar.
Cum greșesc antreprenorii?
Fie calculează greșit termenul, fie pur și simplu ignoră termenul.
Care este consecința acestui fapt?
ANAF impune penalizări semnificative și unele firme chiar pierd statutul de microîntreprinderi din cauza depunerii cu întârziere a bilanțului contabil.
Ce poți să faci pentru a evita această greșeală?
Și pentru că orice problemă are și o soluție, iată ce poți face pentru a evita această greșeală:
- Stabilește un calendar fiscal clar împreună cu contabilul, cu termene limite clare pentru fiecare etapă (transmiterea documentelor, înregistrarea documentelor, depunerea declarațiilor, plata obligațiilor fiscale).
- Utilizează aplicații de gestionare a timpului pentru a nu omite termenele importante.
Neconcordanțe între evidența contabilă și declarațiile fiscale
O altă greșeală comună este declararea eronată a taxelor și impozitelor datorate. Toate datele raportate către ANAF trebuie să fie identice cu cele din contabilitate. Chiar și o mică diferență poate duce la controale suplimentare sau recalculări.
Cum greșesc antreprenorii?
O greșeală frecventă este distribuirea de dividende în mod eronat. Ordinea corectă este
- întocmirea AGA
- întocmirea bilanțului interimar/bilanțului anual
- plata dividendelor și plata impozitului pe dividende.
Care este consecința acestui fapt?
ANAF impune penalizări semnificative pentru toată perioada de la momentul la care dividendele au fost retrase, până la momentul declarării. În plus, dacă nu dispui de sumele necesare pentru plata obligațiilor suplimentare impuse de ANAF, riști blocarea temporară a conturilor bancare.
Ce poți să faci pentru a evita această greșeală?
- Verifică periodic balanțele și registrele de TVA pentru a identifica eventualele discrepanțe înainte de depunerea declarațiilor.
- Colaborează cu contabilul tău pentru a face reconcilieri periodice între contabilitate și declarațiile fiscale.
- Discută cu contabilul tău înainte de a scoate dividende.
Lipsa unui inventar corect și complet
La finalul exercițiului financiar, inventarierea patrimoniului este obligatorie. Lipsa acestei proceduri poate duce la raportări incorecte în bilanț, care pot afecta inclusiv profitabilitatea firmei.
Cum greșesc antreprenorii?
De regulă antreprenorii nu dau importanță inventarierii anuale (mai ales antreprenorii care prestează servicii).
Care este consecința acestui fapt?
Una dintre consecințele frecvente – taxe suplimentare impuse de ANAF.
Ce poți să faci pentru a evita această greșeală?
- Indiferent de domeniul de activitate, organizează o echipă pentru inventariere la începutul lunii ianuarie.
- Folosește software de gestiune stocuri pentru a reduce riscul de erori umane.
- Asigură-te că fiecare articol este verificat și înregistrat corect, inclusiv bunurile depreciate sau pierdute.
Neglijarea provizioanelor și ajustărilor contabile
Deși în practică majoritatea antreprenorilor nu cunosc noțiunile de provizioane și ajustări contabile, acestea sunt două noțiuni cu care toți trebuie să se familiarizeze. De ce nu trebuie neglijate provizioanele și ajustările contabile? Ele sunt necesare pentru a reflecta fidel situația financiară a firmei.
Cum greșesc antreprenorii?
Din dorința de a nu pierde clienții, antreprenorii nu impun termene stricte de plată și penalizări, decât în contracte, și prin urmare în cazul neîncasării la timp nu înregistrează provizion, și nu fac ajustările contabile necesare.
Care este consecința acestui fapt?
Omiterea provizioanelor și a ajustărilor contabile poate afecta negativ situațiile financiare și poate genera probleme fiscale.
Ce poți să faci pentru a evita această greșeală?
- Analizează balanța împreună cu contabilul pentru a identifica creanțele incerte, datoriile sau pierderile de valoare.
- Actualizează provizioanele și ajustările în timp util, înainte de finalizarea bilanțului.
Nerespectarea reglementărilor legale
Așa cum ne-am obișnuit, legislația fiscală și contabilă din România este în continuă schimbare. Se majorează taxe, cresc plafoanele, se schimbă modul de impozitare, se schimbă condițiile de încadrare, normele de venit, etc. Este nevoie de o informare continuă deoarece lipsa de informare cu privire la noile reglementări poate duce la declararea eronată a taxelor și deci, la un bilanț eronat.
Ce poți să faci pentru a evita această greșeală?
- ANAF organizează frecvent seminarii fiscale și de asemenea, actualizează ghidurile informative de pe site-ul oficial.
- De asemenea, te poți abona la buletine informative care te țin informat cu schimbările fiscale.
- Consultă periodic un specialist fiscal.
Bonus: Checklist pentru închiderea exercițiului financiar:
- Verifică termenele limită și pregătește documentele necesare.
- Realizează reconcilierea datelor contabile și verifică evidența fiscală.
- Efectuează un inventar complet al stocurilor.
- Asigură-te că provizioanele și ajustările contabile sunt corecte.
- Verifică conformitatea cu reglementările legale recente.
Deși cele 5 greșeli prezentate pot părea simple și comune, efectele lor afecta semnificativ sănătatea financiară a firmei. Astfel, în primul rând organizarea și desigur, colaborarea cu un contabil experimentat te vor ajuta să închizi exercițiul financiar în concordanță cu normele legale.
