Ce informații despre afacerea ta nu ar trebui să introduci niciodată în chat GPT?
Inteligența artificială a devenit atât de des utilizată în domeniul financiar-contabil de parcă întotdeauna a făcut parte din rutina contabililor și a consultanților fiscali. Nici antreprenorii nu sunt mai prejos. Tot mai frecvent aceștia pun în practică sfaturile generate de chat GPT(opens in new tab) cu privire la conducerea afacerii. Ba chiar mai mult, unii ajung să renunțe complet la sfaturile specialiștilor umani și să considere chat GPT un asistent digital ,,de nădejde”. Chiar dacă pare din altă sferă, aceasta este realitatea actuală a practicii de afaceri, o realitate la care mulți dintre noi în anii precedenți nici nu ne gândeam. Acest instrument este utilizat pentru neclarități legate de legislație, reformularea răspunsului la anumite solicitări ale organelor de control până la conturarea răspunsurilor cu privire la anumite tendințe ale afacerii unui client sau raportat la evoluția diverselor fenomene din cadrul acesteia.
De la întrebări care fac parte din viața cotidiană și probleme personale sensibile până la spețe financiare și fiscale destul de complexe, chat GPT a devenit una dintre cele mai utilizate resurse de informare. Ca orice altă tehnologie anterior apărută în viața omului, tehnologiile noi nu sunt predominant nocive sau totalmente benefice. Există cumva o cale de mijloc și un echilibru la care fiecare utilizator trebuie să ajungă pentru a nu aluneca pe panta efectelor nedorite.
Unul dintre efectele pozitive a utilizării chat GPT sau a oricărui al instrument reprezentat al inteligenței artificiale este legat de faptul ca acesta ne poate da soluții la probleme care autonom le-am rezolva într-un timp triplu, cum ar fi soluționarea unei erori a unui program utilizat în muncă profesionistului contabil de exemplu. Un posibil efect negativ este legat de limitarea gândirii critice, având în vedere utilizarea excesivă a acestor tipuri de instrumente în practica de afaceri. Cu alte cuvinte, cei care utilizează extrem de des aceste soluții de inteligență artificială, ajung în punctul în care nu mai reușesc să contureze răspunsul la o speță simplă, pe fondul dezvoltării unei dependențe de aceste soluții. Și acest aspect nu este desprins dintr-o poveste cu ,,unhappy end” ci este o realitate de necontestat a zilele noastre.
Din necesitatea de a îndruma antreprenorii și contabilii în ceea ce privește utilizarea inteligenței artificiale, au apărut o serie de materiale care explică modul în care aceste tehnologii trebuie să fie utilizate în viața profesioniștilor pentru a nu periclita integritatea profesională a acestora și nu numai. Deci, cu siguranță este un subiect de interes nu doar pentru cei care sunt implicați în mod direct în derularea proceselor organizațiilor ci pentru orice persoană care a apelat cel puțin o dată la aceste instrumente pentru a afla răspunsul la diverse aspecte legate de partea profesională.
Scopul acestui articol este să te ghideze în utilizarea eficientă și corectă a instrumentului chat GPT și adresează una dintre cele mai importante probleme în utilizare: securitatea datelor.
Cu această ocazie, vom discuta despre un subiect sensibil cu privire la utilizarea chat GPT. Atunci când utilizezi acest instrument nu te gândești și la pericolele care pot să apară în urma utilizării. Tot mai mulți oameni și companii aleg să utilizeze chat GPT fără să se mai gândească și la ce nu ar trebui să facă cu acest instrument.
Am observat în viața de zi cu zi a persoanelor, faptul că acestea nu sunt conștiente de pericolele din spatele chat GPT. În acest fel, introduc tot soiul de informații sensibile cu privire la identitatea lor în cadrul instrumentului. Multe persoane nu sunt conștiente de informațiile introduse în chat GPT. Antreprenorii și cei care conduc departamente cheie în cadrul companiilor trebuie să fie foarte atenți la acest aspect. Este important să controlezi modul în care sunt folosite informațiile tale.
Prin toate materialele propuse de noi pe tema explorării impactului real al instrumentului chat GPT asupra proceselor organizaționale ai învățat cum să folosești acest instrument smart în afacerea ta. Un aspect important însă care se poate plasa înaintea oricărei acțiuni de utilizare este reprezentat de consecința introducerii în chat GPT a unor informații confidențiale din cadrul afacerii sau date personale.
Informațiile confidențiale
Principalele departamente care lucrează cu date sensibile, confidențiale, discrete, detaliate sunt cel de resurse umane și contabilitatea. Fiecare document gestionat cuprinde o serie de informații extrem de importante și care spun o poveste reală despre clienți. Aceste tipuri de informații nu sunt doar date, ci ele sunt un punct de reper extrem de important, o responsabilitate majoră pentru compania ta.
Cei mai mulți contabili cred că lucrează cu softul lor de contabilitate unde lucrurile sunt destul de controlabile. Pe lângă introducerea documentelor care conțin date personale, discutăm și despre o poveste introdusă în spatele cifrelor și de contexte clar definite care fac ca situațiile să fie foarte specifice.
Astfel apare întrebarea legată de implicarea ta în ceea ce privește atenția la informațiile introduse în cadrul chat GPT. Te grăbești să obții un răspuns rapid și te trezești ca introduci date care dețin caracter personal. Utilizarea chat GPT trebuie să fie lipsită de riscuri inutile. De aceea, este important să înveți cum să gestionezi informațiile din cadrul instrumentului.
Toate documentele cu care lucrezi în contabilitate sunt populate cu date extrem de importante pentru clientul tău. Știm cu toții faptul că antreprenorii sunt destul de reticenți atunci când vine vorba datele lor financiare. Acestea nu le divulgă nici celor mai importanți parteneri de afaceri. Este vorba deci despre facturi, contracte, detalii despre salarii, note interne, toate pentru ca procesul financiar-contabil sa funcționeze eficient.
Deci, în acest context protecția datelor nu este un aspect care poate fi omis sau lăsat pe plan secund.
Astfel, devine esențial să muți problema din planul secundar în cel primar și să sporești atenția la datele cu caracter personal.
Exemplu concret
Preiei contabilitatea unei companii și ai statele de plată pe o perioadă mai lungă. Vrei să afli structura personalului, să calculezi indici legați de fluctuația acestuia, să evaluezi ritmul de creștere al salariului, număr mediu de salariați, productivitatea muncii sau alți indicatorii legați de personal în general. Să îi calculezi autonom nu este o opțiune rezonabilă deoarece impune timp considerabil. De aceea, te gândești să introduci statele de plată și alte documente specifice personalului în chat GPT pentru o analiză rapidă și corectă. La prima vedere crezi că nu ar fi o problemă majoră. Introduci datele, formulezi cerința și ștergi promptul după generarea rezultatelor. Și ți se pare ca ai procedat corect. De fapt, s-ar putea să nu fie tocmai așa.
Un alt context este redat de: primirea unui set de documente de la clientul tău reprezentat de facturi de cumpărare, facturi de vânzare, documente de încasare și documente de plată. Te gândești că pentru a înțelege cel mai bine contextul, vei introduce toate aceste documente în chat GPT pentru a-ți face un rezumat al activității derulate de către client. Totuși, aceste documente includ cele mai importante informații despre clientul tău și firma pe care o conduce. Deci, chiar dacă poate părea un aspect banal, documentele includ date importante despre afacerea clientului tău, iar introducerea acestora în chat GPT nu este deloc o opțiune.
Ce trebuie să faci pentru a deține controlul informațiilor tale?
Deși real chat GPT ți-ar oferi contexte ușor de înțeles și ar putea pune cap la cap piesele dintr-un ,,puzzle” antreprenorial, ai învățat faptul că nu este indicat să introduci date sensibile în cadrul platformei. Pentru ca vrei controlul datelor gestionate de tine, vei alege să fi atent la toate aceste aspecte.
Ce ar trebui să faci diferit pentru a te păstra departe de pericolul compromiterii datelor tale? Practic, acest aspect trebuie să fie preocupare principală atunci când discutăm despre introducerea datelor în chat GPT. Iată câteva aspecte concrete:
- Nu introdu datele confidențiale ale partenerului tău, aspecte legate de adresa, denumire, cifre concrete cu privire la activitatea derulată;
- Nu introdu tipurile de servicii folosite sau accesate de către clientul tău, acestea spun povestea modelului de business. De asemenea, nu introdu date legate de colaborările acestuia;
- Nu pune în chat GPT documente din care să reiasă structuri de venituri și/sau de cheltuieli ale clientului tău, din nou, acestea punctează aspecte importante legate de modelul de business.
- Nu lasă niciodată nume reale atunci când introduci informații în cadrul platformei. Înlocuiește-le cu denumiri de genul: Firma 1, Firma 2, Activitate 1, Activitate 2, Clientul X, Clientul Y.
Totuși, există aici situații și mai complexe. Dacă crezi că aspectul confidențialității se reduce doar la omiterea introducerii unor date sensibile ale clienților tăi, trebuie să cunoști și o altă latură. Gândește-te la faptul că în fiecare zi soliciți ca chat GPT să îți returneze anumite informații cu privire la o serie de spețe ale clientului tău. Tu îi oferi contexte în mod frecvent în așa fel încât el își construiește pas cu pas o situație reală care spune totul despre activitatea derulată de către clientul tău. Cu alte cuvinte, construiești o situație reală. Pas cu pas, prompt cu prompt introdus constant și sistematic. Și în puțin timp, ai deja creată situația reală ce definește perfect activitatea clientului tău, chiar dacă totul este anonimizat.
Protecția datelor clientului tău nu se limitează doar la acest aspect
Atunci când protejezi datele clientului tău, te protejezi pe tine, brandul tău, reputația ta. Aspectul protecției datelor nu se limitează deci doar la a avea grijă de datele clientului tău ci și la grija pentru tine.
Un aspect important de care trebuie să ții cont este să treci efectiv la acțiune pentru a diminua riscul expunerii datelor tale și ale clienților tăi. Acum ca ai înțeles real cât de importantă este protejarea datelor, este timpul să faci ceva conștient pentru asta.
Există așadar câteva aspecte importante de care poți real să ții cont.
1. Posibilitatea de a folosi temporar chat sau chat-ul temporar din cadrul interfeței chat GPT.
Unul dintre cele mai utile instrumente din chat GPT este funcția de chat temporar. Acesta îți oferă posibilitatea de a introduce prompturi în chat GPT fără a fi salvate și fără a fi incluse în cadrul instruirii modelelor. Cum poți accesa concret chat-ul temporar? În fereastra chatului principal în partea dreaptă sus vei regăsi un cerculeț pe care dacă îl vei apăsa se va activa automat chat-ul temporar. În acest fel, chat GPT nu va reține conversațiile tale, aspect care te protejează.
Exemple concrete despre cum poți să utilizezi chat-ul temporar
Vrei să înțelegi câteva concepte fiscale asociate activității unei companii. Nu îți dorești să păstrezi conversația. Cum ar trebui să procedezi? Promptul trebuie astfel formulat: Am o situație ipotetică despre firma X care este plătitoare de impozit pe veniturile microîntreprinderilor. Cum analizez corect cheltuiala Y în acest context? Pentru a elimina și mai concret posibilitatea de compromitere a oricărei informații confidențiale poți reformula astfel: Am o situație ipotetică despre firma din domeniul serviciilor de consultanță. Aceasta a efectuat cheltuiala X. Cum pot să mă raportez la acest aspect având în vedere faptul că entitatea este plătitoare de impozit pe veniturile microîntreprinderilor?
Odată ce ai introdus speța în chat-ul temporar, informațiile cu privire la aceasta nu sunt arhivate și nici nu influențează optimizarea sistemului.
2. Prioritizează permanent protecția datelor sensibile
Atunci când utilizezi chat GPT primul lucru la care trebuie să fii atent este reprezentat de protecția datelor introduse. Înainte de a formula un prompt, gândește-te cum ar trebui să procedezi pentru a diminua cât mai mult expunerea. Chiar dacă ești tentat să introduci cât mai repede informațiile pentru a rezolva anumite spețe, ia-ți câteva minute înainte de asta și: verifică dacă informația este sensibilă, analizezi și simplifici contextul și elimini toate elementele care pun problema protecției datelor cu caracter personal.
3. Gestionarea modului de lucru în chat GPT
Un al treilea aspect de care poți să ții cont atunci când vrei să fi protejat în utilizarea chat GPT este reprezentat de gestionarea efectivă a conversațiilor introduse în cadrul chatului. La ce se referă concret acest aspect? Discutăm în principal despre ștergerea conversațiilor care conțin anumite informații ce descriu cazuri reale sau aproape de realitate.
Aspectul confidențialității datelor prelucrate prin intermediul chat GPT este extrem de complex.
Prin intermediul acestui material am punctat câteva aspecte din ceea ce presupune partea de confidențialitate a datelor introduse în cadrul chat GPT.
Finalizăm acest material cu direcții clare cu privire la ce nu ar trebui să introduci niciodată în chat GPT atunci când ești contabil și utilizezi platforma pentru a-ți eficientiza munca.
- Datele de identificare ale persoanelor fizice precum și a firmelor, indiferent de natura acestora: nume, cod fiscal, cod numeric personal, adrese, date de contact, nume ale deținătorilor companiei etc;
- Documente reale, facturi, rapoarte, declarații, situații financiare care spun multe despre tine și afacerea ta;
- Extrase de cont ale firmei sau orice alte documente care reflectă situația financiară a acesteia;
- Informații legate de salariați sau partenerii comerciali ai afacerii tale sau a portofoliului tău de clienți;
- Diverse situații sensibili ale clienților tăi, indiferent de natura acestora sau orizontul de timp la care se referă.
La finalul materialului, îi vom adresa întrebarea legată de ce nu ar trebui să introducem în chat GPT pentru a păstra confidențialitatea datelor sensibile chiar lui chat GPT.
Părerea lui chat GPT despre aspectul confidențialității datelor afacerii. Ce date nu trebuie să introduci niciodată în chat GPT?
În ultima parte a acestui material, vom introduce această întrebare legată de confidențialitateadatelor afacerii tale chiar lui chat GPT pentru a vedea și modul lui de abordare.
Iată mai jos răspunsul lui chat GPT:
Da. Regula cea mai sigură este: nu introduce în ChatGPT informații care, dacă ar ajunge la o persoană neautorizată, ți-ar putea produce o pierdere financiară, juridică, reputațională sau de control asupra afacerii.
Nu introduce niciodată
Parole și date de autentificare, parole pentru e-mail, internet banking, SPV, e-Factura, contabilitate etc., coduri 2FA, PIN-uri, token-uri, chei API, token-uri de acces, certificate digitale/private keys
Date bancare sensibile, numere complete de card + CVV, credențiale de internet banking, coduri de autorizare ale tranzacțiilor, informații care permit accesul la conturile firmei
Un IBAN al firmei, luat separat, este în general mult mai puțin sensibil decât datele de autentificare, dar nu este nevoie să-l introduci dacă nu este relevant.
Date personale ale angajaților sau clienților
- CNP
- serie și număr CI/pașaport
- adresă personală
- număr personal de telefon
- date medicale
- salarii individuale
- conturi bancare personale
- semnături
- date despre situația fiscală personală
Mai ales dacă lucrezi cu documente contabile, anonimizează datele persoanelor înainte de a le încărca.
Informații fiscale care identifică inutil firma
De exemplu, dacă vrei să mă întrebi despre o problemă contabilă, nu este necesar să-mi dai simultan:
- denumirea completă a societății;
- CUI;
- sediul;
- numele administratorului;
- CNP-ul administratorului;
- datele bancare.
Poți spune simplu: „SRL plătitor de TVA, microîntreprindere, cu 5 angajați”.
- Contracte și documente confidențiale
- contracte cu clienți/furnizori care conțin clauze confidențiale;
- contracte de muncă;
- oferte comerciale;
- NDA-uri;
- documente de licitație înainte de publicare;
- documente care conțin secrete comerciale.
- Secrete comerciale
- strategii de preț;
- marje de profit;
- algoritmi proprietari;
- formule;
- baze de date cu clienți;
- strategii de negociere;
- planuri de achiziții;
- informații despre produse încă nelansate.
- Date despre litigii sau controale în curs, dacă documentele conțin informații identificabile și confidențiale.
- Cod sursă proprietar sau informații tehnice de securitate
- coduri interne;
- parole;
- configurații de server;
- vulnerabilități nepublice;
- chei private;
- infrastructura de securitate a companiei.
Răspunsul oferit de chat GPT oferă câteva direcții generale cu privire la ceea nu ar trebui să introducem în cadrul acestui instrument pentru a ne proteja datele prelucrate. Fiecare antreprenor sau contabil este responsabil de conturarea propriilor reguli cu privire la ce introduce și ce nu introduce ca date și informații în cadrul platformei.
Referințe principale de informare
Rentrop & Straton Digital, Chat GPT pentru contabili, material în format digital.
Erik Derner, Kristina Batistič, Beyond the Safeguards: Exploring the Security Risks of ChatGPT, Computer Science > Cryptography and Security, material în format electronic, disponibil la adresa: https://arxiv.org/abs/2305.08005.
Khan M, Umer H, ChatGPT in finance: Applications, challenges, and solutions, Heliyon, 2024.
