Legătura contribuabilului cu statul. La limita dintre parteneriat și relație conflictuală. Cum să urmezi direcția corectă pentru a evita capcanele fiscale în anul 2025. Partea I
Lumea afacerilor stă sub egida parteneriatelor consolidate în permanență: relații cu persoane specializate în gestionarea schimbărilor informatice ori colaborări cu persoane responsabile de aspectele financiar-contabile și fiscale ale companiei tale. Asigurarea îndeplinirii parametrilor de performanță ai afacerii este doar un deziderat în absența acestor parteneriate indispensabile. Fie că deții statutul de antreprenor al unei companii din secolul în care Fiscul știe mai multe aspecte cu privire la activitatea derulată de tine decât poate cunoști tu, fie că te afli în postura de profesionist contabil, probabil ești de acord cu faptul că una dintre cele mai importante relații din viața existențială a unei afaceri este cea cu instituțiile statului. Ultimii ani au dovedit faptul că relația dintre companii și organele fiscale poate fi propulsată spre cu totul alt nivel decât ne-am fi putut imagina înaintea extinderii digitalizării. Evident, nu trebuie să uităm faptul că o legătură bună cu instituțiile statutului este sprijinită de pilonii celorlalte relații clădite de către un antreprenor în demersul derulării proceselor de afaceri.
Nivelul la care a ajuns aspectul digitalizării comunicării dintre companii și instituțiile statului reformează consolidarea relației cu acestea. Într-o lume în care gradul transparenței informațiilor corelate la activitatea derulată de tine este tot mai mare, preocuparea pentru o relație armonioasă cu instituțiile statutul este recomandat să reprezinte o prioritate. Acest aspect poate avea și conotații nedorite. Relația dintre tine și ANAF poate urma doar două direcții: un parteneriat de cursă lungă bazat pe încredere, comunicare eficientă și armonie sau statul te poate trata ca pe un suspect iar relația să fie una tensionată, inconfortabilă. De tine depinde ce făgaș vrei să urmeze relația dintre tine și organele de stat.
Totuși, o relație armonioasă cu Fiscul nu se formează peste noapte. Este nevoie să investești timp, energie și resurse pentru a pune ,,cărămidă peste cărămidă” în vederea construirii unei relații trainice. Din păcate, dacă nu menții ,,focul” aprins, aceasta se poate dărâma într-o clipă. Linia dintre armonie și haos este foarte fină. Este important să o deosebești și să depui toate eforturile pentru ca una dintre cele mai importante relații, cea cu ANAF să figureze pe lista priorităților. Credem că deja ai conștientizat importanța consolidării permanente a relației tale cu Fiscul. În cele ce urmează îți propunem o serie de strategii prin care, în anul 2025, să țintești spre un nivel al performanței în ceea ce privește relația tu cu organele statului.
Acum că digitalizarea fiscală la care a fost supusă afacerea ta în ultimii ani contribuie semntificativ la furnizarea celor mai complexe informații cu privire la activitatea derulată de tine, trebuie să știi ce ar trebui să faci pentru ca relația ta cu Fiscul să nu fie afectată de nerespectarea regulilor cu privire la conformitate fiscală în contextul digital.
La o simplă căutare prin intermediul internetului vei găsi o serie de sfaturi cu privire la optimizarea relației tale cu ANAF. Noi îți vom propune câteva direcții generale practice, care odată aplicate vor conduce la creșterea imediată a calității relaționale cu ANAF. Știm cu toții faptul că trendul actual este redat de utilizarea paradigmelor digitalizării fiscale. În acest sens, cea mai semnificativă contribuție a ta pentru optimizarea colaborării cu statul se concentrează spre sporirea conformării fiscale din punct de vedere digital. De aceea, îți prezentăm mai jos câteva dintre cele mai valoroase sfaturi care pot fi proiectate și pentru viitorul activității companiei tale.
În primul rând asigură-te că utilizezi un program informatic de gestiune a datelor financiar-contabile care să dețină posibilitatea integrării cu RO e-factura. Reglementările cu privire la obligativitatea utilizării sistemului au fost lansate de ceva timp în sfera afacerilor motiv pentru care niciun antreprenor nu se mai poate sustrage de la procesul de conformare la aspectul legalității din acest punct de vedere. Acest aspect este deja un element uzual al facturării electronice. Utilizatorii trebuie să treacă la alt nivel. Înțelegerea erorilor care sunt tot mai frecvente pe un fond al utilizării masive a sistemului și soluționarea cu celeritate a acestora astfel încât raportarea corectă și transpunerea datelor la nivelul celorlalte paradigme să nu fie compromisă. Aceasta reprezintă una dintre provocările care survin la momentul actual pe direcția utilizării platformei. Ce este foarte important, este ca periodic să realizăm punctajul dintre raportul cu facturile emise pentru a fi încărcate în E-factura și cele efectiv transmise în cadrul sistemului și validate fără erori.
