SRL cu administratori asociați neremunerați și un singur client: există risc de sancțiuni ITM sau reîncadrare fiscală?

Statutul legal al administratorului în SRL

Legea societăților – Legea nr. 31/1990

Administratorul unei societăți comerciale este reglementat de Legea nr. 31/1990 privind societățile comerciale.  Prin lege, societatea  este condusă de unul sau mai mulți administratori, numiți prin actul constitutiv sau hotărâre a adunării generale a asociaților, fără ca legea să impună în mod expres un contract individual de muncă sau de mandat pentru funcția de administrator.

Art. 137^1 alin. (3) din Legea nr. 31/1990 prevede că:

„Pe durata îndeplinirii mandatului, administratorii nu pot încheia cu societatea un contract individual de muncă.” Prin urmare:

• Administratorii nu sunt salariați obligatoriu ai firmei pe baza Codului Muncii;
• Dacă sunt asociați și numiți administratori, activitatea lor de conducere se bazează pe calitatea juridică conferită de lege și de actul constitutiv.

Natura raportului juridic – mandat vs. muncă

Contractul de mandat

Contractul de mandat (sau „contract de administrare”) este un raport juridic reglementat de Codul Civil, aplicabil în mod uzual în relația dintre firmă și administrator pentru reglementarea atributelor și remunerației acestuia.

Caracteristici cheie:

• Nu este reglementat de Codul Muncii și nu intră sub incidența Legii nr. 53/2003 – Codul Muncii.
• Permite stabilirea clară a atribuțiilor, remunerației, duratei și condițiilor de încetare a mandatului.
• Nu se înregistrează în REVISAL sau REGES (Inspectoratul Teritorial de Muncă), deoarece nu este un CIM.

Activitatea de administrator remunerată în baza unui contract de mandat generează venituri asimilate veniturilor din salarii, fiind supuse:

• impozitului pe venit 10%;
• CAS 25%, CASS 10% și CAM (contribuția asiguratorie de muncă) conform legislației fiscale.

Mandatul nu conferă subordonare tipică salariatului, nici program fix sau pontaj, iar abordarea sa este compatibilă cu natura de conducere și reprezentare a administratorului.

Riscul reîncadrării ca „muncă nedeclarată” sau „muncă la negru”

Criterii pentru muncă dependentă

Conform legislației române, pentru ca o activitate să fie considerată dependentă (și astfel să impună un CIM), trebuie să existe:

• subordonare efectivă față de ordinea și indicațiile beneficiarului;
• stabilitate și continuitate a activității;
• program fix impus de beneficiar;
• utilizarea exclusivă a mijloacelor de lucru ale beneficiarului;
• remunerație direct dependentă de beneficiarul final.

În absența unor astfel de elemente, activitatea poate fi considerată independentă și desfășurată fie printr-o persoană juridică (servicii prestate de firmă), fie ca mandatar.

În cazul descris (servicii prestate de către societate, nu de administrator ca persoană fizică), contractul este între societate și client, fiind exclusă, prin natura raportului, o reîncadrare directă a persoanei fizice în statut de salariat la client.

Despre afirmațiile care circulă în mediul online: “ITM amendă dacă administratorul nu are contract de muncă”

Inspectia Muncii (ITM)

ITM are competența de a verifica respectarea Legii nr. 53/2003 – Codul Muncii și a legislației privind securitatea și sănătatea în muncă.
Dacă ITM constată că o persoană desfășoară, în realitate, activitate dependentă pentru un angajator fără CIM, aceasta poate conduce la sancțiuni pentru muncă nedeclarată, conform Legii nr. 53/2003 (art. 16 și art. 18).

Totuși, în ipoteza în care activitatea este prestate de o persoană juridică (societate) către clienți și nu de administrator ca persoană fizică la client, nu există un raport de muncă pe care ITM să îl poată reîncadra între beneficiar și administrator.
Afirmațiile din online care susțin că ITM amendează automat pentru lipsa unui contract de muncă la administratori sunt, în marea majoritate a cazurilor, necorespunzătoare și neargumentate juridic – ele ignoră diferența între:

• raportul dintre administrator și propria societate (care nu este, prin lege, CIM) și
• raportul de muncă dintre salariat și angajator.

Deci ITM nu poate sancționa pentru „lipsa CIM” la nivel de firmă între societate și proprii administratori, deoarece rolul acestora nu este, prin definiție, salariat.
Riscul real apare dacă faptul concret demonstrează o activitate dependentă pentru un third-party client, ceea ce este o cu totul altă situație.

Recomandări de bune practici pentru minimizarea oricărui risc fiscal sau de muncă

Pe plan intern

✔ Încheierea unui contract de mandat cu fiecare administrator remunerat – oferă claritate juridică și fiscală;
✔ Stabilirea clară a atribțiilor și remunerației;
✔ Depunerea mențiunilor la ONRC privind remunerația și vectorul fiscal;

În relația cu clientul

✔ Contractul de prestări servicii trebuie să evidențieze independența societății în organizare și decizie, fără a crea impresia unui raport de muncă dependent.

