Documente financiar-contabile utilizate de catre un medic stomatolog pentru descarcare gestiune

1. Presupunem ca medicul stomatolog, pentru stabilirea venitului net anual determinat in sistem real, aplica reglementarile contabile privind contabilitatea simpla, prevazute in Ordinul 170/2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă, si a nu a optat pentru a tine evidenţa contabilă pe baza regulilor contabilităţii în partidă dublă.

Registrele şi documentele financiar-contabile obligatorii a fi utilizate în scopul conducerii contabilităţii în partidă simplă sunt:

Nr. crt.	Denumirea formularului	Cod
1.	Registrul-jurnal de încasări şi plăţi	14-1-1/b
2.	Registrul-inventar	14-1-2/b
3.	Fişa mijlocului fix	2002-02-14 00:00:00
4.	Factura**
5.	Aviz de însoţire a mărfii	14-3-6A
6.	Listă de inventariere	2012-03-14 00:00:00
7.	Chitanţă	2001-04-14 00:00:00
8.	Chitanţă pentru operaţiuni în valută	14-4-1/a
9.	Dispoziţia de plată/încasare către casierie	2004-04-14 00:00:00
10.	Statul de salarii	14-5-1/k

Normele metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar – contabile cuprinse în tabelul de mai sus, cu excepţia celor aferente facturii (definite la Art. 319- Cod fiscal) şi celor două registre (definite la Sectiunea 2 – Ordin 170/2015), se regăsesc în Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 2634/2015, cu completările ulterioare.

În funcţie de necesităţi, persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă pot utiliza şi alte formulare financiar-contabile prevăzute în Normele metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 2634/2015, cu completările ulterioare, precum şi în alte acte normative.

Astfel, alte documente contabile care pot fi folosite, in functie de necesitati, sunt si:

– Nota de intrare receptie si constatare diferente (14-3-1A) (NIR) – documentul care atesta intrarea bunurilor in gestiune,

– Iar atunci cand materialele consumabile sunt date in folosinta se intocmeste bonul de consum.

Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (NIR) serveşte ca:

– Document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;

– Document justificativ pentru încărcare în gestiune;

– Document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (NIR) se foloseşte ca document de recepţie obligatoriu numai în cazul:

– Bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;

– Bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;

– Bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

– Bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;

– Bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;

– Mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare.

În cazurile în care nu este obligatorie întocmirea NIR-ului, recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul (factura, avizul de însoţire a mărfii etc.).

În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii.

În condiţiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, este obligatoriu ca acestea să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.

În situaţia în care se constată diferenţe la recepţie, entităţile trebuie să stabilească prin proceduri proprii informaţiile care trebuie să fie înscrise în Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (ex: cantitatea şi valoare constatate plus/minus, persoanele care au făcut recepţia şi alte menţiuni, în funcţie de necesităţi).

Bon de consum cod (14-3-4A) serveste ca:

“- Document de eliberare din magazine a materialelor;

 – Document justificativ de scadere din gestiune;

 – Document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste pe masura eliberarii materialelor din magazie pentru consum.”

In concluzie, daca exista factura/aviz de insotire a marfii, nu este obligatorie intocmirea NIR-ului decat daca va aflati in una din situatiile, prezentate mai sus, pentru care intocmirea lui este obligatorie. Incarcarea in gestiune, atunci cand nu exista NIR, se va face in baza facturii/avizului de insotire marfa.

Bonul de consul este un document contabil obligatoriu pentru a justifica scaderea din gestiune, care ar trebui sa fie intocmit pentru a justifica consumul de materiale de catre medicul stomatolog.

2. Pentru a vedea care sunt amenzile in cazul neintocmirii respectivelor documente contabile, vom avea in vedere mai intai prevederile din Legea contabilitatii nr. 82/1991 de la Art. 6: ” (1)  Orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

 (2)      Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.”,

si Art. 11: “Deţinerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor şi datoriilor, precum şi efectuarea de operaţiuni economico-financiare, fără să fie înregistrate în contabilitate, sunt interzise.”

Art. 41 din Legea 82/1991 stabileste ca fiind contravenţie următoarele fapte:

“1.        deţinerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor şi datoriilor, precum şi efectuarea de operaţiuni economico-financiare, fără să fie înregistrate în contabilitate;

2. nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanţelor Publice, respectiv de instituţiile cu atribuţii de reglementare în domeniul contabilităţii prevăzute la art. 4 alin. (3), cu privire la:

a) aprobarea politicilor şi procedurilor contabile prevăzute de legislaţie;
b) utilizarea şi ţinerea registrelor de contabilitate;
c) întocmirea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile pentru toate operaţiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea şi arhivarea acestora, precum şi reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse;…”

Valorile amenzilor sunt reglementate la Art. 42 din L82/1991, astfel:

“(1)      Contravenţiile prevăzute la art. 41 se sancţionează cu amendă, după cum urmează:

– Cele prevăzute la pct. 1 şi 9, cu amendă de la 1.000 lei la 10.000 lei;

– Cele prevăzute la pct. 2 lit. a), b) şi c), cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei;….”

Reglementare:

– Legea 170/2015
– Anexa 2- OMFP 2634/2015
– Legea 82/1991