Atenție! Este indicat să sesizăm în timp util facturile transmise cu erori către sistemul național RO e-factura pentru a nu denatura procesul deducerii și colectării taxei pe valoare adăugată. De asemenea, o factură care deține erori de validare nu va fi transmisă în cadrul sistemului RO e-TVA iar incidențele asupra precompletării decontul vor fi certe. Astfel, vor apărea diferențe între decontul precompletat aferent formularului P300 și decontul depus de către contribuabilul aferent formularului D300 cu privire la TVA-ul colectat.
Soluții concrete la erori posibile. Cu titlu de exemplu, vom ilustra mai jos câteva erori identificate la utilizarea sistemului și modul în care acestea pot fi soluționate. Atenție! Este important să discutăm cu furnizorii de soluții informatice pentru a identifica cele mai eficiente soluții pentru erorile posibile.
1. Eroarea BR-RO-120. Pentru persoane fizice trebuie să fie trecut CNP-ul corect (dacă notezi un cod numeric pe factura emisă) sau un cod automat format din 13 zerouri. Pentru persoanele juridice, trebuie să adaugi un cod fiscal valid.
2. BR-07. În cazul în care partenerul este extern, atunci este necesară completarea câmpului aferent partenerul din exterior cu atributul DA.
3. BR-CO-09. CIF-ul vânzătorului și al cumpărătorului trebuie să aibă asociat un identificator de țară conform codului ISO 3166-1 alpha-2.
4. BR-RO-110. Județul asociat societății tale, în calitate de vânzător, trebuie să fie valid.
5. BR-RO-100. Dacă vânzătorul este din Cluj-Napoca, factura trebuie să aibă înscris un cod poștal valid al vânzătorului. De asemenea, dacă vânzătorul este din București, sectorul trebuie să apară menționat sub forma Sector sau Sectorul.
6. R-BT-32. Asigură-te asupra faptului că CIF-ul asociat companiei tale este corect.
7. R-BT-48. Asigură-te asupra faptului că partenerul tău are un CIF valid și ca acesta se regăsește în cadrul bazelor de date ANAF.
8. Erori publicare E-factura datorat lipsei drepturilor de acces în SPV. Poate să apară această eroare și atunci când recent s-a obținut accesul la la Spațiul Privat Virtual. De asemenea este indicat să verifici dacă deții drept de acces în cadrul SPV pe certificatul digital calificat aferent acestuia. Una dintre soluțiile la care poți apela în această situație este deconectarea aplicației de facturare de la SPV și reconectarea acesteia.
9. Folosește corect codurile pentru marcarea potrivită a documentului funcție de tipul tranzacției efectuate.
Reiterăm faptul că, soluțiile la diversele problematici întâmpinate de către utilizatorii sistemului sunt soluționate doar prin consultarea cu furnizorul aplicației de facturare.
Pentru a spori gradul de conformare în ceea ce privește corectitudinea și completitudinea elementelor care trebuie cuprinse prin intermediul facturilor transmise în cadrul RO e-facturii este esențial să apelăm la aplicații de facturare care anterior transmiterii facturii să semnaleze erorile care intervin ca urmare a completării documentului. Este important acest aspect întrucât facturile care conțin cel puțin o eroare nu pot fi transmise în cadrul sistemului.
Este important să ținem cont de aceste aspecte, întrucât incidența utilizării corecte a sistemului național RO e-factura este cert manifestată asupra sistemului RO e-TVA și nu numai. Utilizarea conformă a acestui sistem nu va afecta negativ relația ta cu organele fiscale, pe baza sporirii gradului de conformare fiscală.
Acesta reprezintă doar un prim pont din ceea ce propunem pentru trasarea direcției spre conturarea unei relații de parteneriat dintre tine și instituțiile statului. Unul destul de complex, într-adevăr. Dacă dorești să te pui în legătură și cu celelalte sfaturi propuse, rămâi alături de noi. Următorul episod, va aduce în atenția ta o serie de alte aspecte cu caracter de propunere, sfaturi care pot fi completate de tine prin intermediul secțiunii Comentarii.
Referințe principale de informare
- Site-ul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, disponibil la adresa: https://www.anaf.ro/ana f/internet/ANAF/.
- Site-ul Ministerului Finanțelor, disponibil la adresa: https://mfinante.gov.ro/web/efactura/informatii-tehnice.
- Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 960 din 7 octombrie 2021.