Concluzii finale

Nu există obligația legală de a avea contract individual de muncă pentru administratori – calitatea de administrator este conferită de Legea societăților.
Contractul de mandat este o soluție legală, uzuală și recomandată pentru remunerația administratorilor și reducerea riscurilor fiscale.
ITM nu poate amenda automat pentru neîncheierea unui CIM la administratori, întrucât nu este raport de muncă; însă trebuie evitate situațiile de fapt ce pot determina reîncadrarea ca activitate dependentă.

 

Reglementare:

• Legea 31/1990
• Legea 53/2003 – Codul Muncii
• Legea 227/2015 – Codul Fiscal

Clarificari

I. Daca societatea decide sa faca un contract de mandat pentru administratorul ce se ocupa efectiv de serviciile prestate catre client, este in regula folosirea contractului de mandat pentru atributii din sfera IT? Sau este necesar neaparat un contract de munca? Factura emisa de societate catre client este tarifata in functie de numarul de ore prestate.

R. Da, este legal și corect să se utilizeze contractul de mandat, chiar dacă administratorul desfășoară efectiv activități din sfera IT, cu condiția esențială ca aceste activități să fie exercitate în calitate de administrator/mandatar al societății, iar nu în condiții de subordonare specifice unui raport de muncă.

➡ Nu este obligatoriu un contract individual de muncă.
➡ Tarifarea către client la oră nu impune existența unui CIM la nivelul administratorului.

De ce contractul de mandat este legal pentru atribuții IT?

Nici Legea nr. 31/1990, nici Codul civil nu impun ca administratorul să aibă exclusiv atribuții de conducere abstractă (strategie, semnătură, decizie).

Dimpotrivă:

• administratorul poate desfășura orice activitate necesară realizării obiectului de activitate al societății, inclusiv activități tehnice sau operaționale;
• legea nu face distincție între „activități de management” și „activități de execuție”.

➡ Dacă obiectul de activitate al societății este prestarea de servicii IT, este perfect logic și legal ca administratorul:

• să coordoneze,
• să organizeze,
• și să presteze efectiv aceste servicii.

Conform Codului civil:

• mandatul poate fi onerous;
• poate cuprinde atribuții concrete, tehnice, operaționale;
• nu presupune subordonare, program impus sau disciplină de muncă.

➡ Faptul că administratorul:

• programează,
• face suport IT,
• dezvoltă software,
• administrează sisteme,

NU transformă mandatul în contract de muncă, atâta timp cât:

• acționează în numele și interesul societății,
• nu este subordonat unei alte persoane din firmă,
• nu are program impus de societate ca angajator.

Tarifarea la oră către client NU schimbă natura raportului intern

Acesta este un punct foarte important și frecvent greșit interpretat.

🔹 Facturarea la oră este o relație: societate ↔ client

Nu:

• administrator ↔ societate
• administrator ↔ client

➡ Clientul plătește serviciul societății, nu munca administratorului ca persoană fizică.

Societatea:

• stabilește prețul,
• stabilește modul de tarifare,
• își asumă riscul comercial,
• facturează rezultatul activității.

➡ Modul de facturare NU impune și NU reflectă automat forma juridică a raportului cu administratorul.

Când ar fi necesar un contract de muncă?

Un contract individual de muncă ar deveni necesar doar dacă, în fapt, sunt îndeplinite cumulativ elementele unui raport de muncă, de exemplu:

• administratorul are program de lucru impus;
• este subordonat unei alte persoane (de ex. celuilalt asociat);
• activitatea este evaluată exclusiv prin pontaj intern;
• nu are autonomie decizională;
• este tratat identic cu un salariat.

➡ În lipsa acestor elemente, nu există temei legal pentru obligativitatea CIM.

Cum trebuie redactat corect contractul de mandat (recomandare practică)

Pentru a elimina orice risc de interpretare:

✔ contractul de mandat să prevadă explicit:

• atribuții de organizare, coordonare și prestare servicii IT;
• libertatea administratorului de a-și organiza activitatea;
• lipsa unui program de lucru impus;
• răspunderea pentru rezultate, nu pentru timp;
• remunerația de administrator (fixă sau variabilă).

✔ să NU se facă:

• pontaj intern tipic salariaților;
• reguli disciplinare de tip Codul muncii;
• referiri la „ore lucrate” în relația administrator–societate
  (orele pot exista doar în relația cu clientul, ca unitate de măsură a serviciului).

• Contractul de mandat este perfect legal pentru administratorul care prestează efectiv servicii IT.
• Activitățile IT NU impun contract de muncă.
• Facturarea la oră către client NU generează obligația unui CIM.
• Contractul de muncă este necesar doar dacă există subordonare reală.

În contextul descris, contractul de mandat este soluția corectă juridic și fiscal, cu condiția unei redactări coerente și a unei practici conforme.