REGES-ONLINE – Noul cadru operational si implicatiile pentru angajatori
Incepand cu 9 mai 2025, a intrat in vigoare Procedura privind accesarea, completarea, transmiterea si interogarea datelor in/din Registrul general de evidenta a salariatilor (REGES-ONLINE), in baza Ordinului nr. 1107/2025 publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 430/09.05.2025. Noua reglementare aduce o transformare digitala majora in ceea ce priveste managementul contractelor individuale de munca, consolidand cadrul legal si operational in acord cu cerintele actuale privind protectia datelor si interoperabilitatea digitala.
1. Obligatii extinse pentru toti angajatorii:
Toti angajatorii – fie persoane fizice, juridice, institutii publice sau entitati internationale – au obligatia de a inregistra si gestiona in REGES-ONLINE toate informatiile esentiale privind contractele individuale de munca (CIM): incheiere, modificare, suspendare si incetare.
Unitatile fara personalitate juridica (sucursale, puncte de lucru etc.) vor avea aceasta obligatie doar daca detin delegare de competenta dubla: atat pentru incheierea CIM, cat si pentru operarea datelor in registru.
2. Completarea si transmiterea datelor – digitalizare responsabila:
REGES-ONLINE va incorpora datele colectate anterior in Revisal, dar operatiunile viitoare se vor face exclusiv prin intermediul portalului reges.inspectiamuncii.ro, direct sau prin aplicatii informatice proprii conforme.
- Angajatorii pot desemna salariati interni sau pot contracta prestatori externi, cu conditia respectarii Regulamentului GDPR.
- Este prevazut un sistem de delegare digitala, cu obligatia transmiterii datelor despre prestatori in termen de 3 zile lucratoare.
3. Acces diferentiat in platforma pentru salariati si angajatori:
Accesul in REGES-ONLINE se va realiza prin:
- Identitate digitala RoeID,
- Certificat digital calificat conform Legii nr. 214/2024,
- Sau, temporar, prin activare la ITM, pe baza verificarii identitatii.
Autorizarea angajatorilor se face:
- Automat, pentru entitati inregistrate la ONRC;
- Manual, cu documente semnate digital, pentru alte categorii (entitati publice, ONG-uri, reprezentanti legali sau imputerniciti).
4. Termene stricte de conformare si tranzitie:
Pentru a facilita tranzitia de la Revisal la REGES-ONLINE, procedura stabileste un calendar clar:
- In termen de 6 luni de la intrarea in vigoare a HG nr. 295/2025, toti angajatorii trebuie sa solicite acces si sa transmita datele complete ale CIM-urilor active.
- Dupa aceasta perioada, transmiterea fisierelor RVS va fi sistata complet.
- Orice recuperare de date din Revisal va fi imposibila dupa activarea completa a REGES-ONLINE.
5. Accesul la extrase din Registru – simplificat:
Salariatii si angajatorii vor putea obtine extrase din Registru:
- Online, prin aplicatiile „REGES-ONLINE” sau „Salariat”;
- De la angajatori sau ITM;
- De la info-kiosk-urile ITM, in lipsa accesului digital.
Concluzie: Alinierea la noul ecosistem digital este esentiala. Noua procedura schimba relatia dintre angajatori, salariati si autoritati, accentuand trasabilitatea, responsabilitatea digitala si conformitatea legala. Companiile trebuie sa regandeasca strategiile de gestionare a datelor de personal si sa actioneze proactiv pentru a evita riscurile neconformarii.
