10 prompturi în chat GPT gata de utilizat pentru contabili
Dacă ai apăsat click pe titlul acestui articol, cel mai probabil ești acea categorie de contabil care utilizează chat GPT în sarcinile specifice contabilității. Sarcinile de tip ,,time consuming”, care nu sunt puține la număr în spectrul financiar-contabil, fac ca aceste soluții să fie o alegere tot mai populară în rândul contabililor. Nu este greșit să utilizăm aceste resurse pentru a facilita munca și a putea să ne concentrăm mai mult pe sarcinile generatoare de plusvaloare. Ce este cu adevărat greșit este să ne bazăm aproape în totalitate pe acest gen de soluții atunci când vine vorba despre soluționarea unor spețe complexe din spectrul financiar-contabil și fiscal.
Cei mai mulți utilizatori ai aplicației chat GPT nu cunosc maniera de utilizare reală a acestuia. Pentru a primi răspunsuri bune este foarte important să îi adresăm întrebarea în mod corect. În termenii chat GPT, întrebarea face referire la prompt. Promptul este întrebarea adresată lui chat GPT care trebuie să conțină o structură clară, coerentă și specifică. Cu cât aceste atribute sunt mai bine reprezentate, cu atât șansele pentru un răspuns relevant cresc.
Și pentru contabili, formularea corectă a prompturilor duce la creșterea calității răspunsurilor. În cele ce urmează, vom trece la exemple concrete de prompturi care pot fi utilizate de către contabili în activitatea derulată de către aceștia.
Organizarea este una dintre cele mai mari provocări ale contabilului. Zeci de task-uri zilnice, răspunsuri la e-mailuri, soluționarea problematicilor, toate par copleșitoare în anumite zile din luna caledaristică a unui contabil, considerată ca perioadă de referință esențială. Nu mai discutăm despre zilele aflate în apropierea celor de raportare, atunci când volumul de muncă este și mai mare iar stresul transmiterii la timp a declarațiilor fiscale semnificativ. Prompturile pentru chat GPT te pot ajuta real să susții volumul de muncă din preajma acestor perioade solicitante. Nu este necesar să memorezi aceste prompturi sau să urmezi modele complicate care să conducă la rezultate. Este suficient să le înțelegi și să le aplici corect pentru rezultate eficiente.
Deci, ai reținut până la acest punct faptul că eficiența ta depinde într-o măsură semnificativă de maniera de organizare. Totuși, nu este suficient acest aspect. Dacă dorim să utilizăm țintit chat GPT la nivelul muncii derulate, trebuie să știm cum să comunicăm cu acest instrument. O întrebare vagă, va avea ca rezultat returnat un răspuns vag, însă o întrebare bine formulată va avea toate șansele să întoarcă un răspuns relevant.
Există o serie de reguli de care trebuie să ținem cont atunci când dorim să utilizăm chat GPT în activitatea financiar-contabilă. Știm cu toții faptul că în contabilitate și fiscalitate o singură nuanță greșit interpretată poate conduce la o eroare semnificativă.
Te invităm în cele ce urmează să identificăm împreună câteva prompturi pe care poți să le folosești în activitatea financiar-contabilă pentru a-ți simplifica munca și a eficientiza timpul.
Exemple concrete de prompturi pentru contabili
A învăța să comunici cu chat GPT este o provocare care asigură consolidarea relației dintre tine și inteligența artificială. Te invităm să urmărim mai jos un exemplu concret cu privire la redactarea prompturilor.
Prompt 1a: formulare vagă, care nu returnează un răspuns țintit: ,,Explică obligația de întocmire a documentelor justificative.”
Prompt 1b: formulare concretă, completă, care are șanse mai mari pentru returnarea unui răspuns relevant: ,,Explică obligația de întocmire a documentelor justificative pentru un SRL, care să conducă la întocmirea Registrului Jurnal și enumeră tipurile de documente justificative necesare de întocmit pentru o lună calendaristică.”
Promptul 1b are șanse mult mai mari ca să returneze un răspuns complet și relevant pentru munca profesionistului contabil.
