Clauza de mobilitate. Acordare prestari suplimentare in bani sau in natura. Conditii.
Situatie de fapt:
O societate ce lucreaza in domeniul constructiilor are angajati doar cetateni turci. Firma are sediul social in mun. Brasov dar au incheiat un contract de prestari servicii constructie drumuri nationale in judetul Bihor, pe o perioada de mai multe luni, urmand ca in functie de evolutia lucrarilor sa se mute in alt judet.
Salariatii turci sunt angajati in orasul in care isi are societatea sediul social, adica Brasov. Societatea a cumparat un vagon pentru cazarea acestora.
Intrebare:
Tinand cont ca sunt salariati turci, ce sunt delegati din orasul in care isi are sediul social, firma poate asigura masa angajatilor fara a fi considerat avantaj salarial si impozitat cu impozit si contributii salariale. Daca suma zilnica a mesei/angajat este inferioara sumei de 50 lei poate fi considerata cheltuiala deductibila, la fel si TVA-ul aferent facturii. Ce acte ar trebui sa intocmesc pentru a fi considerat ca o diurna si nu avantaj salarial? Daca salariatii se vor muta tot anul pe diferite santiere in toata tara, fara a reveni in orasul in care isi are firma sediul social, putem considera ca acestia sunt delegati.
Pentru inceput, as mentiona cateva aspecte privind definitia delegarii.
Delegarea reprezinta exercitarea termporara, din dispozitia angajatorului, de catre salariat, a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiilor de serviciu in afara locului de munca inregistrat in contractul individual de munca. Pe durata delegarii salariatul isi pastreaza functia si toate celelalte drepturi prevazute in contractul de munca. Asadar, delegarea nu modifica decat locul muncii nu si celelalte elemente ale contractului.
Pe durata delegarii nu se modifica nici un alt element al contractului de munca decat locul muncii.
Angajatorul trebuie sa intocmeasca ordin de deplasare (pentru contabilitate).
Pontarea salariatului se face in foaia colectiva de prezenta de la unitatea care l-a delegat pe baza ordinului de delegare.
Daca salariatul, lucreaza suplimentar sau in zilele de repaus saptamanal in delegatie, va fi pontat corespunzator.
Porivit art. 111 din Codul muncii, timpul de munca reprezinta orice perioada in care salariatul presteaza munca, se afla la dispozitia angajatorului si indeplineste sarcinile si atributiile sale, conform prevederilor contractului individual de munca, contractului colectiv de munca aplicabil si/sau ale legislatiei in vigoare.
In acest sens, pentru reflectarea corecta a orelor de lucru, respectiv a timpului de munca, angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orei de incepere si a celei de sfarsit al programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru (art. 119 din Codul muncii).
Salariatul delegat are dreptul la diurna pe toata perioada in care este delegat de cand pleaca si pana la momentul in care revine.
Atentie! Diurna se acorda pe zile calendaristice si nu pe zile lucratoare. Prin urmare, salariatul are dreptul la diurna pentru fiecare zi calendaristica din perioada de delegare. Numarul zilelor calendaristice in care persoana se afla in delegare se calculeaza de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de delegare.
Pentru perioada cat salariatul se afla in delegatie el va fi pontat in delegatie pentru care primeste diurna.
Delegarea nu se opereaza in Revisal.
Delegarea in tara este reglementata de HG 714/2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in interesul serviciului.
Totodata, persoana delegata intr-o localitate situata la o distanta cuprinsa intre 5 si 50 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca beneficiaza de o indemnizatie de delegare in cuantum de 20 lei/zi.
Persoana delegata intr-o localitate situata la o distanta mai mare de 50 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca si care nu se poate inapoia la sfarsitul zilei de lucru beneficiaza de o alocatie zilnica de delegare compusa din:
a) o indemnizatie de delegare in cuantum de 20 lei/zi;
b) o alocatie de cazare, in cuantum 230 lei/zi, in limita careia trebuie sa isi acopere cheltuielile de cazare.
Important de retinut! Atunci cand angajatorul acorda diurna, acesta nu mai poate deconta in plus angajatului alte cheltuieli pentru masa sau transport. In cazul dumneavoastra, avand in vedere ca a fost achizitionat un vagon pentru cazarea salariatilor, nu mai intra in calcul acea alocatie de cazare.
Referitor la calculul nivelului neimpozabil pentru o indemnizatie de delegare si cheltuielile cu masa: diurna si cheltuielile cu masa salariatilor pe durata detasarii sau a delegarii nu vor intra in baza de calcul al impozitului pe venit si al contributiilor sociale DACA impreuna nu depasesc limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit prin lege, adica 2,5*20 lei/zi = 50 lei/zi. Astfel daca dumneavoastra acordati suma de 20 lei/zi diurna + 30 lei/zi cheltuieli cu masa salaritilor, aceste sume intra in plafonul neimpozabil (20*2,5=50 lei pe zi).
