Antreprenor sau contabil – Tot ce trebuie să știi despre SAF-T
Începând cu 1 ianuarie 2025 nimeni nu va mai fi exceptat de la raportarea SAF-T deoarece acest tip de raportare devine obligatoriu și pentru firmele mici, dar și pentru nerezidenți. Ai tot auzit în ultima vreme despre această raportare, dar nu știi ce este și cum te afectează? Citește acest articol și află tot ce trebuie să știi despre SAF-T. Antreprenor sau contabil, iată ce trebuie să faci.
SAF-T: Ce este, cum și pe cine ajută?
SAF-T (Standard Audit File for Tax) este un standard internațional care facilitează schimbul electronic de date contabile între firme și ANAF. Astfel, prin raportarea SAF-T, firmele depun o declarație care include un fișier XML care conține informații contabile și fiscale extrase din sistemul informatic al firmei.
Datorită informațiilor extinse pe care le include (tranzacții, conturi, clienți, furnizori și alte elemente contabile), fișierul SAF-T ajută Fiscul să efectueze controale mai eficiente și să detecteze eventualele nereguli fiscale. În plus, fiind un standard internațional, SAF-T este utilizat în mai multe țări, facilitând astfel conformitatea transfrontalieră.
SAF-T prezintă beneficii pentru ANAF și pentru contribuabili, deopotrivă, deoarece D406
- simplifică procesul de raportare fiscală și conferă transparență în relația dintre ANAF și contribuabili,
- dar totodată contribuie la reducerea frecvenței controalelor fiscale, și de asemenea,
- ajută la evitarea sancțiunilor și amenzilor.
Cum se realizează raportarea?
În România, raportarea SAF-T se realizează prin depunerea formularului D406, existând trei tipuri de raportare:
- Declarația 406 SAF-T (general), care cuprinde informații despre totalitatea operațiunilor contabile și fiscale și se raportează lunar sau trimestrial (în funcție de perioada fiscală aplicabilă pentru TVA – pentru contribuabilii plătitori de TVA), și trimestrial (pentru neplătitorii de TVA)
- Declarația 406 SAF-T doar pentru mijloace fixe, care se depune anual
- Declarația 406 SAF-T pentru stocuri, care se depune doar la solicitarea autorităților fiscale.
Cine trebuie să raporteze SAF-T?
Deocamdată, raportarea SAF-T este obligatorie pentru contribuabilii mari și mijlocii, însă de la 1 ianuarie nu va mai fi nimeni exceptat, astfel încât toate firmele, chiar și nerezidenții, vor depune D406 lunar sau trimestrial, conform Ordinului ANAF 1783/2021.
Ce cuprinde raportarea SAF-T?
SAF-T este o raportare care conține peste 390 de elemente fiscale și contabile obligatorii (furnizori, clienți, facturi de achiziție / de vânzare, plăți, mișcări de bunuri, active, produse, solduri conturi contabile etc) pe care va trebuie să le raportezi lunar sau trimestrial. Informațiile vor fi extrase din soft-ul contabil (Registrul Jurnal, Registrele de casă și bancă, Registrul mijloacelor fixe și Registrul de inventar).
Pe scurt, de la 1 ianuarie 2025, ANAF va avea evidența contabilă la zi pentru toți contribuabilii!
Cum se depune D406?
Pentru a genera fișierul SAF-T ai nevoie de un soft contabil care permite generarea lui. Astfel, programul va transforma datele înregistrate în contabilitate într-un fișier XML, în formatul SAF-T, pe care ulterior, trebuie să îl verifici de erori, să îl validezi și să îl depui. Transmiterea D406 se va face la fel ca în cazul celorlalte declarații fiscale, prin una din cele două variante:
- încărcarea fișierului în secțiunea Servicii online – Depunere declarații din SPV
- sau pe www.e-guvernare.ro, la secțiunea Depunere declarații ANAF.
Până când se depune D406?
Pentru firmele plătitoare de TVA, D406 se depune lunar sau trimestrial, în funcție de perioada de raportare a TVA, până cel târziu în ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare.
Pentru firmele neplătitoare de TVA, D406 se depune trimestrial, până cel târziu în ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare.
Declarația anuală D406 Active se depune la termenul de depunere a situațiilor financiare aferente exercițiului financiar.
Declarația la cerere D406 Stocuri se depune la termenul stabilit de ANAF (30 de zile calendaristice de la data notificării).
SAF-T pentru antreprenori
Dacă ai o firmă mică, iată câteva aspecte importante care îți vor facilita procesul de raportare SAF-T de la 1 ianuarie 2025.
