30 septembrie 2025: termenul limită pentru înregistrarea în REGES on-line. Sancțiuni pentru nerespectare
I. Ce trebuie să facă angajatorii până la 30 septembrie 2025 ?
Potrivit legiuitorului, angajatorii au obligaţia de a se înregistra în REGES-ONLINE – Registrul general de evidenţă a salariaţilor online în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a HG nr.295/2025 (art. 11 alin. 1 din HG nr.295/2025).
Hotararea Guvernului 295/27.03.2025 privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE (HG nr.295/2025) a fost publicată în Monitorul Oficial cu numărul 279 din data de 31 martie 2025, la aceeași dată intrând și în vigoare ( 31 martie 2025).
Față de cele mai sus arătate, concluzionăm faptul că, până cel mai târziu 30 septembrie 2025, angajatorii au obligaţia de a se înregistra în REGES-ONLINE – Registrul general de evidenţă a salariaţilor online.
Reținem că, încălcarea obligaţiei mai sus prevăzute, menționată expres în art. 11 alin. 1 din HG nr.295/2025 , constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 15.000 lei la 20.000 lei.
De asemenea, potrivit art. 11 alin. 2 din HG nr.295/2025, în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a HG nr.295/2025, adică tot până cel mai târziu 30 septembrie 2025, angajatorii au obligaţia de a completa şi de a transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic care face obiectul soluţiei tehnice pentru transmiterea datelor în registru de către angajatori, prevăzut de art. 10 din Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor.
Și în cazul acestei obligații există sancțiuni în cazul nerespectării sale. Astel, încălcarea obligaţiei prevăzute la art. 11 alin. 2 din HG nr.295/2025 constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei.
Reținem și faptul că, în ceea ce privește constatarea respectivelor contravenţii şi aplicarea sancţiunilor, acestea se fac de către inspectorii de muncă.
În fine, deosebit de important, potrivit art. 15 din HG nr.295/2025, la 6 luni de la data intrării în vigoare a HG nr.295/2025, adică tot la 30 septembrie 2025 se abrogă Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor (REVISAL), publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1005 din 19 decembrie 2017.
II. Care sunt angajatorii care au obligaţia de a întocmi şi accesa Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE ( Registru)?
Au obligaţia de a întocmi şi accesa Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE (denumit în continuare Registru), de a completa şi transmite în acesta elementele contractului individual de muncă, privind încheierea, modificarea, suspendarea şi încetarea acestuia (denumite în continuare date), următoarele categorii de angajatori:
a) persoane fizice sau juridice de drept privat;
b) instituţii/autorităţi publice/alte entităţi juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;
c) misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanţele organizaţiilor internaţionale acreditate în România, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetăţenia română sau pentru străinul cu drept de muncă în România ( 1 din HG nr.295/2025).
III. Cum se face autorizarea accesului la Registru a unui angajator ?
Potrivit pct. 16 din Procedura din 2025 de acces în vederea completării, transmiterii şi interogării datelor în/din Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE[1] (denumită în continuare Procedură), autorizarea accesului la Registru unui angajator se face după cum urmează:
a) pentru reprezentanţii legali ai angajatorilor înregistraţi la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului (ONRC) autorizarea se realizează automat de către sistem, prin verificarea în RECOM a calităţii solicitantului;
b) pentru reprezentanţii legali ai angajatorilor neînregistraţi la ONRC, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: hotărârea judecătorească de înfiinţare sau alt act constitutiv, certificatul de înregistrare fiscală, actul care atestă calitatea de reprezentant legal a solicitantului;
c) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică de către respectivii împuterniciţi semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: certificat de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală, hotărârea judecătorească de înfiinţare sau alt act constitutiv, împuternicire notarială pentru solicitant sau, după caz, contractul de prestări servicii/actul adiţional la acesta din care rezultă obligaţia prestatorului, prin reprezentantul legal al acestuia, de creare a contului de acces al angajatorului în Registru;
d) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital de stat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act constitutiv, act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi împuternicire semnată digital de către reprezentantul legal sau împuternicire notarială pentru solicitant;
e) pentru reprezentanţii legali şi împuterniciţii angajatorilor prevăzuţi de Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările şi completările ulterioare, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi actul administrativ semnat digital de către reprezentantul legal de desemnare a împuternicitului.
De reținut că Inspectoratul teritorial de muncă respinge cererea de acces la Registru în cazul nerespectării condiţiilor prevăzute la pct. 16 din Procedură, precum şi în cazul în care constată inadvertenţe în documentele comunicate în vederea autorizării, în termen de cel mult 3 zile lucrătoare (pct. 17 din Procedură).
În cazul respingerii cererii de acces, în condiţiile reglementate de pct. 17 din Procedură, angajatorii au obligaţia de a formula o nouă cerere, cu respectarea prevederilor Procedurii.
IV. Care sunt datele pe care angajatorii prevăzuţi la art. 1 din HG nr. nr.295/2025 au obligația să le completeze şi să le transmită în Registru ?
Angajatorii prevăzuţi la art. 1 din HG nr. nr.295/2025 completează şi transmit în Registru următoarele date, fără a avea caracter limitativ:
a) datele de identificare ale angajatorului, cum ar fi: denumirea, codul unic de identificare – CUI, codul de identificare fiscală – CIF, sediul social, numele şi prenumele reprezentantului legal – pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, domiciliul – pentru persoanele fizice;
b) datele de identificare ale salariaţilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, numărul de identificare fiscală – NIF, cetăţenia şi ţara de provenienţă – Uniunea Europeană – UE, din afara Uniunii Europene, Spaţiul Economic European – SEE;
c) pentru persoanele cu dizabilităţi, gradul, tipul de handicap şi durata certificatului de încadrare în grad şi tip de handicap;
d) data încheierii contractului individual de muncă, numărul acestuia şi data începerii activităţii;
e) funcţia/ocupaţia, conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor din România sau altor acte normative;
f) tipul contractului individual de muncă;
g) durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/determinată;
h) locul de muncă, respectiv fix sau mobil;
i) durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia;
j) salariul de bază lunar brut, indemnizaţiile, sporurile, precum şi alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă;
k) datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de muncă temporară;
l) data transferului, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face transferul în condiţiile legii;
m) data la care începe şi data la care încetează detaşarea, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face detaşarea;
n) data la care începe şi data la care încetează detaşarea transnaţională, definită la art. 2 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 16/2017 privind detaşarea salariaţilor în cadrul prestării de servicii transnaţionale, cu modificările şi completările ulterioare, statul în care urmează să se realizeze detaşarea transnaţională, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;
o) data la care începe şi data la care încetează detaşarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spaţiului Economic European, statul în care urmează să se realizeze detaşarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;
p) perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual de muncă;
q) data şi temeiul legal al încetării contractului individual de muncă.
[1]Procedura din 06.05.2025 de acces în vederea completării, transmiterii şi interogării datelor în/din Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE are ca emient Ministerul Muncii, Familiei, Tineretului si Solidaritatii Sociale, a fost publicată în Monitorul Oficial cu numărul 430 din data de 9 mai 2025 și a intrat în vigoare la data de 9 mai 2025.