De retinut ca, in mediul privat, cuantumul diurnei se negociaza.
Totodata, avand in vedere faptul ca, conform art. 44 din Codul Muncii, delegarea poate fi dispusa pentru o perioada de cel mult 60 de zile calendaristice in 12 luni si se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului (refuzul salariatului de prelungire a delegarii nu poate constitui motiv pentru sanctionarea disciplinara a acestuia), sugerez, intocmirea unui act aditional la contractul de munca pe perioada delegarii, care trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente:
- scopul delegarii/detasarii
- locul delegarii/detasarii
- durata delegarii/detasarii
- indemnizatiile ce se acorda
- cuantumul indemnizatiei de delegare
- cuantumul cheltuielilor cu masa
- cheltuieli privind cazarea
Referitor la intrebarea ^Daca salariatii se vor muta tot anul pe diferite santiere in toata tara, fara a reveni in orasul in care isi are firma sediul social, putem considera ca acestia sunt delegati?^, mentionez faptul ca, o delegare este dispusa pentru exercitarea unor lucrari in afara sediului angajatorului pentru un santier de lucru. Cand se termina lucrul pe santierul respectiv, se incheie delegarea, urmand o noua delegare pentru un alt santier.
Reglementare:
- Codul Muntii, art. 43, 44
- Codul fiscal, art. 139, 76, 142
- HG 714/2018
Intrebari suplimentare:
1. Tinand cont ca salariatii lucreaza tot anul pe santiere in tara si nu la sediul societatii (domiciliul temporar), daca acestia lucreaza pe un santier timp 8 luni pot fi delegati o perioada atat de lunga (tinand cont ca in codul muncii scrie ca delagarea se poate face pentru 60 zile cu prelungirea pe perioade succesive de maxim 60 zile? Ma intereseaza fiindca acestora li se deconteaza hrana si as vrea sa o incadreaz in diurna ( nu primesc numerar).
Raspuns:
Inainte, as face o precizare: Daca in contractul de munca la capitolul LOCUL MUNCII, apare sediul angajatorului, salariatii pot fi delegati sa presteze activitate in afara locului de munca obisnuit si sa beneficieze de diurna. Daca in schimb, in contractul de munca apare scris ca, salariatul isi desfasoara acttivitatea pe santiere, deci nu are un loc de munca fix, acesta devine salariat mobil, si nu mai beneficiaza de diurna ci de prestatii suplimentare in bani sau in natura (decontare transport, cazare, hrana). In acest caz vorbim de clauza de mobilitate (art. 25 din Codul Muncii).
Conform art. 44 din Codul Muncii, delegarea poate fi dispusa pentru o perioada de cel mult 60 de zile calendaristice in 12 luni si se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului. Refuzul salariatului de prelungire a delegarii nu poate constitui motiv pentru sanctionarea disciplinara a acestuia.
Coroborand acest text de lege cu art. 42 din Codul Muncii si anume ca, locul muncii poate fi modificat unilateral de catre angajator prin delegarea sau detasarea salariatului intr-un alt loc de munca decat cel prevazut in contractul individual de munca.
Astfel, putem spune ca primele 60 de zile calendaristice dintr-un an, delegarea poate fi dispusa de angajator in mod unilateral, nefiind nevoie de acordul salariatului, apoi delegarea se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice doar cu acordul salariatului (act aditional).
Totodata, din definitia DEX, termenul succesiv inseamna ^Care urmează unul după altul (fără întrerupere sau la intervale scurte și regulate)^.
Astfel, avand, in vedere ca textul din lege este destul de ambiguu, putem interpreta si ca, fiecare perioada de delegare poate fi prelungita cu acordul salariatului pentru maximum 60 zile calendaristice, ceea ce duce la posibilitatea prestarii muncii in delegare o perioada mai mare de 120 zile calendaristice pe an, cu acordul scris al salariatului. De aceea recomand ca pentru fiecare perioada de delegare prelungita sa existe act aditional pe langa ordinul de delegare necesar in contabilitate!. In plus, este necesara prudenta in acest caz, deoarece, unde ar putea exista probleme, nu este din punctul de vedere al ITM-ului ci la un eventual control de la ANAF, care tot din interpretarea ambigua a textului de lege ar putea reconsidera sumele de bani primite ca diurna ca avantaje salariale pentru perioadele mai mari de 120 zile de delegare. Dar, sa ne amintim si de Legea nr. 209/2015 sau Legea aministitiei fiscale, cand ANAF a anulat diferentele de taxe ca urmare a recalificării sumelor reprezentând indemnizaţia primită pe perioada delegării şi detaşării de catre angajati. Era vorba atunci de diurnele transportatorilor.
