Intr-adevar, conform prevederilor din Codul fiscal, conditia pentru exercitarea dreptului de deducere a taxei pe valoarea adaugata este ca persoana impozabila sa detina o factura emisa conform prevederilor Art. 319 din Codul fiscal, iar justificarea deducerii taxei se va face doar pe baza exemplarului original al facturii.

Art. 299 – Conditii ale exercitarii dreptului de deducere a taxei

,,(1) Pentru exercitarea dreptului de deducere a taxei, persoana impozabilă trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

a) pentru taxa datorată sau achitată, aferentă bunurilor care i-au fost ori urmează să îi fie livrate ori serviciilor care i-au fost ori urmează să îi fie prestate în beneficiul său de către o persoană impozabilă, să dețină o factură emisă în conformitate cu prevederile art. 319, precum și dovada plății în cazul achizițiilor efectuate de către persoanele impozabile care aplică sistemul TVA la încasare, respectiv de către persoanele impozabile care achiziționează bunuri/servicii de la persoane impozabile în perioada în care aplică sistemul TVA la încasare;,,

Norme metodologice 69. ,,(1) Persoana impozabilă poate deduce taxa aferentă achizițiilor dacă sunt îndeplinite condițiile de fond prevăzute la pct. 67 alin. (1), precum și formalitățile prevăzute la art. 299 din Codul fiscal.

(2) Justificarea deducerii taxei se face numai pe baza exemplarului original al documentelor prevăzute la art. 299 alin. (1) din Codul fiscal.,,

Pe de alta parte, factura din perspectiva Art. 319 este orice document sau mesaj pe suport hârtie ori în format electronic, dacă acestea îndeplinesc condițiile stabilite in prevederile Art. 319, si intr-adevar, semnarea și ștampilarea facturilor nu mai constituie elemente obligatorii pe care trebuie să le conțină o factura.

Art. 319, alin. (29) Semnarea și ștampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie să le conțină factura.

ART. 319 – Facturarea

,,(1) În înțelesul prezentului titlu sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hârtie ori în format electronic, dacă acestea îndeplinesc condițiile stabilite în prezentul articol.,,

Prin factură electronica, conform Codului fiscal Art. 319 (4), se înțelege o factură care conține informațiile solicitate de Art. 319 și care a fost emisă și primită în format electronic. Utilizarea facturii electronice trebuie sa se faca cu o acceptare din partea beneficiarului, care poate fi:  orice acord scris, formal sau informal, precum și un accept tacit, cum ar fi faptul că beneficiarul facturii a procedat la procesarea ori plata facturii electronice.

Art. 319, alin. (24) ,,Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptării de către destinatar.,,

Acceptul clientului (scris sau tacit) de a utiliza factura electronică reprezintă confirmarea acestuia că:

– deține mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum și că

– are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea facturii, conform prevederilor din Codul fiscal.

Norme metodologice pct.98.

,,(1) Pentru ca o factură să fie considerată factură electronică, aceasta trebuie să fie emisă și primită în format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind opțiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip xml, pdf.

(2) În sensul art. 319 alin. (4) din Codul fiscal, facturile create pe suport hârtie care sunt scanate, trimise și primite în format electronic sunt considerate facturi electronice. Facturile create în format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise și primite pe suport hârtie nu sunt considerate facturi electronice.

(3) Acceptarea de client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum și un accept tacit, cum ar fi faptul că a procedat la procesarea ori plata facturii electronice. Acceptul clientului de a utiliza factura electronică reprezintă confirmarea acestuia că deține mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum și că are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea facturii.,,

Art. 319, Cod fiscal

,,(25) Autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea unei facturi, indiferent că este pe suport hârtie sau în format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârșitul perioadei de stocare a facturii. Fiecare persoană impozabilă stabilește modul de garantare a autenticității originii, a integrității conținutului și a lizibilității facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pistă fiabilă de audit între o factură și o livrare de bunuri sau prestare de servicii. “Autenticitatea originii” înseamnă asigurarea identității furnizorului sau a emitentului facturii. “Integritatea conținutului” înseamnă că nu a fost modificat conținutul impus în conformitate cu prezentul articol.,,

