Buletin legislativ. Formularul 800. La ce se referă și care sunt principalele aspecte de care trebuie să ții cont
Apariția sistemului de facturare electronică RO e-factura s-a dovedit a fii o etapă de maturizare antreprenorială pentru fiecare deținător de afacere. Multiplele provocări asociate utilizării sistemului au determinat antreprenorii și utilizatorii să se raporteze la situații unice în moduri distincte. O abordare care este comună mediului legislativ autohton. În spatele scenei principale a derulării procesului de transmitere și primire a facturilor prin intermediul sistemului stau o serie de situații alambicate care nu sunt însoțite de un manual de adresare corectă. Pe scurt, realitatea practică a utilizării sistemului ridică o serie de provocări pentru utilizatori, situații cu un grad diferit de dificultate care nu sunt însoțite de soluții instant sau metode concrete de contracarare a efectelor generate asupra derulării afacerii. În acest fel, antreprenorii s-au confruntat cu o serie de situații pentru care au depus efort intens în vederea soluționării eficiente. Un traseu intens și marcat de o serie de incertitudini și situații dificil de gestionat adesea.
Una dintre cele mai mari provocări cu care s-au confruntat utilizatorii sistemului RO e-factura a fost cea legată de plata contravalorii bunurilor și a serviciilor achiziționate fără a primi factura aferentă în cadrul sistemului RO e-factura. Practic, este vorba despre situația conturată de plata unui bun la momentul livrării care ar trebui să fie urmată de încărcarea facturii în cadrul sistemului. Cu alte cuvinte, din varii motive furnizorul uită să încarce în termenul legal factura în cadrul sistemului. Este o situație care atrage după sine o serie de aspecte inconveniente pentru domeniul financiar-contabil. Una dintre cele mai evidente este cea legată de imposibilitatea justificării operațiunii de plată și a deducerii TVA-ului pentru persoanele impozabile plătitoare de taxă pe valoare adăugată.
Nemulțumirea utilizatorilor cu privire la acest aspect și apariția unor situații complexe de neconcordanță financiar-contabilă au reprezentat ecou în spațiul de afaceri, ajungând la cunoștința legiuitorului. Astfel, la data de 30 septembrie 2025 a apărut în Monitorul Oficial un document normativ care stabilește o procedură cu privire la notificarea ANAF cu privire la situația în care beneficiarul nu primește factura care atestă livrarea de bunuri ori prestarea de servicii pentru bunuri și servicii achitate la momentul plății, prin intermediul sistemului RO e-factura. Este vorba despre Ordinul nr. 2229/2025 pentru aprobarea Procedurii privind notificarea organelor fiscale competente în cazul în care facturile pentru livrările de bunuri/prestările de servicii pentru care plata se face la momentul livrării/prestării nu au fost transmise prin sistemul RO e-Factura în termenul prevăzut la art. 10 alin. (7) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 120/2021.
Care sunt aspectele stabilite de noul act normativ și ce incidență au acestea asupra afacerii?
Conturarea acestui act normativ pornește de la prevederile OUG 120/2021 raportat la faptul că factura originală este considerată doar cea în format xml însoțită de sigiliului Ministerului Finanțelor. De asemenea, discutăm și despre termenul limită privind încărcarea facturii în cadrul sistemului RO e-factura, stabilit prin art. 10, alin. (7) din cadrul aceluiași act normativ. Astfel, acest act normativ aprobă procedura care vizează notificarea organelor fiscale competente în cazul în care facturile pentru livrările de bunuri ori prestările de servicii pentru care plata se face la momentul livrării/prestării nu au fost încărcate în termenul prevăzut de 5 zile calendaristice de la momentul emiterii acesteia în cadrul sistemului RO e-factura. În cele ce urmează vom puncta câteva aspecte principale ale celei mai recente modificări din spațiul legislativ raportat la acest aspect.
Care este maniera prin intermediul căreia poate fi notificată instituția fiscală cu privire la facturile netransmise prin intermediul sistemului RO e-factura?
Dacă te-ai confruntat cu astfel de situații acum există o modalitate oficială și legală de adresare a acestei probleme. Este vorba despre formularul 800 Notificare privind facturile pentru livrările de bunuri/prestările de servicii pentru care plata se face la momentul livrării/prestării netransmise prin sistemul RO e-factura la termenul prevăzut la art. 10, alin. (7) din cadrul OUG 120/2021.
Când pot să notific instituțiile fiscale cu privire la această situație?
