Miniserie: Ce tipuri de greșeli fiscale te costă cel mai mult în anul 2026 și cum să le eviți Greșeala nr. 2 Digitalizare fiscală tratată superficial
Ai implementat paradigmele digitalizării fiscale la nivelul afacerii tale? Ai configurat sistemele RO e-factura, RO e-SAF-T și RO e-transport raportat la toate specificitățile activității derulate? Perfect. Cu toate acestea, există riscul să fii în continuare în zona roșie a expunerii fiscale. Iluzia ,,am implementat și este suficient” este un punct critic al maximizării riscului de neconformare reală.
Continuăm miniseria greșelilor care te pot costa mult în anul 2026 cu un aspect de fond care asemenea primei greșeli îți poate sabota afacerea. Este vorba despre tratamentul superficial al digitalizării fiscale.
Ce înseamnă ,,tratament superficial” atunci când vine vorba despre implementarea digitalizării fiscale?
Este posibil să fi în zona superficialității când vine vorba despre implementarea paradigmelor digitalizării fiscale. Care sunt reperele după care te poți ghida pentru a-ți da seama dacă te afli în această zonă? Iată mai jos principalele aspecte:
1. Doar a ,,implementa” pentru a evita amenzile. Adică, te conformezi superficial doar cu scopul evitării termenelor legate de conformare, fără o pregătire în prealabil și fără un plan de acțiune eficient și corespunzător afacerii tale.
2. Nu iei în calcul integrarea acestor sistemele cu platformele de tip ERP, aspect care poate să conducă la derularea izolată a proceselor fără un impact real asupra afacerii.
3. Muncă manuală încă ascunsă sub aparența digitalizării. Cu toate că promovezi intens digitalizarea, există posibilitatea ca unele procese efectiv să fie realizate manual iar automatizarea să reprezinte doar un aspect mascat de aparența digitalizării.
4. Utilizezi sistemul doar pentru că este obligatoriu și nu faci din acesta un scop al optimizării procesului de achiziție și vânzare, conturând un ecosistem digital.
5. Nu validezi datele înainte ca acestea să fie raportate în cadrul sistemului. La ce ne referim prin validare de exemplu în contextul RO e-facturii? Validarea în contextul RO e-facturii înseamnă verificarea completitudinii elementelor specifice facturii, atât din punct de vedere a formei cât și a elementelor fiscale.
Acestea sunt câteva aspecte care îți pot spune faptul că ai aplicat un tratament superficial atunci când a venit vorba de implementarea digitalizării fiscale în cadrul afacerii tale.
Exemple concrete de greșeli pe linia digitalizării fiscale
În cursul implementării diverselor paradigme ale digitalizării fiscale, antreprenorii au experimentat o serie de situații care au trasat concret linia greșelilor în cadrul proceselor de raliere. Prin principalele provocări remarcăm:
1. Transmiterea de facturi cu erori în cadrul sistemului RO e-factura. Identificarea acestor erori au permis optimizarea permanentă a procesul de facturare, aspect care la momentul actual a diminuat semnificativ greșelile în facturare.
2. Diferențe între decontul de TVA depus de către contribuabil și cel precompletat (între timp a dispărut obligativitatea contribuabililor de a transmite justificarea diferențelor dintre cele două deconturi). Cu toate că această obligativitate de transmitere a diferențelor identificate prin intermediul Notei de conformare a RO e-TVA a dispărut, recomandarea specialiștilor este de a consulta această Notificare de conformare pentru a vedea modul de raportare al ANAF la tranzacțiile companiei. În acest fel, pot exista situații în care această Notificare să scoate la iveală anumite nereguli nesesizate de către contribuabil. Și deci să fie de ajutor pentru eficientizarea procesului de raportare al taxei pe valoare adăugată. Astfel, analiza notificărilor de conformare este un aspect care merită în continuare să fie luat în considerare în vederea eficientizării fluxului de lucru privitor la declarația 300 sau Decontul de taxă pe valoare adăugată.
3. Inconveniente legate de raportarea datelor în cadrul sistemului RO e-transport.
Acestea sunt doar 3 exemple simple de inconveniente întâlnire în traseul digitalizării fiscale de către contribuabili. Evident, funcție de nivelul de pregătire al companiilor, fiecare entitate a experimentat diferit procesul de racordare la modernitate digital-fiscală. Dacă pentru unii unele aspecte au reprezentat reale impedimente, pentru alții acestea au fost doar provocări transformate ulterior în oportunități.
De ce te poate costa scump în anul 2026 tratarea cu superficialitate a procesului digitalizării fiscale?
