Deductibilitatea cheltuielilor cu chiria și TVA aferentă unui apartament utilizat de administrator în interesul societății

Chiria și TVA-ul pot fi deduse integral doar dacă poți arăta, cu documente și fapte, nu doar cu o clauză în contract, că apartamentul e folosit strict pentru firmă, iar cazarea administratorului vine din deplasările făcute în interesul societății. Nu e suficient să scrie în contract „birou/spațiu de cazare”. Dacă apartamentul e folosit exclusiv de asociatul unic, care e și administrator, riscul e mare, pentru că ANAF poate spune că, de fapt, firma îi plătește o locuință personală.

La impozitul pe profit, cheltuiala cu chiria e deductibilă integral, în baza art. 25 alin. (1) din Codul fiscal, dacă deplasările la București sunt reale și legate de dezvoltarea firmei, dacă acolo chiar se lucrează, adică se țin întâlniri, se poartă negocieri, se redactează documente, se participă la ședințe și te cazezi doar în perioadele când ești plecat cu treabă. Trebuie ca administratorul să nu-și mute viața acolo, să nu stea în concedii sau în weekenduri fără nicio legătură cu munca și să nu-l folosească împreună cu familia. Contează și ca prețul chiriei să fie unul rezonabil față de cât de des mergi la București și față de cât ar costa altfel cazarea. Și, cel mai important, să ai hârtii care arată ce ai făcut concret acolo.

Codul fiscal e destul de clar: deduci ce faci pentru activitate și nu deduci ce dai în folosul asociaților. Iar normele de aplicare a art. 25 din Codul fiscal includ expres, în categoria cheltuielilor nedeductibile, chiria și întreținerea spațiilor puse la dispoziția asociaților în scop personal. Practic, dacă apartamentul e folosit numai pentru firmă și pentru cazare în deplasări, chiria e deductibilă integral. Dacă e folosit mixt, deduci doar partea pe care o poți justifica obiectiv ca fiind pentru firmă. Dacă e, de fapt, locuința asociatului-administrator, nu deduci nimic. Și dacă nu ai probe suficiente pentru activitatea din București, ai un risc serios ca totul să fie reconsiderat ca nedeductibil.

Nu există o regulă că se deduce automat 50%. Dacă e și folosință personală, tu trebuie să stabilești partea aferentă firmei printr-o metodă pe care s-o poți apăra, de exemplu după zilele în care chiar ai lucrat acolo sau după suprafața folosită efectiv ca birou. Iar dacă folosința e personală, suma poate deveni și venit impozabil pentru asociat. La un asociat-administrator neremunerat, ce primește în folos personal intră, în principiu, la venituri din alte surse, impozitate cu 16% de la 2026.

La TVA, regula din art. 292 din Codul fiscal e că închirierea de imobile e scutită, dar proprietarul poate opta pentru taxare. De aici pornesc toate. Dacă proprietarul e persoană fizică neînregistrată în scopuri de TVA, chiria nu are TVA și n-ai ce deduce. Dacă facturează în regim de scutire, la fel, nu există TVA de dedus. Dacă a optat legal pentru taxare și îți emite factură cu TVA, atunci poți deduce, dar numai în măsura în care apartamentul e folosit pentru operațiuni care dau drept de deducere. Ai nevoie de factura pe numele firmei, cu toate datele obligatorii cerute de art. 297 și art. 299 din Codul fiscal, iar dacă firma are și operațiuni fără drept de deducere, intervine prorata. TVA-ul aferent folosinței personale nu se deduce. De aceea e bine să-i ceri proprietarului confirmarea că a exercitat opțiunea de taxare pentru apartamentul ăsta, pentru că simplul fapt că a trecut TVA pe factură nu-ți dă automat dreptul de deducere.

Pentru orice control, e bine să ții un dosar, lunar sau trimestrial.

Pe partea juridică ai nevoie de contractul de închiriere încheiat direct între proprietar și firmă, cu destinația scrisă clar, adică activități administrative și cazare temporară a administratorului în timpul deplasărilor, plus interdicția folosirii în scop personal sau de către familie.

Mai adaugi hotărârea asociatului unic prin care se decide închirierea și se explică necesitatea economică, cine folosește spațiul și cum, contractul de mandat sau de administrare din care rezultă că administratorul chiar are atribuții de negociere și reprezentare, și un proces-verbal de predare-primire cu inventarul bunurilor.

Pe partea financiară pui facturile de chirie și utilități pe firmă, dovada plății din contul societății, documentul cu opțiunea de taxare a proprietarului dacă e cazul, și ceva care să arate că nivelul chiriei e rezonabil, fie oferte comparabile, fie o comparație cu cât ar costa cazarea la hotel.

Iar ca dovadă a activității ai deciziile de deplasare cu perioada și scopul, un fel de registru cu zilele în care ai fost acolo și ce ai făcut, invitații și confirmări la întâlniri, minute de negocieri, corespondență comercială, oferte și contracte, invitații și rapoarte din ședințele pe Teams, bonuri de combustibil, bilete, taxe de drum, eventual un raport lunar al administratorului și orice arată că firma are sau caută relații comerciale în București.

Mai e și povestea cu punctul de lucru. Dacă folosești apartamentul doar din când în când, pentru cazare în deplasări și, incidental, pentru ceva administrativ, poți susține mai ușor că nu e punct de lucru. Dacă însă îl închiriezi pe termen lung, îl amenajezi ca birou și ții acolo constant activitate, negocieri și ședințe, riscul e ca, în fapt, să fie considerat sediu secundar. Faptul că tu nu vrei să înființezi un punct de lucru nu contează mai mult decât modul real în care e folosit spațiul; Legea nr. 31/1990 tratează, prin art. 43, punctele de lucru ca sedii secundare fără personalitate juridică.

Prin urmare, deducerea integrală se susține dacă administratorul locuiește efectiv în Cluj-Napoca, merge des la București și poate dovedi asta, nu folosește apartamentul personal, iar chiria e justificată economic. Dacă însă ai o chirie lunară permanentă, dar fără un calendar consistent de întâlniri și activități acolo, riști ca ANAF să vadă apartamentul ca pe o locuință pusă la dispoziția asociatului. Într-un asemenea caz, ți-ar putea respinge și chiria, și TVA-ul, iar folosința personală ar putea fi impozitată la nivelul asociatului.

 

Reglementare:

• Codul Fiscal