Din punct de vedere al Codului Muncii, delegarea salariatilor reprezinta exercitarea temporara de catre acestia, din dispozitia angajatorului, a unor sarcini de serviciu in afara locului lor de munca. Conform prevederilor art. 43 si 44,  salariatul trimis in delegatie are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.

Justificarea cheltuielilor reprezentand transportul salariatilor se efectueaza dupa caz cu factura fiscala, biletele de avion sau tren, bonul fiscal pentru combustibil, etc. care se anexeaza decontului de cheltuieli intocmit la intoarcerea din delegatie.

Astfel ca, salariatul trebuie sa justifice cheltuielile de transport fie prin intocmirea foilor de parcurs sau a unui decont lunar din care sa rezulte numarul de km parcursi, precum si numarul de zile in care s-a deplasat. In baza acestor documente se va stabili suma ce se va deconta pentru transport, dupa formula: numar de kilometri parcursi x consum mediu al vehiculului/100 km x pret/l combustibil.

Din punct de vedere fiscal, in situatia in care autoturismul este proprietatea unui salariat trebuie sa existe un contract de comodat sau de inchiriere intre societate si acesta in care sa se prevada printre altele ca decontarea cheltuielilor cu combustibilul si eventual si alte cheltuieli de intretinere intra in sarcina utilizatorului, salariatul trebuind sa prezinte la decontare un document justificativ, respectiv factura sau bon fiscal.

Totodata, daca deplasarile se fac exclusiv in scopul desfasurarii activitatii, pentru deducerea integrala a cheltuielilor cu combustibilul, dar si a altor cheltuieli legate de expoatarea masinii, precum si a TVA aferent (daca este cazul) se impune intocmirea foilor de parcurs. Daca nu se intocmesc foi de parcurs se considera ca autoturismul are utilizare mixta si se deconteaza doar 50% din cheltuieli si din TVA. Foile de parcurs trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi precum si norma proprie de consum de carburant pe kilometrul parcurs.

Daca autoturismele nu sunt utilizate exclusiv pentru desfasurarea activitatii firmei atunci TVA si cheltuielile necesare autoturismului (combustibilul, intretinerea acestuia, reparatiile necesare precum si alte cheltuieli necesare) sunt deductibile doar in proportie de 50% iar foaia de parcurs nu mai este obligatorie.

De retinut ca, in cazul societatilor platitoare de TVA,

• bonurile fiscale cu o valoare mai mare de 100 de euro inclusiv TVA (suma calculata la cursul BNR din ziua anterioara zilei inscrise pe bon) trebuie sa fie insotite de factura fiscala pentru a deduce TVA;
• bonurile fiscale cu o valoare mai mica de 100 de euro inclusiv TVA (suma calculata la cursul BNR din ziua anterioara zilei inscrise pe bon), trebuie sa aiba inscris codul fiscal al societatii pentru a deduce TVA; in caz contrar TVA este nedeductibila.

In concluzie, in cazul dumneavoastra, consider urmatoarele:

1. puteti deconta deconta combustibilul salariatului daca prezinta documente justificative in acest sens, in conformitate cu prevederile Codului muncii, contractului colectiv de munca;

2. Bonul fiscal trebuie sa contina obligatoriu codul fiscal al firmei;

3. Pentru a deduce TVA-ul 100%, deplasarea trebuie sa fie exclusiv in scopul desfasurarii activitatii firmei, iar salariatul trebuie sa prezinte foaie de parcurs. Obligatoriu trebuie sa existe un contract de comodat sau inchiriere incheiat intre societate si salariat;

4. Se pot deconta cheltuielile cu combustibilul si fara foaie de parcurs, daca autoturismul nu este utilizat exclusiv pentru desfasurarea activitatii firmei, iar cheltuielile sunt deductibile doar in proportie de 50%. Si in acest caz este necesar a exista un contract de comodat sau inchiriere incheiat intre societate si salariat.

 

Reglementare:

• Codul muncii, art. 43 si 44
• Codul fiscal, art. 25 si Normele metodologice aferente