Chiar dacă nu mai suntem la începutul proceselor de digitalizare fiscală sau la momentul la care abia se implementau la nivelul companiilor fenomene precum RO e-factura, RO e-transport sau RO e-TVA, totuși, o abordare greșită a adoptării și utilizării acestora în cadrul companiei tale te poate costa scump și în anul 2026. Care ar putea să fie principalele consecințe ale digitalizării fiscale supericiale. Iată mai jos câteva direcții concrete:
1. Aplicarea amenzilor pentru neconformare legislativă și depășirea termenelor limită.
2. Nereguli identificate mai ușor în urma controalelor fiscale. Acum controalele fiscale se realizează într-o manieră mult mai eficientă întrucât digitalizarea maximizează interconexiunea dintre sisteme iar identificarea diverselor neconcordanțe poate fi facilitată.
3. Sancțiuni și penalități care nu mai apar doar în urma derulării unui control clasic ci și în urma utilizării greșite sau neconforme a paradigmelor de digitalizare fiscală. Astfel, nu mai este nevoie de prezența fizică a inspectorilor fiscali pentru a verifica neconcordanțe ci acestea sunt identificate ca urmare a unui profil al utilizatorului conturat în urma nerespectării reglementărilor raportat la aceste aspecte.
4. Consecințe cu o comensurare indirectă. Putem discuta în acest sens de o costurile ascunse ale unei digitalizării superficiale precum: apariția unor blocaje în relațiile cu furnizorii legate de netransmiterea facturilor în cadrul platformei RO e-factura sau trimiterea cu întârziere a acestora; creșterea gradului de realizare a operațiunilor manuale (un nivel redus al digitalizării și al automatizării va genera și creșterea operațiunilor manuale întrucât în contextul digitalizării fiscale sunt necesare o serie de operațiuni complexe de realizat, de verificări, validări pe care compania le va realiza manual dacă nu dispune de soluții moderne).
O consecință importantă a tratării cu superficialitate a obligațiilor specifice digitalizării fiscale este redată de compromiterea imaginii contribuabilului în fața autorităților fiscale. Aici putem să reamintim contextul RO e-facturii raportat la posibilitatea transmiterii notificării prin intermediul formularului 800 în situația în care furnizorul nu încarcă în cadrul platformei facturile emise pentru prestările de servicii cu plată la momentul prestării sau pentru livrările a căror plată are loc la momentul livrării, în termen de 5 zile de la momentul emiterii. În situația în care furnizorul nu respectă notificarea primită și nu se conformează reglementărilor apar anumite consecințe. Astfel, conform punctului 4 din cadrul Procedurii privind notificarea organelor fiscale competente în cazul în care facturile pentru livrări de bunuri/prestări de servicii pentru care plata se face la momentul livrării/prestării nu sunt transmise în cadrul sistemului conform reglementărilor în vigoare, emitentul este înscris într-un registru electronic special. Contribuabilii înscriși în cadrul acestui registru fac obiectul unei analize de risc pentru aplicarea măsurilor legale ce se impun, raportat la riscul fiscal evaluat. Fluidizarea proceselor în ceea ce privește digitalizarea fiscală nu este un aspect care influențează afacerea ta doar în sensul evitării amenzilor. Aceasta trasează bunul mers al afacerii și influențează semnificativ derularea tuturor celorlalte procese organizaționale.
Cauza reală a ,,tratamentului” superficial aplicat sferei digitalizării fiscale nu este reprezentată de lipsa efectivă a instrumentelor digitale care să eficientizeze procesele ci de: 1. O mentalitate greșită cu privire la procesul digitalizării fiscale, de tipul ,,merge și așa”, 2. Lacune în ceea ce privește competențele digitale din sfera financiar-contabilă în sensul competențelor digitale insuficient dezvoltate în rândul persoanelor responsabile de gestiunea acestor aspecte; 3. Comunicare deficitară între departamentul IT și cel financiar-contabil; 4. Lipsa delegării și a responsabilizării personalului în direcția digitalizării. Acestea pot fi doar câteva dintre direcțiile care contribuie la tratarea cu superficialitate a procesului de digitalizare fiscală.
Atunci când discutăm despre racordarea afacerii tale la digitalizare fiscală, acest aspect este vital. Astăzi, nu mai putem discuta despre relevanță în afaceri fără derularea în bune condiții a procesului de digitalizare fiscală. Fiecare antreprenor este responsabil de organizarea eficientă a procesului în așa fel încât acesta să nu fie tratat cu superficialitate pentru a evita diversele inconveniente sau neplăceri în tot ceea ce presupune procesul.
Referințe principale de informare
Procedură din 17 septembrie 2025privind notificarea organelor fiscale competente în cazul în care facturile pentru livrările de bunuri/prestările de servicii pentru care plata se face la momentul livrării/prestării nu au fost transmise prin sistemul RO e-Factura în termenul prevăzut la art. 10 alin. (7) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, precum și măsurile ce vor fi luate de acestea, Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 895 din 30 septembrie 2025.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.
