Acordarea diurnei si cazarea salariatilor aflati in deplasare
Situatie de fapt:
O societate cu domeniul de activitate lucrari de constructii are 4 angajati si semneaza un contract de prestari servicii pentru amenajare imobil intr-un alt oras situat la 200 km de sediul societatii. Administratorul inchiriaza un apartament pentru cazarea acestora si de asemenea doreste sa le acorde acestora o diurna zilnica de 57,50 lei.
Intrebare:
Daca salariatii sunt deplasati pe santier in fiecare sapatamana de luni pana vineri iar in weekend revin acasa, pentru a beneficia de diurna sunt obligatii sa intocmeasca fiecare dintre ei, ordin de deplasare in fiecare saptamana?
Imi puteti trimite va rog un draft completat a acestui ordin de deplasare in speta susmentionata, tinand cont ca nu au alte cheltuieli si ca nu primesc sume in avans?
Trebuie facute modificari la contractul de munca?
Cazarea aceastora de catre angajator este cheltuiala integral deductibila?
Delegarea reprezinta exercitarea termporara, din dispozitia angajatorului, de catre salariat, a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiilor de serviciu in afara locului de munca inregistrat in contractul individual de munca. Pe durata delegarii salariatul isi pastreaza functia si toate celelalte drepturi prevazute in contractul de munca. Asadar, delegarea nu modifica decat locul muncii nu si celelalte elemente ale contractului.
De retinut ca, delegarea nu se opereaza in Revisal.
Ca documente justificative, pentru perioada cat salariatul este delegat, se intocmeste ORDIN DE DELEGARE/DEPLASARE.
De retinut ca, ordinul de deplasare/delegare
- reprezinta dispozitia catre angajatul delegat sa efectueze delegatia
- serveste ca document pentru decontarea cheltuielilor efectuate
- serveste ca document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans- salariatul delegat
- serveste ca document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Salariatul delegat are dreptul la diurna pe toata perioada in care este delegat de cand pleaca si pana la momentul in care revine.
Atentie! Diurna se acorda pe zile calendaristice si nu pe zile lucratoare. Prin urmare, salariatul are dreptul la diurna pentru fiecare zi calendaristica din perioada de delegare.
Pentru perioada cat salariatul se deplaseaza el se afla in delegatie si va fi pontat in delegatie pentru care primeste diurna.
Delegarea in tara este reglementata de HG 714/2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in interesul serviciului.
Cuantumul indemnizatiei de delegare este stabilit la suma de 23 lei/zi, conform Ordinului nr. 1235/2023, iar valoarea diurnei neimpozabile este stabilita de Codul fiscal la art. 76, si anume:
(…) in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat (2,5*23/zi = 57,5 lei/zi);
Plafonul aferent valorii a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat se calculeaza prin raportarea celor 3 salarii la numarul de zile lucratoare din luna respectiva, iar rezultatul se multiplica cu numarul de zile din perioada de delegare/detasare/desfasurare a activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate.
De retinut ca, documentele justificative pentru acordarea diurnei sunt:
- Ordinul de deplasare (delegatie)
- Decontul de cheltuieli
Aceste documente demonstreaza efectuarea deplasarii in interes de serviciu si durata acesteia.
Termenul de intocmire se stabileste prin proceduri interne atat timp cat in lege un este precizat un anume termen. Se semneaza de catre persoane indreptatite: titular, departament financiar contabil pentru verificare si corectitudine si de persoana care aproba decontul.
Pentru acordarea diurnei nu trebuie intocmite alte documente justificative. Valoarea acesteia se mentioneaza doar pe decont.
Model ordin de deplasare completat:
Salariatii trebuie sa intocmeasca ordine de deplasare pentru fiecare perioada cat sunt delegati.
Din practica, pot spune ca, in cazul delegarii nu se intocmeste act aditional, fiind suficient ordinul de delegare.
Din punct de vedere al impozitului pe profit, cheltuielile cu chiria (cazarea salariatilor) nu sunt deductibile, ele negasindu-se in lista mentionata la art. 25 din Codul fiscal. Dar, conform prevederilor art. 76 alin. (4 indice 1) din Codul fiscal, urmatoarele venituri cumulate lunar nu reprezinta venit impozabil in intelesul impozitului pe venit, in limita plafonului lunar de cel mult 33% din salariul de baza corespunzator locului de munca ocupat sau din solda lunara/salariul lunar acordata/acordat potrivit legii:
(…) c) cazarea si contravaloarea chiriei pentru spatiile de cazare/de locuit puse de catre angajatori la dispozitia angajatilor proprii, persoane fizice care realizeaza venituri din salarii sau asimilate salariilor, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern, in limita unui plafon neimpozabil de 20% din salariul de baza minim brut pe tara garantat in plata/luna/persoana, in urmatoarele conditii:
(i) angajatul, sotul/sotia acestuia nu detin o locuinta in proprietate personala sau in folosinta in localitatea in care isi desfasoara activitatea;
(ii) spatiul de cazare/de locuit se afla in unitatile proprii, inclusiv de tip hotelier sau intr-un imobil inchiriat in acest scop de la o terta persoana, de catre angajator;
(iii) contractul de inchiriere dintre angajator si terta persoana este incheiat in conditiile legii;
(iv) plafonul neimpozabil se acorda unuia dintre soti, in cazul in care ambii soti desfasoara activitate in aceeasi localitate, la acelasi angajator sau la angajatori diferiti, pe baza declaratiei pe propria raspundere a acestuia.
La determinarea plafonului de 20% din salariul de baza minim brut pe tara garantat in plata se ia in calcul valoarea cea mai mica a salariului minim brut pe tara, in vigoare in luna pentru care se acorda avantajele.
Reglementare:
- Codul fiscal
- Codul muncii, art. 43 si 44
