La ceas de închidere lunară. Minighid informativ privind sporirea conformității contabile și fiscale în anul 2025. Episodul I
Lucrările contabile și fiscale la moment de închidere lunară sunt un laitmotiv al muncii profesionistului contabil. Un reper important care încununează cu succes operarea datelor financiar-contabile realizată pe parcursul unei perioade de referință. O etapă indispensabilă succedată de conturarea unei imagini complexe a stării de sănătate a companiei care susține întreg procesul de adoptare a deciziilor manageriale.
Un contabil iscusit va prioritiza această etapă a procesului financiar-contabil fiind deplin conștient de rezonanța manifestată de informațiile calitative, corelate și conforme cu realitatea financiară a companiei asupra multiplelor decizii strategice și operaționale ale afacerii.
Minighidul informativ al lucrărilor financiar-contabile și fiscale de închidere lunară nu cuprinde un set de reguli predefinite. Acestea sunt apanajul fiecărui profesionist, ca urmare a experienței acumulate de-a lungul timpului. De asemenea, gradul de complexitate al verificărilor precum și timpul investit în această direcție este influențat de o serie de factori printre care se remarcă performanța aplicației de contabilitate utilizată pentru gestiunea datelor financiare a companiei.
Dacă te întrebi ce presupune procesul de validare și verificare a operațiunilor contabile, te afli în locul potrivit. Vom puncta prin intermediul acestui material cele mai importante verificări necesare de realizat de către orice contabil care țintește spre conturarea unei contabilități fără erori. Aceste recomandări nu îmbracă formă exhaustivă, lista poate fi completată de către fiecare profesionist cu alte tipuri de verificări pe care acesta le consideră necesare. Te provocăm în secțiunea Comentarii să contribui la completarea listei cu propriile recomandări cu privire la verificări necesare de realizat la închiderea de lună.
3 cele mai importante recomandări de verificări contabile la închiderea de lună
Până pe data de 25 a lunii, orice contabil este preocupat cu principalele activități de operare a datelor legate de operațiunile de achiziții, livrări, încasări, plăți etc. pentru a putea transmite declarațiile fiscale în conformitate cu vectorul fiscal al entității. Multitudinea operațiilor necesare de efectuat pentru depunerea declarațiilor fiscale pun pe pauză o serie de lucrările contabile complexe de verificat corespunzătoare închiderii de lună. Acestea sunt prioritatea oricărui profesionist după momentul transmiterii declarațiilor. Ideal ar fi ca până la acest moment toate aceste verificări sau o parte semnificativă dintre ele să fie realizate pentru un proces declarativ cât mai fidel și conform cu realitatea financiar-contabilă a entității. Iată mai jos o listă cu 3 recomandări pentru realizarea de verificări contabile lunare care pot fi aplicate de către orice contabil.
1. Verificarea completitudinii înregistrării documentelor de achiziție și de livrare prin punctarea centralizatoarelor generate prin intermediul aplicației de contabilitate cu jurnalul de cumpărare și de vânzare. De asemenea, prin intermediul anumitor aplicații de gestiune a datelor transmise către ANAF, există posibilitatea generării unui raport cu privire la facturile primite și transmise (cu status valid) în/din cadrul RO e-facturii. Acesta poate fi utilizat pentru compararea datelor înregistrate în evidența primară a companiei cu privire la operațiunile de achiziție și de vânzare. În acest fel, obținem asigurarea înregistrării complete a documentelor primite prin intermediul E-facturii, aspect care sporește gradul de conformitate a datelor cu cele preluate în cadrul sistemului RO e-TVA. Aspectul este valabil și pentru facturile transmise prin intermediul RO e-facturii. Raportul ne ajută să identificăm faptul că acestea au fost transmise cu succes și fără erori de validare în cadrul platformei. Această verificare se realizează înaintea transmiterii declarațiilor fiscale, corelate la Decontul de taxă pe valoare adăugată sau alte tipuri de formulare prin intermediul căruia contribuabilul își îndeplinește obligațiile declarative.
