Radiografia afacerii tale în anul 2026. Cum citești balanța contabilă dacă nu ești contabil. Episodul 1
Cel puțin lunar primești radiografia afacerii tale de la departamentul financiar-contabil sub forma balanței de verificare. Dacă până acum nu ai știut, trebuie să afli faptul că balanța de verificare este un document important ce îți oferă indicii prețioase cu privire la starea de sănătate a afacerii tale într-o anumită perioadă de referință. Unul dintre principalele documente cu care are contact o persoană care conduce un business este balanța de verificare. Este indicat ca orice conducător de business să știe să citească o balanță de verificare. Cu toate acestea, nu sunt mulți antreprenori care înțeleg limbajul balanței de verificare. Acest aspect nu este unul foarte benefic, în sensul în care, dacă vrei să știi cum merge afacerea trebuie să înțelegi limbajul unei balanțe de verificare. Și nu, nu trebuie să fii contabil pentru a citi o balanță de verificare în punctele sale esențiale.
Cel mai adesea, cei care conduc afaceri se gândesc că ei nu au nicio legătură cu munca profesionistului contabil și cu interpretarea unei balanțe de verificare. Totuși, în cadrul acestui document se află una dintre cele mai importante imagini ale sănătății financiar-contabile a afacerii. Nu este o imagine supremă însă oferă o bază importantă pentru a înțelege cum funcționează afacerea ta din punct de vedere financiar-contabil și fiscal. Dacă nu știi ,,să citești” o balanță de verificare în punctele sale esențiale, rămâi alături de noi pentru câteva informații pe această temă.
Balanța de verificare nu este un document suprem care să îți spună chiar tot despre afacerea ta. Este o sinteză a situației financiare a unei perioade de referință. Dacă ești interesat de a confirma suspiciuni de evaziune sau fraudă fiscală, balanța de verificare nu este un instrument elocvent pentru acest aspect. Dacă dorim de exemplu să identificăm nereguli legate de impozitul pe profit atunci vom analiza declarația 101 Declarație privind impozitul pe profit.
Balanța de verificare este un tablou cifric, din care la prima vedere ai impresia să nu înțelegi nimic. Cu puțină răbdare și explicații clare poți desluși însă misterul cifrelor.
Dacă ești administrator, cel mai probabil lunar primești o serie de rapoarte și sinteze cu privire la statusul financiar-contabil al afacerii tale pe o anumită perioadă de referință.
Balanța de verificare nu este cel mai ,,descifrabil” document al afacerii tale. Totuși, este indicat să știi să citești o balanță de verificare chiar dacă nu ești contabil. În cele ce urmează, vom contura câteva repere care să te ajute să înțelegi o balanță de verificare.
Cifrele din balanța de verificare explică contextul afacerii tale
Atunci când antreprenorii vor descifra balanța de verificare vor înțelege faptul că cifrele vorbesc doar despre contextul afacerii lor. Atunci când vei auzi noțiunea de balanță s-ar putea să ai de-a face cu două delimitări: balanța sintetică vs balanța analitică. Balanța analitică este mult mai detaliată și cuprinde informații complexe spre deosebire de cea sintetică.
Balanța de verificare este structurată pe clasele de conturi care spun câte o poveste distinctă despre afacerea ta. Fiecare clasă de conturi poate fi considerată un capitol din activitatea afacerii. Fiecare dintre aceste capitole au un fir roșu, se leagă între ele pentru ca la finalul parcurgerii tuturor capitolelor tu să înțelegi povestea afacerii tale.
Cifrele vorbesc despre elementele patrimoniale aferente activității derulate de către compania ta. Capitolele care oglindesc clase de conturi sunt alcătuite din grupe de conturi. Fiecare cont din balanța de verificare este o pagină din povestea business-ului tău iar cu cât reușești să citești mai multe pagini cu atât orizontul informațional cu privire la afacerea ta se lărgește.
Ce vezi când deschizi o balanță de verificare?
Atunci când deschizi o balanță de verificare vei vedea cifre, foarte multe cifre. Vei fi tentat să închizi documentul și să îți vezi de ale tale responsabilități. Nu te grăbi. Cu puțină răbdare vei putea să înțelegi povestea din spatele cifrelor.
