Pierderea bazei de date în urma unui atac cibernetic – obligația de reconstituire a contabilității și riscurile privind perioadele anterioare

Refuzul sau imposibilitatea de a reconstitui contabilitatea poate atrage răspunderea penală, contravențională și fiscală pentru ambele părți, deoarece legislația din România obligă firmele să își refacă datele pierdute în maximum 30 de zile, atacul cibernetic nefiind o exonerare pe termen lung.

Iată analiza detaliată a riscurilor și consecințelor pentru fiecare scenariu descris de dumneavoastră.

Conform Ordinului MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, în caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor, contabilitatea trebuie reconstituită în termen de maximum 30 de zile de la constatare. Procesul-verbal de la poliție doar atestă incidentul (lipsa vinovăției inițiale pentru pierdere), dar nu anulează obligația legală de refacere a datelor.

Consecinte si riscuri pentru administratorul firmei auditate

Refuzul de opinie din partea auditorului: Auditorul financiar nu va putea colecta probe. Acesta va emite o imposibilitate a exprimării opiniei sau o opinie contrară. Acest lucru blochează aprobarea situațiilor financiare, accesul la credite, fonduri europene sau licitații.

Răspundere contravențională și penală: Potrivit Legii Contabilității nr. 82/1991, administratorul este direct responsabil de conducerea contabilității. Lipsa registrelor obligatorii (Registrul Jurnal, Inventar, Cartea Mare) constituie contravenție (amendă) sau poate fi încadrată la infracțiunea de omisiune a evidențierii în actele contabile a operațiunilor efectuate (evaziune fiscală) dacă se suspectează ascunderea unor realități economice.

Riscuri fiscale severe: În cadrul unui control ANAF, dacă documentele justificative și registrele nu există, inspectorii au dreptul să estimeze baza de impozitare. Acest lucru duce aproape întotdeauna la decizii de impunere cu sume uriașe (impozit pe profit și TVA suplimentare, plus penalități și dobânzi).

Consecinte si riscuri pentru firma de expertiză contabilă

Răspundere contractuală civilă: Clientul se va îndrepta împotriva firmei de contabilitate în instanță pentru recuperarea prejudiciilor (amenzi, costurile refacerii, pierderi economice cauzate de auditul picat). Contractul de prestări servicii obligă de obicei firma la asigurarea confidențialității și integrității datelor.

Răspundere disciplinară (CECCAR): Nerespectarea normelor profesionale privind păstrarea și arhivarea lucrărilor poate duce la sancțiuni din partea Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România (CECCAR), mergând până la suspendarea dreptului de exercitare a profesiei.

Sancțiuni pe linie de GDPR: Pierderea unei baze de date ce conține date cu caracter personal (angajați, clienți, furnizori persoane fizice) din cauza securității cibernetice precare poate atrage amenzi substanțiale din partea ANSPDCP.

Dacă firma de contabilitate reface perioada 2020-2023 utilizând extrasele bancare, facturile din SPV (e-Factura) și documentele fizice recuperate de la client, iar rezultatele sunt diferite față de declarațiile inițiale, pașii și riscurile sunt următoarele:

Procedura legală obligatorie

Corectarea erorilor contabile: Conform Reglementărilor contabile (OMFP 1802/2014), erorile constatate din perioadele trecute se corectează pe seama rezultatului reportat (contul 1174 “Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile”). Nu se modifică bilanțurile deja depuse și aprobate.

Depunerea de declarații rectificative: Trebuie depuse declarații rectificative (D101 pentru impozit pe profit, D300 pentru TVA, etc.) pentru fiecare perioadă afectată.

Depunerea unei declarații de corectare a erorilor materiale din bilanț: Dacă diferențele afectează structura elementelor de bilanț, se folosește procedura specifică de depunere a unui set de situații financiare rectificate conform instrucțiunilor ANAF (pentru erori materiale).

Riscuri fiscale și financiare asociate diferențelor

Obligații fiscale suplimentare: Dacă din recontabilizare rezultă profituri mai mari sau TVA de plată mai mare, firma auditată va trebui să achite diferențele către ANAF, plus dobânzi (0,02% pe zi) și penalități de întârziere (0,01% pe zi) calculate din anul respectiv (2020-2023) până la data plății.

Risc de inspecție fiscală: Depunerea unor rectificative cu diferențe majore pe o perioadă de 4 ani va aprinde imediat semnale de alarmă (red flags) în sistemul de analiză de risc al ANAF, declanșând aproape sigur un control fiscal amănunțit.

Impact asupra opiniei de audit: Dacă diferențele sunt semnificative (peste pragul de semnificație stabilit de auditor), acestea vor afecta indicatorii financiari actuali. Dacă sunt corectate, raportate transparent în notele explicative și asumate, auditorul poate emite o opinie cu rezerve sau o opinie modificată, explicând situația, ceea ce este net superior unui refuz de opinie.

Pentru a diminua riscurile ambelor entități, abordarea optimă nu este refuzul, ci colaborarea pentru o reconstituire controlată:

Acord scris: Firma de contabilitate și clientul ar trebui să semneze un act adițional sau un protocol de reconstituire în care se menționează că procesul se face pe baza documentelor puse la dispoziție de client în 2026 (extrase, SPV).

Transparență față de auditor: Auditorului trebuie să i se prezinte procesul-verbal al poliției privind atacul din 2024 și istoricul pașilor de reconstituire. Auditorii acceptă adesea verificări pe eșantioane sau proceduri alternative dacă văd o intenție clară de remediere conform legii.

Parerea si experienta consultantului in acest domeniu spune ca dvs daca ati predat dosarele cu cu actele aferente anilor 2020-2023, acte ce cuprind Balante lunare, Jurnale de cumpărări si vânzări, Registrul jurnal, Balante de materiale, Registrul inventar, Balanta clientilor si a furnizorilor, Registrul de casa, Jurnalele de banca, toate predate pe baza de pv de predare primire, nu ati mai avea de ce reface contabilitatea. Dar daca totusi se insista pe refacerea contabilitatii luati dosarele cu acte si introduceti actele pe care le aveti la dosar si in acest caz nu trebuie sa va dea nici un fel de diferențe.

Stabiliti un termen de cateva luni pentru refacerea celor 4 ani de contabilitate.

Vorbiti cu auditorul ce acte ii trebuie pe care nu le-a putut gasi la doasre si sa vedeti daca i le puteti pune la dispoziție.

În materie fiscală, relația cu ANAF, dreptul statului de a stabili obligații fiscale se prescrie în termenul general de 5 ani, care începe să curgă de la data de 1 iulie a anului următor celui în care a luat naștere obligația fiscală.Termenele exacte de prescriere sunt următoarele:

Anul fiscal 2020 s-a prescris la data de 1 iulie 2026. (Începând cu această dată, ANAF nu mai poate emite decizii de impunere pentru veniturile din 2020).

Anul fiscal 2021 se va prescrie la data de 1 iulie 2027

 

Reglementare:

• OMFP 2634 din 2015
• OMFP 1802 din 2014
• Legea 82 din 1991