2. Dar daca este vorba de clauza de mobilitate (art 25 din Codul muncii), sumele ce pot fi decontate pentru hrana sau transport sunt plafonate?
Raspuns:
In primul rand, articolul 25 alin. (1) din Codul muncii stabileste ca “prin clauza de mobilitate partile in contractul individual de munca stabilesc ca, in considerarea specificului muncii, executarea obligatiilor de serviciu de catre salariat nu se realizeaza intr-un loc stabil de munca. In acest caz salariatul beneficiaza de prestatii suplimentare in bani sau in natura”.
Aceasta clauza devine incidenta atunci cand salariatul desi exercita o functie sau detine un post care prin natura lui nu presupune un loc mobil de munca, este nevoit totusi sa efectueze deplasari repetate pe teren sau la alte puncte de lucru/sedii ale angajatorului. Exista asadar o stransa legatura intre felul muncii si clauza de mobilitate. De exemplu, un sofer nu ar beneficia de aceasta clauza, deoarece mobilitatea este caracteristica felului muncii.
Insa un muncitor in constructii, care este nevoit sa efectueze des deplasari in interes de serviciu, pe anumite santiere, ar putea negocia o astfel de clauza.
Cuantumul indemnizatiei de mobilitate se negociaza prin contractul individual de munca.
Clauza de mobilitate se poate negocia la momentul incheierii contractului individual de munca sau pe parcursul executarii acestuia, in situatiile in care intervin modificari in legatura cu prestarea muncii. Astfel, in contractul de munca/actul aditional dupa caz, se va mentiona asa:
La Cap. D – Locul de munca, pct. 2: In lipsa unui loc de munca fix salariatul va desfasura activitatea astfel: //se vor specifica aici locurile si raza unde se va deplasa salariatul//
La Cap. J – Salariul, se va completa la pct. 2- Alte elemente constitutive, dupa caz lit. b1)- prestatii suplimentare in bani, sau lit. b2)- modalitatea prestatiilor suplimentare in natura.
De retinut: Nerespectarea clauzei de mobilitate atrage rapunderea partilor (patrimoniala sau disciplinara a salariatului, respectiv patrimoniala a angajatorului).
Totodata, tratamentul fiscal aplicat prestatiilor in bani sau in natura acordate in baza clauzei de mobilitate nu este specificat in mod expres in Codul fiscal, ci depinde de tipurile de prestatii acordate, asa cum sunt ele definite de art. 76. Daca se acorda o suma de bani, aceasta va fi venit de natura salariala fiind supusa impozitului pe salarii si contributiilor sociale obligatorii.
Daca se deconteaza transportul, salariatii trebuie sa justifice cheltuielile de transport fie prin intocmirea foilor de parcurs sau a unui decont lunar din care sa rezulte numarul de km parcursi precum si numarul de zile in care s-au deplasat. In baza acestor documente se va stabili suma ce se va deconta pentru transport, dupa formula: numar de kilometri parcursi x consum mediu al vehiculului/100 km x pret/l combustibil. Nu am gasit in legislatie sa existe o plafonare in acest caz asa cum exista in cazul delegarii/detasarii.
Atentie: Daca nu se deconteaza efectiv costul transportului ci se acorda o suma lunara pentru transport, aceasta suma nu poate fi considerata contravaloare transport pentru deplasare salariati, ci va fi reconsiderata drept avantaj de natura salariala si va intra in baza de calcul a impozitului pe veniturile din salarii si a contributiilor sociale obligatorii.
In plus, este de retinut si faptul ca, daca salariatul care are negociata o clauza de mobilitate la contractul de munca in care este specificata o anumita zona, daca acesta se deplaseaza dincolo de acea zona, el va beneficia si de beneficiile ce se acorda in cazul delegarii sau detasarii, dupa caz.
Reglementare:
- Codul muncii, art. 25
- Codul fiscal, art. 76, 136, 142
Acest răspuns vă este util?
Vă rugăm să ne lăsați o recenzie pe google:
Mulțumim!
Articol scris de catre Mariana Bunta, in data de 11 ianuarie 2022.
Pot spune despre mine că domeniul resurselor umane și activitățile adiacente acestuia reprezintă un real interes și pasiune, acest lucru dovedindu-se și din experiența de peste 17 ani pe care o am în acest domeniu, mai ales în firme de producție sau în firme de contabilitate.