Atunci când deschizi balanța de verificare vei găsi în primele două coloane două dintre cele mai importante informații, și anume contul și denumirea acestuia. În primă fază, acestea sunt două informații la care, ca începător, este indicat să privești. Deja când vizualizezi a două coloană a balanței de verificare începi să înțelegi exact la ce se referă cifrele din prima coloană. Aceasta oferă informații clare cu privire la denumirea conturilor. Nu te interesează deci să cunoști simbolurile conturilor (1012, 401, 112, 4111 etc.), ci denumirile acestora pe care le regăsești în a doua coloană. Deci prima informație ai aflat-o deja.
Următoarele coloane fac referire la informații legate de rulaje, sume precedente, sume totale. La ce ar trebui să te uiți? Ultima coloană a balanței de verificare ce face referire la soldul final al conturilor. Pe ultima coloană a balanței de verificare vei vedea așadar alte două coloane care fac trimitere la sold final debitor și sold final creditor. Noțiunea de ,,debitor” și ,,creditor” îmbracă nuanțe diferite, funcție de tipul contului. De exemplu, aceasta se traduce într-un fel dacă discutăm despre conturi de activ și în cu totul altfel dacă discutăm despre cele de capitaluri proprii și datorii, raportat la regulile de funcționare ale conturilor. Un conducător de business, evident, nu trebuie să cunoască regulile de funcționare ale conturilor.
În ultima coloană care face trimitere la soldurile finale vei regăsi două tipuri de informații legate de solduri finale debitoare și solduri finale creditoare. Acolo vei găsi sume asociate conturilor din primele două coloane ale balanței de verificare. Veți avea de exemplu, contul capital subscris vărsat cu valoarea de 500 de lei. În dreptul elementului patrimonial denumit Mijloace de transport vizualizezi o valoare de 245 000 de lei. Pentru contul de creanțe, 4111 asociezi o valoare de 3000 de lei. În acest mod se citesc aceste informații din balanța de verificare.
Ce trebuie să mai cunoști este faptul că balanța de verificare este o fotografie a situației tale financiar-contabile la data la care este aceasta generată. De exemplu, poți avea fotografia companiei tale din punct de vedere financiar-contabil la data de 31 decembrie 2026. De asemenea, trebuie să mai știi faptul că balanța de verificare nu este un document care să expună informațiile în timp real. Întotdeauna, în contabilitate prelucrările informațiilor se realizează cu o lună în urmă. Deci, balanța de verificare aferentă lunii decembrie 2026, o vei primi până la data de 20 a lunii ianuarie de exemplu. De aici pot să apară o serie de confuzii. Întotdeauna când vedeți o balanță de verificare trebuie să vă amintiți faptul că aceasta este o fotografie a trecutului.
Pentru a nu intra în confuzie cu privire la aceste aspecte este important ca întotdeauna să privești la data la care face referire balanța de verificare. Aceasta arată momentul la care aceasta a fost generată și nu coincide cu realitatea actuală a firmei.
Repere în interpretarea balanței de verificare în materie de clase de conturi și capitole din povestea financiar-contabile a afacerii tale
Acum că ai reținut faptul că balanța de verificare nu este un document ,,interzis” administratorului sau imposibil de descifrat de către acesta, este momentul să privim puțin mai departe. De exemplu, asociat capitalului social subscris vărsat vei identifica o valoare de 500 de lei în dreptul soldului final. Ce înseamnă acest lucru? Capitalul social este valoarea pe care ești obligat să o pui în firmă la începutul derulării activității. Atenție! Ultimele modificări legislative au avut incidență și asupra valorii minime a acestui indicator important pentru o companie la început de drum antreprenorial.