Cum mă pregătesc pentru implementarea SAF-T?
Pașii sunt aceeași pentru orice domeniu de activitate și anume:
Evaluarea sistemului informatic
Pentru a transmite la ANAF raportarea SAF-T trebuie să ai un software de contabilitate care să poată genera fișierul SAF-T. În caz contrar, pasul următor este achiziția unei licențe a unui software care să-ți permită acest lucru.
Desemnarea unei persoane responsabile de SAF-T
Dacă nu te ocupi singur de contabilitate sau dacă ai un departament contabil intern, va trebui să desemnezi o persoană care să se ocupe de această raportare și desigur, să o instruiești.
Verificarea evidenței contabile și efectuarea corecțiilor
Înainte de a începe raportarea SAF-T este recomandat să revizuiești evidența contabilă și să faci eventualele corecții.
Ulterior, după ce începi să transmiți D406 la ANAF, este recomandat să faci periodic aceste verificări pentru a te asigura că transmiți datele contabile corecte.
Colaborarea cu Contabilul
Deși este o raportare pe care o poți face singur, ideal ar fi să apelezi la contabil pentru a te asigura că toate cerințele legale sunt respectate, și de asemenea, pentru a face eventualele corecții la timp.
Care sunt provocarile pentru antreprenori cu privire la raportarea SAF-T?
- complexitatea datelor
- necesitatea unui software de contabilitate pentru a genera fișierul SAF-T
- necesitatea unui contabil
- gestionarea termenelor
- costuri mai mari cu serviciile de contabilitate
- riscul mai mare de sancțiuni.
Ce se întâmplă dacă nu raportezi SAF-T sau dacă raportezi eronat?
Sancțiuni și amenzi
Neraportarea sau raportarea incorectă a fișierului SAF-T presupune impunerea unor amenzi semnificative, în funcție de gravitatea și frecvența încălcărilor:
- pentru declarații eronate neremediate în termenul menționat (30 de zile de la notificare) sau declarații restante nedepuse în termenul legal, firma riscă sancțiuni cu valoare cuprinsă între 1.000 și 5.000 de lei
- pentru declarații incorecte sau incomplete riști sancțiuni între 500 și 1.500 de lei.
Inspecții fiscale
Neraportarea sau raportarea incorectă a fișierului SAF-T poate să atragă controale ANAF frecvente și detaliate. Acest lucru va duce, pe lângă sancțiunile pentru neraportare/raportare eronată a SAF-T, și la alte amenzi și penalități pentru alte nereguli identificate în urma controlului fiscal.
SAF-T pentru contabili
Raportarea obligatorie SAF-T vine cu o serie de apecte importante și pentru contabili, nu doar pentru antreprenori. Așadar, dacă ești contabil, atunci acest fragment ți se adresează.
Iată ce trebuie să faci:
Actualizare
Raportarea SAF-T implică sarcini suplimentare și asta înseamnă o pregătire profesională și o actualizare a legislației, pentru a te asigura că raportezi corect pentru clienții tăi.
Verificare
În primul rând, trebuie să verifici evidențele contabile ale clienților pentru a te asigura că nu există erori de înregistrare până în prezent. De asemenea, înainte de fiecare raportare, trebuie să te asiguri că ai înregistrat toate tranzacțiile și că fișierul transmis către ANAF este complet și corect.
Colaborare cu ANAF
Pentru a evita sancțiunile trebuie să ai o bună comunicare cu ANAF și clienții deopotrivă, să verifici cu regularitate SPV, să răspunzi la timp la notificările ANAF și să efectuezi eventualele erori în termenul legal.
Remunerare
Având în vedere că volumul de muncă va crește, este momentul pentru o renegociere a serviciilor cu includerea unui tarif aferent acestei raportări.
Care sunt provocarile pentru contabili cu privire la raportarea SAF-T?
Raportarea SAF-T (Standard Audit File for Tax) aduce mai multe provocări pentru contabili, printre care:
- complexitatea datelor
- adaptarea software-ului de contabilitate pentru a genera fișierul SAF-T
- mai mult timp alocat pentru verificări (verificarea datelor înainte de generarea fișierului SAF-T și verificarea cu regularitate a SPV în vederea identificării eventualelor notificări ANAF) și remedierea eventualelor erori
- gestionarea termenelor (atât pentru raportare, cât și pentru remedierea eventualelor erori)
Implementarea SAF-T poate părea complexă la început, dar cu pregătirea adecvată, atât antreprenorii cât și contabilii pot gestiona tranziția eficient.
