Cheltuieli cu apa: când protocol, când cheltuială socială?

1. Încadrarea cheltuielilor cu apa pentru salariați – cheltuieli cu caracter social

1.1. Perioadele cu temperaturi extreme (OUG nr. 99/2000)

Potrivit OUG nr. 99/2000 privind măsurile ce pot fi aplicate în perioadele cu temperaturi extreme pentru protecţia persoanelor încadrate în muncă, angajatorul are obligația de a asigura salariaților apă (și alte măsuri conexe) atunci când condițiile meteorologice sunt nefavorabile, iar temperaturile extreme afectează sănătatea și securitatea în muncă.

În aceste perioade, cheltuielile cu apa pentru salariați reprezintă cheltuieli integral deductibile la calculul impozitului pe profit, deoarece sunt prevăzute printr-un act normativ în vigoare (OUG 99/2000).

1.2. Restul perioadelor din an

În afara perioadelor cu temperaturi extreme, cheltuiala cu apa pusă la dispoziția angajaților se încadrează la alte cheltuieli cu caracter social, în conformitate cu:

• 25 alin. (3) lit. b) pct. 4 din Codul fiscal,
• 15 alin. (1) din Normele metodologice la Codul fiscal,
  care menționează că respectivele cheltuieli pot fi deductibile în limita a 5% din fondul de salarii dacă sunt prevăzute prin contractul colectiv de muncă (CCM) sau printr-un regulament intern.

Notă: Dacă nu există mențiuni în CCM / regulament intern (și nu se poate justifica altfel), există riscul ca această apă să fie considerată avantaj de natură salarială pentru angajați, ceea ce ar duce la calcularea și reținerea tuturor contribuțiilor sociale și a impozitului pe venit aferent – art. 76, alin. (2), lit. s) din Codul fiscal.

1.3. Monografie contabilă pentru apa destinată salariaților (cheltuieli sociale)

În ipoteza în care apa se acordă salariaților în mod justificat (ex: inclusă în CCM / regulament intern / OUG 99/2000 pentru temperaturi extreme) și este considerată cheltuială cu caracter social:

Înregistrare factură achiziție apă destinată salariaților:

% = 401      

6458         

4426 

Cheltuiala 6458 este deductibilă:

• Integral, în perioada cu temperaturi extreme (OUG 99/2000), sau
• În limita a 5% din cheltuielile cu salariile, dacă este în restul anului și este prevăzută în CCM/regulament intern.

2. Încadrarea cheltuielilor cu apa pentru clienți / parteneri – cheltuieli de protocol

Conform art. 25 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal, cheltuielile de protocol sunt deductibile la calculul impozitului pe profit în limita a 2% din profitul contabil la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol.

Această cheltuială (apa, cafeaua, gustările) devine de protocol în măsura în care este destinată partenerilor de afaceri, clienților, vizitatorilor externi, în scopul reprezentării și dezvoltării afacerii.

2.1. Monografie contabilă pentru apa de protocol

Dacă achiziționați apa exclusiv pentru parteneri, clienți (protocol):

% = 401      

   6231      

   4426 

3. Situații combinate (apa consumată și de angajați, și de clienți)

Dacă nu există o separare clară (de ex. un singur dispenser de apă utilizat de toată lumea: clienți, salariați etc.), în practică se pot face fie:

• Proporționări (în baza unor estimări), pentru a împărți cheltuielile între conturile de social (6458) și protocol (6231).
• Interpretare practică:
  • Dacă în realitate este vorba mai mult despre consumul salariaților, iar clienții ocazional beau apă/ cafea, se pot încadra cheltuielile preponderent ca social, în limita a 5% fond de salarii.
  • Dacă aparatul este special amenajat într-o zonă de primire, predominant pentru protocol, atunci se poate folosi 6231.

Important este să existe o justificare și o procedură internă clară pentru modul de alocare (mai ales în caz de inspecție fiscală).

4. Abonamentul la purificatorul de apă / dozatorul de apă

Dacă societatea închiriază (plătește abonament pentru) un purificator folosit exclusiv de salariați (în bucătărie, holuri etc.):

• Ca destinație: reprezintă o cheltuială socială (în condițiile explicate mai sus).
• Monografia poate fi similară:
  • Cheltuială socială (6458) la momentul facturii, plus TVA deductibil (4426).
  • Dacă, prin contract, este evidențiată chiria efectivă a aparatului, unii contabili folosesc contul 612 (cheltuieli cu chirii) sau 628 (alte cheltuieli cu serviciile executate de terți). Totuși, dacă scopul exclusiv este asigurarea apei pentru salariați, iar acest lucru este prevăzut prin CCM/regulament intern, atunci se poate justifica direct ca cheltuială socială (6458).

Dacă purificatorul este destinat preponderent protocolului pentru clienți/ vizitatori, atunci costul ar urma să fie trecut în contul 6231 (protocol), cu limita de deductibilitate de 2%.

Prin urmare, răspunsul la întrebarea inițială este că abonamentul purificatorului și apa la cutii trebuie încadrate în funcție de destinație:

1. Dacă apa este pentru salariați, în baza OUG 99/2000 (temperaturi extreme) și/sau în baza CCM/regulament intern, atunci cheltuială socială (6458).

2. Dacă apa este pentru clienți / parteneri (protocol), atunci contul 6231.

3. Dacă există un mix (angajați + clienți), se pot face alocări/proporționări rezonabile între 6458 și 6231 sau se alege contul preponderent, cu justificare în politici/proceduri interne.

 

Reglementare:

• OMFP 1802/2014;
• Codul Fiscal – art. 25 alin. (3) lit. b) pct. 4; art. 76, alin. (2), lit. s);
• Normele metodologice la Codul fiscal – pct. 15 alin. (1).