Al doilea element din balanța de verificare, după capitalul subscris vărsat este reprezent de rezervele legale. Rezervele legale din cadrul balanței de verificare reprezintă o valoare pe care legiuitorul te obligă să o constitui din profit. Astfel, contabilul va constitui în primul an aceaste rezerve din profitul realizat. Este o valoare mică fără implicații majore asupra aspectului financiar al companiei. Următoarea informație din balanța de verificare poate să facă referire la contul 1171 sau rezultatul reportat/profitul nerepartizat sau pierderea neacoperită. Dacă vedem acest cont în balanța de verificare este un indiciu al faptului că entitatea nu s-a înființat anul acesta ci a funcționat și în anii precedenți. În dreptul soldului final în ambele coloane poate fi înregistrată o valoare nulă. În acest caz, nu mai există sume de repartizat sau pierdere de acoperit.
Următorul indicator important din primul capital al balanței de verificare este reprezentat de profit/pierdere. De obicei, cei care conduc afaceri își doresc ca acest parametru să înregistreze o valoare cât mai mare. De această dată este important să facem diferențierea dintre cele două coloane, și anume: debit și credit. Dacă suma figurează pe partea de debit atunci te confrunți cu pierdere înregistrată în perioada de referință. Dacă în schimb, valoarea figurează pe partea de credit, atunci discutăm despre profit. Valoarea reprezintă profitul sau pierderea cumulată, sau pe tot anul. Discutăm deci despre un profit anual, nu lunar. Acestea reprezintă câteva conturi explicate pe scurt din clasa 1 de conturi sau din primul capitol al poveștii financiar-contabile a afacerii tale.
Cel de-al doilea capitol din balanța de verificare spune povestea mijloacelor fixe. Mijloacele fixe reprezintă bunuri achiziționate care dețin anumite caracteristici specifice legate de perioada de utilizare și depășirea unei valori limită legală de intrare în entitate. În clasa 2 de conturi sau cel de-al doilea capitol al poveștii financiar-contabile a afacerii tale sunt cuprinse lucrurile valoroase. La contul mijloace de transport de exemplu, vom vizualiza în balanță o anumită valoare. Acea valoarea este una care totalizează mai multe mijloace de transport, deci nu putem ști cu exactitate cifra acestora. Deci, în clasa 2 de conturi vom vizualiza aspectele legate de mijloacele de transport ale firmei, mobilier, aparatură birotică etc. Din balanța de verificare nu vom reuși să indentificăm punctual aceste elemente, de aceea situația este completată de fișa mijloacelor fixe și alte tipuri de rapoarte contabile. În capitolul 2 al poveștii afacerii tale vei mai regăsi și aspecte legate de amortizare. Există anumite situații specifice care impun obligația constituirii amortizării bunurilor. Amortizarea este un mecanism prin care se scade treptat valoarea unui mijloc fix din profit, o valoare distribuită uniform pe toata durata de folosință a bunului respectiv.
În acest context, apare și confuzia dintre cash-flow și profit. Profitul se calculează ca diferență între venituri și cheltuieli și este distinct de noțiunea de flux de numerar. Mai multe informații cu privire la aceste distincții regăsești în cadrul unui articol postat recent pe blog, prin accesarea următorului link: https://universulfiscal.ro/4-mituri-demontate-despre-contabilitatea-afacerii-tale/. Cei care dețin afaceri pot fi adesea confuzați de semnificația acestor două concepte, de aceea este important să faci distincția între cele două și să înțelegi nuanțele.
Analiza și interpretarea balanței de verificare poate fi o reală provocare pentru antreprenorii aflați la început de drum. Aceasta reprezintă totuși un aspect vital care te ajută să înțelegi real statusul companiei tale din punct de vedere financiar. În episodul de astăzi am punctat câteva aspecte importante pentru înțelegerea primelor două cadre ale balanței de verificare redate de clasa 1 de conturi și clasa 2 de conturi, conturile de capitaluri și cele de imobilizări sau mijloace fixe.
Pentru a evita avalanșa de informații în episodul următor vom continua cu celelalte informații legate de capitolele care scriu povestea financiar-contabilă a afacerii tale.
Referințe principale de informare
Ordin nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 (*actualizat*) pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate (actualizat până la data de 1 februarie 2017*), emitenT Ministerul Finanţelor Publice.
Legea contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (**republicată**), Publicat în Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008.