Practic, notificarea organelor fiscale prin intermediul formularului 800 are loc atunci când nu ai primit în termenul legal factura în cadrul RO e-factura pentru bunurile și serviciile achiziționate achitate la momentul livrării. Notificarea se poate realiza începând cu ziua imediat următoare împlinirii termenului prevăzut în cadrul art. 10, alin. (7) din cadrul OUG 120/2021. Adică, discutăm despre cele 5 zile calendaristice de la momentul emiterii facturii. La aceste termen se adaugă și perioadele de sincope în funcționalitate ale sistemului RO e-factura.
Ce se întâmplă ulterior transmiterii notificării?
Emitentul facturii, respectiv cel care a omis transmiterea facturii în termenul legal precizat anterior în cadrul sistemului RO e-factura va primi un mesaj în cadrul SPV care indică obligația de transmitere a facturilor ce fac obiectul notificării. Acesta este obligat să încarce facturile respective în cadrul sistemului RO e-factura cel târziu în ziua următoare zilei în care a primit mesajul prin intermediul SPV. De asemenea, aceasta are obligația de a completa indexul de încărcare din sistem.
Care sunt consecințele din spatele acestui inconvenient?
Atunci când discutăm despre consecințele unei astfel de erori de comitere sau de omitere, realitatea este că ele sunt destul de neplăcute pentru emitent. Adică, concomitent cu notificarea trimisă în SPV cu privire la facturile neîncărcate în cadrul platformei naționale, acesta este înscris în cadrul unui registru electronic special care sporește șansele ca ulterior emitentul să fie supus unor controale fiscale prin creșterea gradului de risc fiscal.
Care sunt categoriile de contribuabili vizate la respectarea procedurii?
Procedura cu privire la transmiterea notificării legate de facturile neîncărcate în cadrul sistemului național RO e-factura, pentru bunurile/servicii achitate la momentul livrării/prestării se aplică atât emitentului facturii sau cel care are obligația transmiterii facturii în cadrul sistemului RO e-factura cât și beneficiarului sau cel care nu primește aceste facturi prin intermediul platformei pentru acele situații în care nu sunt respectate prevederile legate de termenul limită privind transmiterea documentului în cadrul sistemului.
Care sunt informațiile care trebuie completate în cadrul formularului 800?
Formularul 800 surprinde o serie de informații legate de:
- Datele de identificare ale beneficiarului;
- Datele de identificare ale împuternicitului dacă este cazul;
- Specificații legate de livrările de bunuri pentru care plata a fost efectuată la momentul livrării și pentru care nu a fost transmisă factura prin intermediul RO e-factura, la momentul prevăzut de legislația în vigoare (data efectuării plății și valoarea bunurilor);
- Specificității legate de prestările de servicii pentru care plata a fost efectuată la momentul prestării (data prestării serviciului și valoarea acestora).
Un aspect important de reținut este legat de faptul că formularul 800 trebuie însoțit de documentul care atestă livrarea de bunuri/prestarea de servicii alături de dovada plății.
Noua reglementare legislativă este importantă pentru mediul de afaceri din România întrucât vine în întâmpinarea beneficiarilor de bunuri și servicii care nu primesc factura prin intermediul sistemului RO e-factura. Astfel, în loc să creezi presiuni asupra unui partener iresponsabil poți să apelezi la această metodă legală care soluționează problema într-o manieră directă și rapidă. Și cum nicio modificare legislativă nu rămâne fără ecou asupra muncii profesionistului contabil, aceștia trebuie să gestioneze atent documentele justificative în cazul în care apare o situație care generează necesitatea transmiterii formularului.
Referințe principale de informare
Ordin nr. 2.229 din 17 septembrie 2025 pentru aprobarea Procedurii privind notificarea organelor fiscale competente în cazul în care facturile pentru livrările de bunuri/prestările de servicii pentru care plata se face la momentul livrării/prestării nu au fost transmise prin sistemul RO e-Factura în termenul prevăzut la art. 10 alin. (7) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, precum și măsurile ce vor fi luate de acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 895 din 30 septembrie 2025.
Procedură din 17 septembrie 2025 privind notificarea organelor fiscale competente în cazul în care facturile pentru livrările de bunuri/prestările de servicii pentru care plata se face la momentul livrării/prestării nu au fost transmise prin sistemul RO e-Factura în termenul prevăzut la art. 10 alin. (7) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, precum și măsurile ce vor fi luate de acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 895 din 30 septembrie 2025.