Concluzie principală: pentru a primi un răspuns cât mai relevant și mai ușor aplicabil în practica financiară este important să adresăm o întrebare complexă, cât mai țintită.
Prompt 2a: Explică regula privind termenul de transmitere în RO e-factura.
apoi
Prompt 2b: Particularizează explicația în cazul unei persoane fizice autorizate care a emis o factură la data de 1 iulie 2026.
apoi
Prompt 2c: Redactează un e-mail simplu cu aceste explicații.
Mai sus regăsim un exemplu în care răspunsul la speță se obține contruind contextul. Nu trebuie să ne așteptăm ca chat GPT să ne citească gândurile sau să cunoască contexte complexe înainte ca noi să furnizăm acele informații. Evident, nici nu vom avea posibilitatea să îl facem să înțeleagă absolut toate procesele organizaționale specifice activității derulate în așa fel încât să dea un răspuns cât mai relevant, motiv pentru care se recomandă prudență în utilizarea acestui instrument.
Prompt 3a: solicitări adresate clienților: Redactează un mesaj cu tipurile de documente care trebuie transmise lunar către biroul de contabilitate de către clientul X.
Promptul formulat pare destul de limitat. Chat GPT nu cunoaște specificul fiecărei activități gestionate de cabinetul de contabilitate de exemplu. De aceea, câteva indicații suplimentare sunt necesare. Un prompt profesionist va avea următoarea formulare.
Prompt 3b: Redactează un mesaj cu tipurile de documente care trebuie transmise lunar până la data de 15 către biroul de contabilitate de către clientul X care este plătitor de taxă pe valoare adăugată și derulează activitate comercială.
Prompt 4.a: Spune-mi despre activitatea de promovare.
Din nou, promptul de mai sus este destul de slab formulat, motiv pentru care răspunsul poate să nu fie satisfăcător.
Prompt 4.b: Enumeră 3 strategii de promovare prin care să maximizez șansele de a atrage clienți pentru cabinetul meu de contabilitate.
Promptul de mai sus oferă șanse mai mari pentru a primi răspunsuri mult mai relevante deoarece cere și aplicabilitate.
Prompt 5.a: Redactează un mesaj către client.
Promptul de mai sus este destul de slab, întrucât nu adresează o problematică concretă.
Prompt 5.b: Redactează un mesaj către client în care să explici diferențele dintre un SRL și un PFA din perspectiva responsabilităților administratorilor și a modului de utilizare a resurselor financiare obținute în firmă.
Promptul de mai sus definește concret tipul de text, subiectul și publicul.
Prompt 6.a: Dă-mi idei clare de organizare a timpului meu.
Întrebarea este slabă, vagă, fără a conține direcții clare pentru a genera un răspuns concret.
Prompt 6.b: Mă aflu în data de 25 a lunii. Ajută-mă cu un program de organizare a timpului, având în vedere faptul că am de depus peste 50 de declarații fiscale pentru mai bine de 10 obiecte de activitate. Sugerează un program de lucru, cu pauze regulate și priorități bine definite.
Prompt 7.a: Explică facturarea pentru un antreprenor.
Întrebarea nu este clară, șansele să primim un răspuns relevant și dorit fiind mici.
Prompt 7.b: Explică în termeni simpli de înțeles de către antreprenori procesul de facturare în 5 pași, ținând cont și de încărcarea facturilor emise în cadrul sistemului RO e-factura.
În acest sens, avem șanse mult mai mari pentru a fi returnate rezultate corecte și coerente.
Prompt 8.a: Analizează următoarea situație: Companie de contabilitate nu primește la timp documentele justificative.
Promptul de mai sus are șanse minime pentru a returna un răspuns structurat, întrucât forțează instrumentul să contureze un răspuns practic, și transformă textul într-un instrument de lucru.
Prompt 8.b: Analizează următoarea situație: Companie de contabilitate nu primește la timp (până la data de 15 ale lunii) documentele justificative pentru a putea fi prelucrate până la data de 25 care reprezintă o dată reprezentativă pentru raportare. Peste 70% dintre clienți nu respectă regula cu privire la predarea documentelor la timpul stabilit.