Norme metodologice pct. 98

,,(4) Asigurarea autenticității originii facturii, prevăzută la art. 319 alin. (25) din Codul fiscal, este obligația atât a furnizorului/prestatorului, cât și a beneficiarului, persoane impozabile. Fiecare în mod independent trebuie să asigure autenticitatea originii. Furnizorul/Prestatorul trebuie să poată garanta că factura a fost emisă de el sau a fost emisă în numele și în contul său, de exemplu, prin înregistrarea facturii în evidențele sale contabile. Beneficiarul trebuie să poată garanta că factura este primită de la furnizor/prestator sau de la o altă persoană care a emis factura în numele și în contul furnizorului/prestatorului, în acest sens putând opta între verificarea corectitudinii informațiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului menționat pe factură și asigurarea identității acestuia sau a persoanei care a emis factura în numele și în contul furnizorului/prestatorului. Verificarea corectitudinii informațiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului menționat pe factură presupune asigurarea din partea beneficiarului că furnizorul/prestatorul menționat pe factură este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se referă factura. În scopul îndeplinirii acestei obligații, beneficiarul poate aplica orice control de gestiune care să permită stabilirea unei piste fiabile de audit între factură și livrare/prestare. Asigurarea identității presupune garantarea de către beneficiar a identității furnizorului/prestatorului sau a persoanei care a emis factura în numele și în contul acestuia, de exemplu, prin intermediul unei semnături electronice avansate ori prin schimb electronic de date, și asigurarea că furnizorul/prestatorul menționat pe factură este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se referă factura.

(5) Integritatea conținutului unei facturi prevăzută la art. 319 alin. (25) din Codul fiscal trebuie asigurată atât de furnizor/prestator, cât și de beneficiar, dacă acesta este persoană impozabilă. Fiecare în mod independent poate să aleagă metoda prin care să își îndeplinească această obligație sau ambii pot conveni să asigure integritatea conținutului, de exemplu, prin intermediul unei tehnologii precum EDI sau prin semnătură electronică avansată. Persoana impozabilă poate să aleagă să aplice, de exemplu, controale de gestiune care să creeze o pistă fiabilă de audit între factură și livrare/prestare sau tehnologii specifice pentru asigurarea integrității conținutului facturii. Integritatea conținutului unei facturi nu are legătură cu formatul facturii electronice, factura putând fi convertită de către beneficiar în alt format decât cel în care a fost emisă, în vederea adaptării la propriul sistem informatic sau la schimbările tehnologice ce pot interveni de-a lungul timpului. În situația în care beneficiarul optează pentru asigurarea integrității conținutului prin folosirea unei semnături electronice avansate, la convertirea unei facturi dintr-un format în altul, trebuie să se asigure trasabilitatea modificării. În sensul prezentelor norme, prin formă se înțelege tipul facturii, care poate fi pe suport hârtie sau electronic, iar formatul reprezintă modul de prezentare a facturii electronice.

(6) Lizibilitatea unei facturi, prevăzută la art. 319 alin. (25) din Codul fiscal, înseamnă că factura trebuie să fie într-un format care permite citirea de către om. Lizibilitatea trebuie asigurată din momentul emiterii/primirii până la sfârșitul perioadei de stocare, atât de furnizor/prestator, cât și de beneficiar. Factura trebuie prezentată astfel încât conținutul să fie ușor de citit, pe hârtie sau pe ecran, fără a necesita o atenție ori o interpretare excesivă. Pentru facturile electronice, această condiție se consideră îndeplinită dacă factura poate fi prezentată la cerere într-o perioadă rezonabilă de timp, inclusiv după un proces de conversie, într-un format care permite citirea de către om pe ecran sau prin tipărire. Persoana impozabilă trebuie să asigure posibilitatea verificării corespondenței dintre informațiile din fișierul electronic original și documentul lizibil prezentat. Lizibilitatea unei facturi electronice din momentul emiterii până la sfârșitul perioadei de stocare poate fi asigurată prin orice mijloace, însă utilizarea semnăturii electronice avansate sau EDI nu este suficientă în acest scop.,,

Pe de alta parte, conform prevederilor normelor metodologice pct. 98 (2), date in aplicarea Art. 319, alin. (4) din Codul fiscal, facturile create pe suport hârtie care sunt scanate, trimise și primite în format electronic sunt considerate facturi electronice. 

Prin urmare, daca facturile la care faceti referire au fost create pe suport de hartie, scanate, trimise si primite in format electronic, pe care societatea, in calitate de beneficiar, le-a acceptat (printr-un acord scris cu furnizorul sau tacit) si pentru care se poate asigura autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea, consideram ca suntem in situatia unor facturi electronice, pentru care originalul este documentul primit pe mail. Din pacate, nu cred ca se poate sustine acest lucru daca in relatie cu acelasi furnizor, unele facturi le-ati primit in original, in format hartie, iar altele le detineti doar scanate si trimise pe mail. In acest caz, ceea ce poate fi greu se justificat din partea societatii ar fi obligatia acceptantei in cazul facturilor electronice, care ar trebui sa vizeze facturile pentru toate tranzactiile derulate cu acel partener.

In ceea ce priveste modalitatea de stocare a facturilor, Codul fiscal prevede faptul ca acestea pot fi stocate pe suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost trimise ori puse la dispoziție.

Art. 219, alin.35) Facturile pot fi stocate pe suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost trimise ori puse la dispoziție. În cazul stocării electronice a facturilor, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.

 

Reglementare:

• Art. 299, 319 – Cod fiscal