SRL: Ce cheltuieli se pot deduce pe firmă?
În urma ultimelor modificări fiscale mare parte dintre firme au pierdut statutul de microîntreprinderi, fie pentru că nu au angajat în maxim 30 de zile, fie pentru că nu au depus la timp bilanțul la 2023. Astfel, numărul de firme plătitoare de impozit pe profit a crescut, și implicit, a crescut și nevoia acestora de optimizare a taxelor fiscale. Cum se poate face legal reducerea impozitului pe profit? Cu ajutorul deducerii cheltuielilor. Așadar, ce cheltuieli se pot deduce pe firmă? Vom dezbate acest subiect în acest articol, atingând atât aspectele care îl interesează pe antreprenor, cât și pe contabil.
Pentru început, ce sunt cheltuielile deductibile?
Așa cum reiese din codul fiscal, cheltuielile deductibile sunt acele cheltuieli efectuate în scopul desfășurării activității economice, care sunt acoperite din veniturile firmei și care te pot ajuta să îți scazi impozitul pe profit.
Ce mai trebuie să reții este că această deductibilitate poate fi integrală, sau parțială (50%), în funcție de scopul cheltuielii, dacă este 100% în interesul firmei, sau în interes mixt (firmă și administrator).
Despre deductibilitatea cheltuielilor prin prisma antreprenorului
Ce trebuie să știi ca antreprenor despre deductibilitatea cheltuielilor?
#1 Ce cheltuieli poți să deduci?
În primul rând, trebuie să știi ce cheltuieli poți să deduci pe firmă. Iată care sunt acestea:
Cheltuieli deductibile – ce poți cumpăra pe firmă
- cheltuielile efectuate exclusiv în scopul desfășurării activității economice, în funcție de codul CAEN declarat (servicii și bunuri necesare pentru activitatea declarată): laptopuri, servicii de marketing, servicii de contabilitate, materii prime, consumabile, mărfuri, cheltuieli cu reclama și publicitate, cheltuieli de transport și cazare în țară sau în străinătate efectuate pentru salariați în timpul deplasărilor în interesul firmei, cheltuielile de cercetare și de dezvoltare, cheltuieli pentru perfecționarea managementului și a sistemelor informatice, cheltuieli cu salariile personalului, serviciile prestate de terți în scopul desfășurării activității firmei
- mai poți să deduci taxele de înscriere, cotizațiile și contribuțiile datorate către camerele de comerț și industrie, organizațiile patronale și organizațiile sindicale, precum și organismele profesionale.
Cheltuielile cu deductibilitate limitată (care au limite/plafon conform normelor legale)
- cheltuieli sociale (în limita a 5% din cheltuielile cu salariile personalului): ajutoarele de înmormântare, naștere, tichetele cadou
- cheltuieli de protocol (în limita a 2% din profitul contabil)
- cheltuieli cu tichetele de masă și voucherele de vacanță acordate angajaților – 300 de lei/angajat
- cheltuieli cu scăzămintele, perisabilitățile, pierderile rezultate din manipulare/depozitare, potrivit legii;
- pierderile tehnologice cuprinse în norma de consum necesară pentru fabricarea unui produs sau prestarea unui serviciu;
- cheltuieli cu dobânzile și alte costuri echivalente;
- cheltuieli cu amortizarea;
- cheltuielile pentru funcționarea, întreținerea și repararea locuințelor de serviciu;
- sau cheltuielile efectuate în scop mixt (în interesul firmei, dar și în interes personal): cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații, aferente autoturismelor folosite de persoanele cu funcții de conducere și de administrare ale persoanei juridice – 50% din cheltuieli.
#2 Ce cheltuieli NU poți să deduci?
Sunt și cheltuieli pe care nu le poți deduce pe firmă așa că este bine să știi cum să le recunoști. Așadar, cheltuielile nedeductibile sunt acele cheltuieli care:
- fie nu sunt în interesul firmei, conform obiectului de activitate, și prin urmare, nu conduc la obținerea de venituri impozabile
- fie nu au la bază documente justificative (spre exemplu în cazul cheltuielilor aferente transportului, efectuate în timpul deplasarilor în interesul firmei, trebuie să întocmești foile de parcurs care să specifice motivul deplasării, combustibilul consumat, distanța parcursă, și care să fie însoțite și de bonurile și facturile care atestă cheltuiala)
- fie sunt efectuate cu depășirea limitelor prevăzute de lege – atenție la cheltuielile cu deductibilitate limitată (protocol și altele).
Ce nu poți să acoperi din banii firmei?
- Cheltuielile efectuate în interes propriu (în interesul administratorului sau asociaților)
- Cheltuielile cu serviciile de management, consultanță, asistență sau alte servicii, prestate de o persoană situată într-un stat cu care România nu are încheiat un instrument juridic în baza căruia să se realizeze schimbul de informații.