Promptul de mai sus are șanse maxime pentru a returna un răspuns structurat, întrucât forțează instrumentul să contureze un răspuns practic, și transformă textul într-un instrument de lucru.
Prompt 9.a: Am un tabel Excel și vreau să îmi faci calculul cifrei de afaceri.
Promptul de mai sus este destul de vag exprimat iar șansele ca chat GPT să știe cu exactitate ce îți dorești sunt minime.
Prompt 9.b: Am un tabel Excel unde în coloana A am denumirea clientului, în coloana B am date calendaristice de pe parcursul unui an și în coloana C am încasările realizate pentru fiecare client. Vreau să calculez încasările pentru clientul Ionescu pentru tot anul 2026. Dă-mi formula și explică pe scurt cum ai rezolvat sarcina.
Promptul de mai sus oferă claritate și asigură returnarea unui rezultat centrat spre problematica propusă, în 3 puncte: analiza tabelului care conține informațiile, identificarea formulei de calcul și explicarea acesteia.
Prompt 10.a: Creează un mesaj pentru respectarea unei proceduri interne.
Promptul este slab, fără context relevant, prin urmare, nu vei primi un răspuns deloc satisfăcător.
Prompt 10.b: Conturează un mesaj pentru echipa unui cabinet de contabilitate în care să reamintești obligativitatea respectării procedurii interne de solicitare a documentelor de la clienți până la data de 15 a lunii calendaristice. Creează mesajul pe un ton democratic, și include pașii esențiali care trebuie urmați.
Iată mai jos maniera de conturare a răspunsului:
Dragi colegi,
Vă mulțumesc pentru implicarea și profesionalismul de care dați dovadă în activitatea de zi cu zi.
Pentru a ne desfășura activitatea cât mai eficient și pentru a respecta termenele legale, vă reamintesc importanța aplicării consecvente a procedurii interne privind solicitarea documentelor de la clienți.
Până cel târziu în data de 15 a fiecărei luni calendaristice, este necesar să fie parcurși următorii pași:
1. Contactarea tuturor clienților din portofoliu și solicitarea documentelor aferente lunii precedente.
2. Comunicarea clară a termenului de transmitere a documentelor și a consecințelor întârzierii acestora asupra procesării și depunerii declarațiilor.
3. Înregistrarea solicitării în sistemul intern sau în modalitatea stabilită la nivelul cabinetului, astfel încât să existe o evidență clară a comunicării.
4. Revenirea cu un mesaj de reamintire către clienții care nu au transmis documentele în termenul solicitat.
5. Informarea coordonatorului cu privire la situațiile în care documentele întârzie în mod repetat sau apar dificultăți în colaborarea cu un client.
Respectarea acestei proceduri ne ajută să planificăm mai bine activitatea, să evităm aglomerarea din perioada de final de lună și să oferim servicii de calitate tuturor clienților noștri.
Vă rog să acordați o atenție deosebită acestui proces și să îl aplicați în mod unitar. Dacă aveți sugestii privind îmbunătățirea procedurii sau întâmpinați dificultăți în aplicarea acesteia, vă încurajez să le discutăm împreună, astfel încât să găsim cele mai bune soluții.
Vă mulțumesc pentru colaborare și implicare!
Precum putem să observăm, răspunsul conturat atinge cerințele promptului, fiind creat fără utilizarea tonului autoritar și punctând clar procedura internă de solicitare a documentelor transmisă către clienți de către angajații cabinetului de contabilitate. Mesajul poate fi ajustat conform preferințelor celui care dorește obținerea mesajului prin intermediul chat GPT.
Atunci când discutăm despre impactul inteligenței artificiale în munca profesioniștilor contabili, nuanțele sunt variate. Materialul prezintă un ghid practic de îndrumare a acestora spre utilizarea aplicației în mod profesional, smart și fără urmări legate de neconformitate din punct de vedere legislativ. Așadar, cu titlu exemplificativ regăsești mai sus 10 prompturi pe care le poți adapta pentru a integra utilizarea lui chat GPT la nivelul muncii de zi cu zi derulate de tine.
Referințe principale de informare
Rentrop & Straton Digital, Chat GPT pentru contabili, material în format digital.
