Tot ce trebuie sa stii despre e-Factura din 2024

Tot ce trebuie sa stii despre e-Factura din 2024

Articol scris in data de: 1 Decembrie 2023

Autor: Monica Predescu

1. Ce este o e-factura si ce presupune transmiterea ei?

Un document este considerat a fi e-factura doar daca este intocmit in formatul cerut de standardul european care defineste acest tip de document.

Astfel, este necesar sa fie un document cu extensia .XML, destinat prelucrarii automate cu ajutorul aplicatiilor software si astfel, in principiu, dificil de citit de catre om.

Incepand cu 1 ianuarie 2024, spre deosebire de factura clasica trimisa pe email in format .PDF, va fi nevoie de o aplicatie care sa te ajute sa generezi corect documentele in formatul standard .XML, deoarece e-factura nu se poate intocmi manual.

Daca formatul standard nu este respectat, e-factura va fi respinsa de validatorul ANAF.

Este important de mentionat ca e-Factura in format .XML care ajunge la ANAF si factura in format .PDF care ajunge la client reprezinta acelasi document; forma in care este pregatit si transmis acest document difera.

Cele doua documente vor coexista, insa doar pana la data de 1 iulie 2024. Dupa aceasta data va ramane doar e-factura.

2. Cine trebuie sa transmita facturi in e-Factura si pentru ce tranzactii?

Daca esti operator economic si ai tranzactii pe teritoriul Romaniei, cel mai probabil va trebui sa transmiti e-factura.

Indiferent de forma de organizare a societatii, e-Factura trebuie emisa de catre orice operator economic care vinde catre persoane juridice sau institutii publice din Romania.

Astfel, nu se face diferenta intre SC, PFA, II, daca esti sau nu platitor de TVA: daca e activitate economica, atunci ar putea intra in sfera e-Factura.

Contează cine sunt clienții?

Se impune transmiterea e-Factura pentru toate vanzarile realizate catre companii (B2B, adica Business to Business) sau catre institutii publice (B2G, adica Business to Government).

Nu se impune trimiterea de e-facturi cand se fac vanzari catre persoane fizice (B2C, adica Business to Consumer).

• Mare atentie insa! Daca o persoana fizica solicita factura pe firma, relatia devine una de B2B, adica Business to Business si trebuie transmisa e-factura aferenta acestei tranzactii.
• Exceptie: Pentru cei care activeaza in domeniul turismului si accepta plata pe baza tichetelor de vacanta: nu s-a eliminat obligatia de trimitere a e-facturilor, chiar daca sunt catre persoane fizice.

Ce tranzactii sunt vizate?

Tranzactiile vizate sunt cele care au locul livrarii/prestarii in Romania. Asadar, e-factura aferenta unei tranzactii care este realizata in afara Romaniei nu ar trebui emisa prin sistemul RO e-Factura.

3. In cat timp trebuie transmisa e-factura?

e-factura trebuie transmisa in maxim 5 zile lucratoare de la emiterea facturii.

Asta nu implica ca bunurile sa fie trimise doar dupa transmiterea e-facturii. Se poate folosi in continuare avizul de expeditie a marfii.

4. Ce se intampla de la 1 ianuarie 2024, respectiv de la 1 iulie 2024?

4.1.  De la 1 ianuarie 2024

Daca activitatea pe care o desfasori in cadrul firmei tale intra in sfera e-Factura (si cel mai probabil, dupa cum am vazut mai sus, va fi cazul) va trebui sa trimiti documentele in formatul e-Factura.

Pana la finalul lunii martie nu exista amenzi.

Incepand cu 1 aprilie 2024, Sistemul RO e-Factura devine obligatoriu si se aplica amenzi

• daca nu se realizeaza transmiterea de e-facturi
• daca transmiterea nu se realizeaza in termen de 5 zile lucratoare de la emitere.

Important! In prima jumatate a anului 2024, clientii dumneavoastra nu sunt obligati sa
accepte documentul in formatul e-Factura si va trebui sa le trimiteti factura si in formatul
clasic (tiparit, PDF, e-mail etc.).

4.2 .  De la 1 iulie 2024

Incepand cu data de 1 iulie 2024, lucrurile devin si mai serioase: in Codul Fiscal se precizeaza ca pentru tranzactiile intre operatorii economici din Romania, doar e-factura poate fi considerata ca document original.

Mai mult, cel care primeste o factura are dreptul de a o inregistra in contabilitate si de a deduce suma TVA aferenta doar daca aceasta este in format e-Factura. In caz contrar, poate primi amenda in cuantum egal cu valoarea TVA.

5. Cum poti sti daca o e-factura primita e corecta?

Toate e-facturile ajung in SPV (Spatiul Privat Virtual) de pe serverele ANAF doar daca sunt corecte. Daca o e-factura nu este corecta, va fi respinsa automat de validatorul ANAF si nu va fi considerata ca trimisa in portal.

Prin urmare, daca ai o factura in SPV, inseamna ca a fost validata de catre ANAF si respecta cerintele e-Factura.

Important! Detaliile comerciale ale facturii nu sunt garantate de catre aceasta validare (de exemplu, validarea e-facturii de catre ANAF nu garanteaza ca produsele sau preturile sunt cele convenite prin contract). Daca primesti o e-factura si consideri ca nu este corecta pentru ca nu respecta termenii conveniti intre tine si furnizor, va trebui sa contactezi furnizorul pentru a regla situatia.

6. Cum poti corecta o e-factura?

In Sistemul e-Factura nu exista notiunea de a anula sau sterge un document care a fost deja transmis. Astfel, daca e nevoie de o corectie, fie se retrimite e-factura si se marcheaza ca fiind o corectie a unei facturi anterioare, fie se transmite o factura storno si se emite o factura noua.

Citește și articolul despre: