Potrivit informatiilor transmise, intelegem ca Societatea X inchiriaza un spatiu imobiliar pe care urmeaza sa il modernizeze /renoveze pentru ca ulterior sa il puna la dispozitia Societatii Y, unde este si asociat majoritar, cu scopul de a fi utilizat de catre aceasta din urma in cadrul activitatii economice desfasurate.

Mai departe, intelegem ca toate facturile aferente spatiului (ex. chirie, utilitati, etc.) vor fi emise pe numele Societatii X.

Astfel, analizand situatia expusa, in opinia noastra urmatoarea structura ar trebui urmarita de catre cele doua Societati afiliate pentru a securiza expunerea din perspectiva fiscala:

a. contract de inchiriere spatiu imobiliar incheiat intre Societatea X si Societatea Y – important de avut in vedere ca valoarea contractului (i.e. pretul chiriei) ar trebui determinata in raport cu pretul de piata, utilizat de catre companii independente desfasurand acelasi tip de activitate. In acest sens, este util ca ambele sociteti sa dispuna de un studiu de benchmarking pe baza caruia a fost determinat acest pret. De asemenea, contractual de subinchiriere ar trebui sa faca referire si la costurile separate cu utilitatile si altele in legatura cu respectivul imobil;

b. in situatia in care cele doua entitati au agreat faptul ca respectivele modernizari /renovari efectuate la nivelul spatiului imobiliar de catre Societatea X se vor realiza in mod exclusiv pentru Societatea Y, recomandam ca in cadrul contractului de inchiriere sa exista o clauza care sa mentioneze acest aspect, respectiv un pret separat care sa fie facturat in corespondenta cu aceste costuri inregistrate de Societatea X sau sa fie specificat ca pretul chiriei include si aceasta cheltuiala. Atragem atentia asupra faptului ca, in eventualitatea unui control fiscal din partea ANAF, este foarte probabil ca echipa de inspectia sa solicite documente suport care sa ateste cheltuiala intreprinsa de Societatea X (reprezentand inchirierea de la proprietarul spatiului si costurile cu modernizarea /renovarea) si modul in care acestea au fost intreprinse in legatura cu activitatea sa economica, respectiv veniturile obtinute ca urmare a acestor demersuri sau intentia de a obtine venituri, in situatia in care la momentul inpectiei inca nu a fost incheiat contractul de subinchiriere ori lucrarile in cauza nu au fost finalizate;

c. documente suport Societatea X – contract de imprumut si de subinchiriere, documente din partea proprietarului spatiului care atesta re /facturarea utilitatilor si a altor costuri transmise de proprietar, factura chirie si subinchiriere, studiu de benchmarking, repoarte de lucrari in legatura cu modernizarea /renovarea spatiului;

documente suport Societatea Y – contract de inchiriere, studiu de benchmarking, factura inchiriere, factura refacturare costuri.

Separat, ca si inregistrari contabile, propunem urmatoarele, in functie de fiecare cheltuiala specificata:

1. FURNIZOR – Cheltuieli cu chiriile: 6123 – 401

2. FURNIZOR – Cheltuieli cu achizitii de mobilier, aparatura birotica: 214 – 401

3. FURNIZOR – Cheltuieli cu prestari servicii amenajari spatiu de inchiriat: 628 – 401

4. CLIENT – Venituri din chirii: 4111 – 706

 

Reglementare:

• OMFP 1802/ 2014
• Codul Fiscal: art. 11