Locuință deținută de societate și utilizată de administrator – calculul avantajului în natură și tratamentul cheltuielilor cu reparațiile

Valoarea de achiziție de 309.000 lei NU este baza avantajului salarial pentru administrator.

Dacă societatea deține locuința și o pune gratuit la dispoziția administratorului pentru folosință personală, nu calculăm avantajul printr-un procent aplicat la 309.000 lei.

Normele fiscale prevăd că, pentru folosința gratuită a unei locuințe din patrimoniul societății, avantajul se evaluează la nivelul chiriei practicate pentru suprafețele locative deținute de stat. Cheltuielile conexe, cum sunt apa, gazul, energia, întreținerea și reparațiile, se evaluează la valoarea lor efectivă.

Prin urmare:

309.000 lei = valoare contabilă/fiscală a imobilului, nu valoarea avantajului lunar.

De exemplu, dacă pentru locuința respectivă, în funcție de localitate și suprafață, chiria de referință rezultată potrivit regulilor fiscale este 700 lei/lună, avantajul este 700 lei/lună, nu 1,7% × 309.000 lei. (asta e pentru mijloace de transport ).

Administrator cu CIM

Administratorul este și salariat, iar societatea îi pune la dispoziție locuința.

Art. 76 alin. (4^1) lit. c) permite ca cazarea și contravaloarea chiriei pentru spațiile de cazare/de locuit puse la dispoziție de angajator să fie neimpozabile, pentru persoanele care realizează venituri din salarii sau asimilate salariilor, în limita:

20% × salariul minim brut pe țară/lună/persoană

și cu respectarea condițiilor speciale prevăzute de text.

În plus, toate beneficiile de la art. 76 alin. (4^1) trebuie să se încadreze în plafonul general de 33% din salariul de bază/salariul lunar, iar ordinea în care se consumă plafonul de 33% este stabilită de angajator, conform art. 76 alin. (4^2).

În august 2026

Salariul minim brut este 4.325 lei, începând cu 1 iulie 2026.

Prin urmare:

20% × 4.325 = 865 lei/lună

Deci limita individuală pentru locuință este:

865 lei/lună/persoană

Dar există și plafonul general de 33%.

Exemplu

Administratorul are CIM și salariu de bază de 10.000 lei.

Societatea deține apartamentul de 309.000 lei și îl pune la dispoziția administratorului.

Să presupunem că avantajul evaluat fiscal conform regulilor privind locuința este 1.200 lei/lună.

Avem:

• avantaj locuință: 1.200 lei
• plafon individual 20%: 865 lei
• plafon general 33%: 3.300 lei

Rezultatul:

865 lei = neimpozabil și necuprins în bazele contribuțiilor sociale, dacă sunt îndeplinite toate condițiile art. 76 alin. (4^1) lit. c);

335 lei = avantaj salarial impozabil și supus contribuțiilor sociale.

Dacă avantajul evaluat ar fi numai 700 lei:

700 lei = integral neimpozabil, deoarece este sub plafonul de 865 lei.

Condiția foarte importantă pentru facilitate

Pentru art. 76 alin. (4^1) lit. c), trebuie verificat, printre altele, dacă:

• administratorul și soțul/soția acestuia nu dețin o locuință în proprietate personală sau în folosință în localitatea unde își desfășoară activitatea;
• locuința este în unitățile proprii ale angajatorului sau într-un imobil închiriat de angajator în acest scop;
• beneficiul este prevăzut în contractul de muncă sau regulamentul intern;
• dacă ambii soți lucrează în aceeași localitate, facilitatea se acordă unuia dintre ei, pe baza declarației corespunzătoare.

Așadar, simplul fapt că societatea este proprietara apartamentului nu împiedică aplicarea facilității. Dimpotrivă, textul include expres locuințele din unitățile proprii ale angajatorului.

Administrator fără CIM, dar cu contract de mandat

Dacă prin fără contract de muncă înțelegem administrator cu contract de mandat remunerat, remunerația administratorului este venit asimilat salariilor. Codul fiscal include remunerațiile primite de directori/administratori în categoria veniturilor asimilate salariilor, iar formularea art. 76 alin. (4^1) lit. c) se referă expres la persoane care realizează venituri din salarii sau asimilate salariilor.