2. Verificarea cu atenție a soldurilor la anumite conturi. De exemplu, este indicat să verificăm dacă soldurile în cazul cărora nu ar trebuie să avem solduri, totuși figurează în evidența noastră cu sume. Este cazul contului 581. Dacă acest cont figurează cu sold în cadrul balanței de verificare, atunci se poate ca profesionistul contabil să nu fi utilizat corect acest cont sau să se fi omis înregistrarea anumitor sume în registrul de casă. De asemenea, trebuie să verificăm dacă anumite conturi au solduri denaturate: sold debitor în loc de sold creditor sau invers. De pildă, contul 5311 Casa în lei trebuie să prezinte la finele perioadei sold final debitor. Dacă situația este inversă și acesta are sold final creditor, este necesar să verificăm dacă au fost operate toate încasările precum și alte operațiuni realizate în legătura directă cu acest cont. Contabilul trebuie să identifice modalități de a regla anomalia mai ales având în vedere interzicerea realizării împrumuturilor de societate care ar fi salvat o astfel de situație. De asemenea, soldul contului 473 Decontări din operațiuni în curs de clarificare va atrage atenția organelor de control în viitor dacă aceste sume nu sunt soluționate la timp. Unii contabili uită să cerceteze proveniența acestor sume, tocmai datorită incertitudinii cu privire la operațiunile înregistrate prin intermediul lui. (Poate fi vorba despre sume achitate în plus furnizorilor sau despre sume achitate prin intermediul conturilor bancare pentru care nu avem documente). Dacă rămânem în spectrul verificărilor soldurilor conturilor, atunci este bine să știm faptul că este recomandat să verificăm și conturile de taxe pentru ca sumele care figurează în soldul acestora să corespundă cu cele declarate și achitate. Astfel, soldul contului 4423 TVA de plată trebuie să corespundă cu valoarea declarată în cadrul decontului de taxă pe valoare adăugată aferent lunii sau trimestrului, funcție de perioada în care se realizează plata și declararea acestuia. Similar este și în situația altor tipuri de impozite (de exemplu, impozitul pe salarii, impozitul pe veniturile microîntreprinderilor, impozit pe profit etc.). Conturile de datorii față de angajați de asemenea trebuie să corespundă cu sumele cuprinse prin intermediul statului de plată. Evident, soldul conturilor de venituri și de cheltuieli trebuie să fie nul la finele perioadei de gestiune. Soldul contului 5121 Conturi la bănci în lei corespunde cu sumele evidențiate în extrasul de cont. Acestea, precum și orice alte corelații necesare trebuie să stea permanent sub atenția profesionistului contabil.
3. Verificarea respectării principiului ,,balanței de deschidere”. Prin analogie cu principiul bilanțului de deschidere, principiul balanței de deschidere face referire la faptul că soldurile finale ale perioadei precedente trebuie să fie identice cu soldurile inițiale ale perioadei actuale. Astfel, este necesar să ne asigurăm că există o corelație între aceste solduri.
Astfel, mai sus regăsești 3 recomandări principale identificate de noi pentru a te ralia conformității contabile cu scopul principal de maximizare a transparenței imaginii fidele a companiei cu privire la poziția și performanța financiară a acestora. Evident, acestea dau startul conturării unui minighid complex care să surprindă cele mai importante lucrări contabile de verificare necesare de realizat la finele fiecărei luni din cadrul exercițiului financiar.
Referințe principale de informare
Ghid practic misiunea de audit intern privind activitatea financiar-contabilă, Ministerul Finanțelor Publice, material în format electronic, disponibil la adresa: https://www.rndvcsh.ro/wp-content/up loads/2016/12/GHID-PRACTIC-activitatea-de-audit-intern-privind-activitatea-financiar-contabila.pdf.
Site-ul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, disponibil la adresa: https://www.anaf.ro.
Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015.
