RO e-Factura pentru PFA
Facturile pe hârtie vor deveni istorie începând cu 2024, iar acest lucru va impacta toți contribuabilii. Deși este un pas important pentru digitalizarea relației dintre antreprenor și stat, trebuie să vedem care sunt implicațiile pentru firme și PFA-uri, ce beneficii aduce, dar și care sunt dezavantajele. Așadar, vom discuta în acest articol despre tot ce trebuie să știi despre RO e-Factura, cine trebuie să se înregistreze, ce sancțiuni sunt și cum se va factura de la 1 ianuarie 2024.
Ce este RO e-Factura?
Sistemul RO e-Factura este un sistem electronic pe care Ministerul Finanțelor îl pune la dispoziția contribuabililor pentru transmiterea și raportarea facturilor.
Te întrebi acum, care sunt avantajele facturării electronice?
Pentru stat: are acces în timp real la datele cu privire la facturile emise în relațiile B2B și B2G. Prin urmare, ANAF va putea astfel să prevină și chiar să combată evaziunea fiscală.
Pentru contribuabili: principalul beneficiu este riscul de a nu mai încasa creanțele. Fiind încărcate în sistem, beneficiarul va trebui să achite la termenul scadent.
Atât pentru stat, cât și pentru contribuabili, RO e-Factura presupune o debirocratizare binevenită, așa că procesul de facturare este mult simplificat, sau poate nu. Vom vedea în continuare care sunt implicațiile și ce mai trebuie să știi.
În primul rând, cine transmite în RO e-Factura?
Incepand cu data de 1 ianuarie 2024, sistemul E-Factura va fi obligatoriu pentru toți operatorii economici, adică pentru pentru toate firmele care prestează servicii sau vând bunuri în relația B2B și B2G pe teritoriul României.
Ce înseamnă asta?
Dacă ai SRL, PFA, II, PFI sau ONG și emiți facturi către firme românești trebuie să transmiți facturile prin RO e-Factura, indiferent dacă ești plătitor sau neplătitor de TVA!
Nu se transmit în sistemul e-Factura facturile emise în relația B2C (facturi emise către persoane fizice).
Ai un PFA? Hai să vedem cum te impactează această obligație.
RO e-Factura pentru PFA: tot ce trebuie să știi
Ca titular al unui PFA trebuie să știi că începând cu 2024 va trebui să transmiți și să primești facturile prin sistemul de facturare electronic RO e-Factura.
Concret:
- vei primi facturile de la furnizori români prin RO e-Factura
- vei emite prin RO e-Factura toate facturile către clienți români persoane juridice, plătitoare sau neplătitoare de TVA, adică în relația B2B.
Ce documente vei transmite în RO e-Factura?
- bonurile fiscale cu TVA
- facturile simplificate
- facturile emise către clienți români sau străini, pentru care locul prestării/livrării este în România.
Atenție: Nu se vor transmite facturile emise către clienți persoane fizice!
Cum transmiți facturile în RO e-Factura?
Pentru a transmite facturile în RO e-Factura și totodată, pentru a primi facturile de la furnizori, va trebui să parcurgi câțiva pași:
Pasul 1: Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV)
Dacă ai deja un PFA cel mai probabil ai deja un cont activ în SPV așa că poți să treci la pasul următor. Dacă în schimb urmează să-ți înființezi un PFA, atunci am creat special pentru tine un ghid succint cu privire la înregistrarea unui PFA în SPV. Vezi aici cum se face și de ce ai nevoie.
De ce ai nevoie de SPV? Pentru că toate facturile electronice se vor depune în SPV, unde ANAF va putea monitoriza fiecare tranzacție.
Pasul 2: Semnătura electronică
Facturarea electronică presupune și ceva costuri suplimentare, unul dintre acestea fiind pentru certificatul digital de semnătură electronică. De ce trebuie să cumperi unul? Pentru că facturile transmise în RO e-Factura trebuie validate înainte cu o semnătură digitală.
Pasul 3: Program de facturare
Până acum erau admise facturile atât pe mail, cât și pe hârtie. Asta înseamnă că puteai să emiți factura fără să ai un program de facturare.
Începând cu 1 ianuarie 2024 vei avea nevoie fie de un program de facturare, fie de un soft de contabilitate online integrat cu e-Factura. De ce? Pentru că facturile electronice trebuie generate în format XML, iar apoi încărcate în SPV.
Asta este tot?
Nu, nu este suficient. Trebuie să
- înveți să încarci facturile în sistem
- să descarci facturile de la furnizori și să le convertești din XML în PDF
- în cazul în care ai erori să rectifici factura emisă
- și totodată să salvezi recipisele și XML-urile facturilor electronice depuse cu sigilul ANAF în arhiva proprie.
Sau poți să sari peste acești pași și să apelezi la contabil. Asta înseamnă că
- trebuie să găsești un contabil (dacă nu ai deja unul)
- să îi acorzi drept de acces în SPV pentru transmiterea facturilor
- să îl informezi la timp cu privire la facturile emise.
Cât costă transmiterea facturilor în RO e-Factura?
Depinde de modalitatea aleasă pentru transmiterea facturilor:
- cu ajutorul unui contabil: te costă serviciile de contabilitate, dar economisești costul pentru semnătura electronică și programul de facturare; în plus, te asiguri că depui toate facturile corect și la timp.
- sau singur: te costă certificatul digital pentru semnătura electronică și programul de facturare; dezavantajul este că trebuie să aloci timp pentru asta și este posibil să întâmpini.
Trebuie neapărat să am un program de facturare?
Dacă vrei să economisești bani poți să nu îți iei un program de facturare și să folosești aplicațiile gratuite de emitere a facturilor și de transmitere a acestora, puse la dispoziție de Ministerul Finanțelor. Le găsești aici, la acest link.
Ce se întâmplă dacă nu transmit în RO e-Factura?
Dacă ai un PFA și nu transmiți facturile în sistemul electronic de facturare trebuie să știi că din 2024 vor fi amenzi, în funcție de mărimea contribuabilului.
Astfel, pentru PFA-uri, amenzile pentru netransmiterea la timp a facturii (în termenul de 5 zile de la data emiterii) amenzile vor fi între 1.000 – 2.500 de lei. Amenzile vor începe să curgă abia după 1 aprilie 2024.
Atenție: După 1 iulie 2024 trebuie să ai grijă și la documentele primite. Nu ai voie să înregistrezi în contabilitate alte documente decât cele primite prin RO e-Factura (PDF-uri transmise de furnizori în sistemul electronic de facturare, care conțin sigiliul ANAF). Înregistrarea unor documente primite altfel decât prin sistemul e-FActura presupune înregistrarea de plăți în contabilitate, fără existența unui document justificativ. Astfel,
- ANAF te poate amenda cu suma corespunzătoare TVA-ului înscris în factură (indiferent că ești plătitor sau neplătitor de TVA), dacă furnizorul este plătitor de tva
- sau deloc, dacă furnizorul este neplătitor de TVA (TVA-ul fiind zero).
Cam acestea sunt principalele aspecte pe care trebuie să le știi despre facturare dacă ai sau vrei să îți înființezi un PFA. Totuși, nu uita că deși PFA-urile nu au obligația de a avea contabil, este posibil ca în circumstanțele actuale să devină vital să ai alături pe cineva care să te sfătuiască la timp și care să te ajute să faci față modificărilor fiscale.