Prin urmare, în opinia mea, facilitatea de la art. 76 alin. (4^1) lit. c) poate fi aplicată și administratorului remunerat în baza contractului de mandat, chiar dacă nu există CIM.

Dacă administratorul NU are nici CIM, nici mandat remunerat

Dacă este pur și simplu administrator/asociat și societatea îi pune locuința la dispoziție pentru uz personal, nu aș aplica art. 76 alin. (4^1) lit. c).

Motivul este simplu: facilitatea este construită pentru persoane care realizează venituri din salarii sau asimilate salariilor. Nu putem transforma o facilitate salarială într-o facilitate pentru asociat doar pentru că persoana are calitatea de administrator.

Într-o asemenea situație trebuie analizată separat natura avantajului acordat asociatului/administratorului și tratamentul fiscal aferent. Aici aș fi mult mai prudent, mai ales dacă administratorul este și asociat.

In aceste conditii aceste sume se trateaza ca si venituri din alte surse pentru asociat conform art 114 din Codul fiscal si se vor impozita cu 16% prin retinere la sursa .

“ ART. 114 – Definirea veniturilor din alte surse

(1) Venituri din alte surse sunt orice venituri identificate ca fiind impozabile, care nu se încadrează în categoriile prevăzute la art. 61 lit. a) – h), altele decât veniturile neimpozabile în conformitate cu prezentul titlu. Norme metodologice

(2) În această categorie se includ, însă nu sunt limitate, următoarele venituri:

h) bunurile și/sau serviciile primite de un participant la persoana juridică, acordate/furnizate de către persoana juridică în folosul personal al acestuia;

ART. 115 – Calculul impozitului și termenul de plată

(1) Impozitul pe venit se calculează prin reținere la sursă la momentul acordării veniturilor de către plătitorii de venituri, prin aplicarea asupra venitului brut a unei cote de:

b) 16% pentru veniturile prevăzute la art. 114 alin. (2) lit. h) și i).

(2) Impozitul calculat și reținut reprezintă impozit final.

(3) Impozitul astfel reținut se plătește la bugetul de stat până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei în care a fost reținut.

Legat de  materialele pentru reparații curente

Aici trebuie făcută o distincție între reparație și modernizare/investiție.

Reparație curentă

Dacă avem, de exemplu:

• vopsea;
• lavabilă;
• materiale electrice pentru înlocuiri;
• robineți;
• baterii sanitare;
• materiale pentru reparația instalației;
• gresie/faianță înlocuită ca urmare a deteriorării;
• materiale pentru zugrăveli;
• mici lucrări de întreținere,

și nu se creează un avantaj economic suplimentar semnificativ al imobilului, vorbim, în principiu, despre cheltuieli de întreținere/reparații, nu despre investiții.

Dacă societatea cumpără materialele și le consumă:

3028 = 401
6028 = 3028

sau conturile analitice corespunzătoare naturii materialelor.

Dacă lucrările sunt executate de un prestator:

611 = 401

pentru lucrări de întreținere și reparații.

Dacă societatea cumpără materialele și prestatorul facturează separat manopera, vom avea distinct materialele consumate și serviciile de reparații.

Dacă vorbim despre o locuință de serviciu utilizată în condițiile legii, art. 25 alin. (3) lit. j) permite deductibilitatea cheltuielilor pentru funcționarea, întreținerea și repararea locuințelor de serviciu, în limita corespunzătoare suprafețelor construite prevăzute de Legea locuinței.

Aici trebuie însă să fim atenți la calificarea juridică a imobilului.

Locuință de serviciu și locuință a societății pusă la dispoziția administratorului nu sunt neapărat sinonime.

Dacă apartamentul este pur și simplu un activ al societății dat administratorului pentru folosință personală, nu aș presupune automat că toate cheltuielile sunt deductibile integral doar pentru că societatea este proprietară.

Mai mult, dacă imobilul este utilizat exclusiv personal de administrator, există riscul ca ANAF să privească anumite cheltuieli ca fiind efectuate în favoarea persoanei.

Ca sa nu aveti probleme recomand deschiderea unui punct de lucru (sediu secundar) la adresa imobilului pus la dispozitie de societate catre administrator.

 

Reglementare:

• Codul fiscal art 76 + Norme de aplicare
• Art 114 , art 25