- Cheltuielile cu impozitul pe profit datorat
- Dobânzile/majorările de întârziere, amenzile, confiscările și penalitățile, datorate către autorități
- Cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile constatate lipsă din gestiune ori degradate, neimputabile, precum și taxa pe valoarea adăugată aferentă
- Cheltuieli corespunzătoare veniturilor neimpozabile.
#3 Cum deduci cheltuielile?
Pentru a deduce cheltuielile, este necesar ca acestea să fie înregistrate în contabilitate, în baza documentelor justificative, conform prevederilor legale.
Așadar, ai nevoie de:
- contract de prestări servicii (în cazul serviciilor: marketing, contabilitate etc.)
- factură (în cazul oricăror bunuri sau servicii cumpărate) – atenție la facturile primite, se pot înregistra în contabilitate doar facturile transmise în e-Factura
- bonuri
- alte documente justificative (foi de parcurs, decont de cheltuială etc.).
Atenție la modul în care deduci cheltuielile!
Dacă deduci corect cheltuielile, și cu documentele justificative la baza lor, atunci ai un mare beneficiu și anume reducere impozitului pe profit. Asta înseamnă că rămâi cu mai mulți bani fie pentru investiții, fie pentru tine, pentru a-i scoate ca dividende.
Dacă în schimb nu le deduci corect, trebuie să știi că riști să ți se reîncadreze în cadrul unui control fiscal și asta înseamnă:
- taxe suplimentare (impozit pe profit și poate chiar TVA)
- dar și amenzi și sume accesorii aferente penalizărilor de întârziere.
Despre deductibilitatea cheltuielilor prin prisma contabilului
Ce trebuie să știe și cum acționează contabilul cu privire la deductibilitatea cheltuielilor?
Așa cum am specificat mai sus, cheltuielile deductibile reprezintă acele cheltuieli efectuate în scopul desfășurării activității economice, care duc la reducerea impozitului pe profit.
#1 Cine deduce cheltuieli?
Își pot deduce cheltuieli doar firmele care sunt încadrate ca plătitoare de impozit pe profit. Nu se pot deduce cheltuieli în cazul microîntreprinderilor care plătesc impozit oe venit (cotă procentuală aplicată veniturilor încasate).
#2 Cum deduci cheltuielile?
Pentru a determina dacă o cheltuială este deductibilă, trebuie
- să te raportezi în primul rând la obiectul de activitate al firmei
- și să te asiguri că îndeplinește anumite condiții esențiale:
- să aibă la bază documente justificative
- să fie aferentă obiectului de activitate al companiei
- să ducă la obținerea de venituri impozabile
- să nu depășească limitele admise de lege – în cazul celor deductibile limitat
Astfel, pentru a deduce cheltuielile unui client trebuie în primul rând să înregistrezi în contabilitate cheltuielile în baza documentelor justificative:
- bonuri
- facturi
- și în anumite situații, foi de parcurs și alte documente justificative
De asemenea, trebuie să fii atent la încadrarea cheltuielilor în funcție de deductibilitatea lor:
- deductibile
- deductibile limitat
- nedeductibile
#3 Ce faci cu cheltuielile nedeductibile?
Dacă administratorul a achitat cu banii firmei anumite cheltuieli nedeductibile, nu le vei scădea din impozitul pe profit, însă le vei înregistra în contabilitate și le vei evidenția ca fiind nedeductibile, în Declarația anuală privind impozitul pe profit D101..
#4 Ce faci cu cheltuielile care se încadrează ca deductibile, dar nu au documentele justificative?
Spre exemplu, dacă administratorul efectuează o deplasare în interesul firmei, dar în afară de bonurile de combustibil nu aduce și foile de parcurs și decontul de cheltuială, atunci cheltuiala cu combustibilul va fi suportată de firmă doar în proporție de 50%, restul fiind considerat cheltuială nedeductibilă.
Ce poți să faci?
- Poți solicita clientului să îți pună la dispoziție și celelalte documente justificative pentru încadrarea cheltuielii corect ca deductibilă integral
- Dacă nu primești restul de documente, poți încadra cheltuiala cu deductibilitate parțială (50%).
Atenție: Dacă înregistrezi cheltuielile în mod eronat sau fară a avea documente justificative, îi poți face un mare deserviciu clientului. ANAF îi poate reconsidera cheltuielile, și prin urmare îi poate face o decizie de impunere de impozit pe profit suplimentar care va genera totodată dobânzi penalizatoare și amenzi.
Așa cum se poate observa, este important ca între antreprenor și contabil să existe o bună comunicare, iar antreprenorul să îi pună la dispoziție contabilului toate documentele la timp, pentru o evidență contabilă corectă, și taxe plătite corect și la scadență.
